YRITTÄJÄ, tule mukaan omiesi pariin! Liity Yrittäjiin.
Julkisissa hankinnoissa tapahtuvat mokat TOP 5
Julkiset tahot tekevät vuositasolla ostoksia valtavilla summilla. Ostavia tahoja on paljon ja vielä paljon enemmän on myyjiä – yrityksiä ja meitä yrittäjiä. Hankintaprosessit eivät ole sieltä yksinkertaisemmasta päästä, eikä virheiltäkään aina voida välttyä. Virheitä tekevät sekä ostajat että myyjät. Tähän tekstiin on saatu aineistoa Turun kaupungin hankintoja hoitavasta yksiköstä. Kiitos Tapani Järvinen ja kumppanit! Virheiden luetteloimisen tarkoituksena ei ole osoittaa ketään syyttävällä sormella tai haukkua ketään tyhmäksi. Ennemmin tavoitteena on, että toisten jo tekemistä virheistä voisi oppia – ettei niitä tarvitsisi tehdä itse.
Joitakin yleisiä virheitä tarjoajan eli myyjän puolelta
Jätetään tarjous viime hetkeen (Kumma juttu! Kuulostaa ihan artikkelin kirjoittajan toiminnalta)
- On tavanomaista, että tarjouksia jätetään viimeisellä minuutilla. Joskus on käynyt niin, että netti pätkäisee tai muuta vastaavaa. Tarjous ei mene perille ja potentiaalinen myyjä siksi jää ulos tarjouskilpailusta. Tarjouksen laskemiseen ja valmisteluun käytetty aika meni kankkulan kaivoon.
Tarjoaja ei lue kunnolla tarjouspyyntöä ja kaikkia sen liitteitä, kuten sopimusluonnosta
- Voi käydä niin, että tarjousten tarkastamisen vaiheessa tulee ongelmia. Aukot tarjouspyynnön sisäistämisessä voivat näkyä esimerkiksi vertailukelvottomina tarjouksina, jos hinta on annettu väärin. Myyjälle voi tulla myös kaupan jo synnyttyä eli sopimuskaudella ongelmia kun joku tarjouspyynnössä esitetty ehto tulee sopimusta lukemattomalle myyjälle ”yllätyksenä”.
Jokin pyydetty tieto jää antamatta
- Tämä liittyy edelliseen kohtaan. Tarjouksia ei saa parantaa jälkikäteen, joten jos kaikkia pyydettyjä tietoja ei ole annettu, voidaan tarjous pahimmillaan joutua tämän vuoksi hylkäämään. Taas meni tarjouksen tekijän aikaa sinne kankkulaan.
Tarjoaja esittää tarjouksessa omia ehtoja, jotka ovat ristiriidassa tarjouspyynnössä vaaditun kanssa
- Tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia, joudutaan hylkäämään
Tarjoaja antaa ehdollisen tarjouksen
- ”jos tilaaja näin, niin sitten myyjä näin” Tarjous ei saa olla ehdollinen. Ehdollinen tarjous johtaa sekin tarjouksen hylkäämiseen.
Virheen eivät suinkaan ole vain myyjäpuolen yksinoikeus. Myös ostajapuolella tapahtuu virheitä. Aikataulupaineita on muille jakaa ja ihmiset ne niitä hankintaprosessejakin tekevät. Yleisinä hankintayksikön virheinä esiintyvät seuraavat.
- Tehdään epäselvä tarjouspyyntö
- Unohdetaan kirjata tarjouspyyntöön kaikki oleelliset asiat
- Esitetään tarjoajien kannalta kohtuuttomia ehtoja
- Tarjouksen kohteet ovat sellaisia laajuudeltaan tai luonteeltaan, ettei markkinoilla löydy yrityksiä, jotka pystyvät niihin vastaamaan
- Ei anneta tarpeeksi aikaa tarjousten antamiseen.
Luettelon neloskohdan virhettä voidaan välttää tekemällä ennen itse hankintaan ryhtymistä Yritysvaikutusten arviointeja (YRVA). Siinä selvitetään muun ohella sitä, onko markkinoilla yrityksiä jotka tuotteen tai palvelun ovat kykeneviä tarjoamaan. Arvioinnin yhteydessä selvitään myös potentiaalisten tarjoajien määriä. Jos vastauksena saatu lukema on nolla tai yksi, lienee aikalailla selvää, että hankinta pitää suunnitella eri tavalla. Yrittäjäjärjestön näkökulmasta on oleellista, että hankinnat tuodaan tarjolle tarjoajakunnan kannalta järkevän kokoisina kokonaisuuksina. Sekin auttaa jäsenkuntaamme osallistumaan, jos hankintaa tekevä taho sallii osatarjousten tekemisen (mahdollisuus tarjota piirakasta joku yksittäinen palanen). Kaupungin ja kaikkien muidenkin julkisten tahojen etu ja myös ykköstavoite on, että tarjoajia olisi mahdollisimman monta. Juoksukilpailukaan ei ole kilpailu, jos kilpailuun osallistuu tasan yksi kilpailija tai jos rata on kokonaan tyhjä. Hankintaa tekevä tietää silloin jäävänsä tyhjin käsin.
Hankintojen tekijät tarvitsevat valtavan määrän tietoa piirakan leipojista, jotta pystyvät sitä paloittelemaan markkinoilla toimivien yritysten kannalta sopiviin palasiin. Koska kukaan ei voi yksin tietää kaikkia maailman asioita, voimme auttaa julkisia ostajia tämän tiedon hankkimisessa. Hyviä väyliä tähän ovat markkinavuoropuheluun osallistuminen ja yritysvaikutusten arviointiin osallistuminen. Vastaisuudessa kaikki Turun kaupungin YRVA-pyynnöt julkaistaan Hilmassa, josta kuka tahansa voi niihin käydä vastaamassa. Jotta jäsenkunnalla olisi mahdollisuus osallistua mahdollisimman moneen tarjouskilpailuun, tehdään YRVA-työtä myös Turun Yrittäjissä.
