Dokumentaatio – ajanhukkaa vai ajatuksen työväline?

Yritystä perustettaessa puhutaan kaikenlaisista papereista, suunnitelmista ja strategioista, joita tulee esittää eri tahoille, esimerkiksi starttirahaa haettaessa. Yritystoiminnan vakiinnuttua onkin helppo jatkaa toimintaa ilman sen suurempaa dokumentaatiota toiminnasta, ja jättää pois ajanhukalta tuntuvat turhat paperihommat. Tässä säästössä piilee kuitenkin useita vaaroja ja kenties jopa hukattua potentiaalia.

Yrityksen ollessa toiminnassa olisi hyvä päivittää ja pitää yllä liiketoimintasuunnitelmaa ja palata siihen muutamien vuosien välein. Näin voi tarkistaa, onko yrityksen suunta ja fokus vielä sen ydinajatuksessa eli mitä varten yritys perustettiin. Jos nykyinen toiminta poikkeaa suuresti liiketoimintasuunnitelmasta, voisi olla hyvä päivittää myös suunnitelmat ja laskelmat, jotka tukevat esimerkiksi kannattavuutta, asiakkaita ja katteita. Vaikka toiminta olisi pysynyt samana, voi liiketoimintasuunnitelmaan ja kannattavuuslaskelmiin palatessa huomata esimerkiksi toimintaympäristön muuttuneen tai asiakkaiden kulutustottumusten olevan erilaisia. Yrityksen toimintaan on voinut syntyä myös luonnollisesti täysin uusia kohderyhmiä, tuotteita ja palveluita, jolloin näitä kirjaamalla ja analysoimalla voi selvittää niiden kannattavuutta.

 Oman toiminnan tukemisen lisäksi on myös muita syitä, miksi yrityksen toiminnan pitäisi olla kirjattuna ja hyvin dokumentoituna. Näitä syitä voi olla esimerkiksi yrittäjän äkillinen sairastuminen, onnettomuus tai kuolema, jolloin jonkun muun on hoidettava yrityksen asioita. Omistajanvaihdostilanteessa myyjän tekemä hyvä dokumentaatio edesauttaa ja nopeuttaa yrityskauppojen tapahtumista. Hyvä dokumentaatio sisältää tärkeitä tietoja ja kuvauksia yrityksen toiminnasta, tuotteista, asiakkaista, palveluista, kumppanuuksista, sopimuksista sekä viimeisten vuosien tilinpäätökset jne. On selvää, että esimerkiksi vuosikymmeniä toiminut yksinyrittäjä ei pysty hetkessä kaikkea dokumentoimaan, joten onkin tärkeää nähdä dokumentaatio jatkuvana prosessina. Vaikka hyvä dokumentaatio nopeuttaa yrityskauppatapahtumia, vie prosessi usein vuosia tai vähintään kuukausia.

Mikäli sinä olet harkinnut yrityksesi myymistä, niin tämän jutun ilmestymisen jälkeen on vielä hyvin aikaa dokumentoida oman yrityksen toimintaa ennen 9.4. järjestettäviä Keski-Pohjanmaan Yritysmarkkinoita, joista saat lisätietoja ja voit ilmoittautua osoitteessa: www.kpyritysmarkkinat.fi