Hyvää viestintää on vaikkapa se, että puhuu totta ja ajoissa

Viestintä on helppoa ja kuinka vaikeata se onkaan. Helppoa se on siksi, että ei tarvitse kuin viestiä ajoissa, oikealla hetkellä ja oikealla tavalla ja aidolla sisällöllä. No mikä siinä sitten on vaikeaa?

Olen ollut media-alalla töissä vuosikymmenet niin täällä Etelä-Savossa kuin muualla Suomessa. Koko työurani ajan olen törmännyt siihen, että joku taho ei halua kertoa jotakin asiaa medialle eli sitä kautta yleisölle ja asiakkaille.

Kun puhutaan julkisyhteisöistä ja vaikkapa kuntien ja viranomaisten tehtävistä, ollaan aivan toisenlaisten kysymysten äärellä kuin puhuttaessa yksityisistä yrityksistä. Tietyt asiat sopivat kaikkeen viestintään. Kunnat, kaupungit, julkinen valta tiedottaa ja antaa tietoa myös lain velvoittamana. Ihmisillä on oikeus tietää ja suomalainen yhteiskunta perustuu siihen, että tiedot ovat avoimesti saatavissa silloin, kun ne eivät ole erikseen salaisia.

Fiksut yhteisöt ja viranomaiset tiedottavat paljon ja avoimesti silloinkin, kun ei olisi ns. pakko. Taitavasti tehty viranomaisviestintä synnyttää turvallisuuden tunnetta. Kansalaisten ei tarvitse spekuloida ja olla huolissaan, kun he voivat luottaa siihen, että tietoa tulee normaalitilanteessa ja hädän hetkellä.

Yritykset päättävät itse omasta viestinnästään ja siitä, miten avoimia ne ovat. Kysymys on myös välineistä: missä medioissa näytään, halutaanko olla aktiivisia sosiaalisessa mediassa, omilla verkkosivuilla, osallistutaanko yritykseen liittyvään keskusteluun ja miten reagoidaan palautteeseen.

Toimittajana saan yhteydenottoja monilta tahoilta. Pyydetään apua viestintään, mutta ennen kaikkea halutaan juttuja omasta yrityksestä. Ymmärrän sen hyvin. Kun yritys tekee jotakin hienoa, kenties poikkeuksellista, on valtavan mukavaa kuulla se into ja ilo, joka yrittäjästä sykkii: ”Oletko kuullut, että meillä tehdään ihan ainutlaatuista tuotetta.”

Pienessä yrityksessä viestintä voi olla työlästä. Jokainen yksinyrittäjä tietää, että kaikkein mieluiten aika halutaan käyttää itse tekemiseen eikä kaiken maailman muihin aikasyöppöihin. Kysymys ei ole pelkästään teknisestä osaamisesta ja näppäryydestä vaan ajankäytöstä ja viestinnän osaamisesta. Haluan kirjoittaa ja tuottaa juttuja, ottaa yhteyttä haastateltaviin enkä touhuta kaikkea muuta, mikä olisi kuitenkin hyödyllistä.

Viestinnän merkitys korostuu silloin, kun tapahtuu jotakin poikkeuksellista ja erityisesti silloin, kun tapahtuu jotakin ikävää. On tapahtunut työtapaturma, on tehty virheellinen tuote, on mokattu jotain, toimitusjohtaja on saanut potkut. Todennäköisesti tässä maailman ajassa tieto liikkuu nopeasti. Huhut ovat vaarallisia, koska siinä vaiheessa joku muu johtaa viestintää kuin yritys tai yhteisö itse.

Pienessäkin yrityksessä voi olla viestintäsuunnitelma: miten toimitaan, kun halutaan kertoa hyviä uutisia tai arkisia asioita. Miten toimitaan, kun iso tai pieni katastrofi iskee. Kuka tekee mitä ja missä kanavassa. Usein oikea toimintatapa on puhua totta, ja ennen kuin muut ehtivät edelle.

Tiina Ojutkangas

Yrittäjä, toimittaja

Etelä-Savon Yrittäjät, hallituksen jäsen