Keskity oleelliseen ja pelastu multitaskaamiselta

Kun keskustelemme tuloksellisemmista työtavoista, nousee usein puheissa esille yksittäiset tehokkuuskikat ja temput tai maailmaa mullistavat appit ja työkalut. Ennen siirtymistä siihen miten ja millä työt tehdään, on syytä ottaa askel taaksepäin ja keskittää huomio siihen mitä me teemme.

Työtehtävämme eivät ole samanarvoisia. Lähtökohta priorisoinnissa onkin erottaa turhat aikaa kuluttavat tehtävät niistä, jotka tuottavat meille haluamamme tulokset. Erittäin hyödyllinen ensimmäinen askel onkin pistää työtehtäviä uuteen arvojärjestykseen Pareton lain avulla.

Kun pysähdyt tarkastelemaan työtehtäviäsi, voit herätä siihen, että itse asiassa 20 prosenttia tekemistäsi asioista on tuottanut 80 prosenttia aikaansaamistasi tuloksista. Sama periaate toimii myös toiseen suuntaan – 80 prosenttia töistäsi ovat sellaisia, jotka tuottavat vain 20 prosenttia tuloksistasi.

Iso osa ajastamme ja energiastamme menevät täten hukkaan. Ennen työnteon laatuun ja miten -kysymykseen vastaamista, meidän tulisikin ensiksi vastata kysymykseen mitä teen ja mitä jätän tekemättä?

Aseta onnistumisen mittari huolella

Jokaisella meistä on 24 tuntia käytössämme viikon jokaisena päivänä. Edes menestyneillä ihmisillä ei ole tämän enempää tunteja käytettävissään. Loppujen lopuksi jokainen meistä käyttää tämän 24 tuntia valitsemallaan tavalla. Ratkaisevaa onkin, että menestyvä ihminen käyttää aikansa harkitusti ja viisaasti.

Yksinkertainen ja tehokas ensimmäinen askel oleelliseen keskittymisessä on määrittää onnistumisen kannalta tärkein mittarisi. Mikä mittari kertoo siitä, että olet tuottanut työsi kannalta oleellisia tuloksia? Unohda ahkeruus ja toimeliaisuus ja keskity siihen, minkä mittarin perusteella voit sanoa onnistuneesi työssäsi?

Selkeä mittari helpottaa ja selkeyttää huomattavasti päätöksentekoa ja valintoja. Kiireen ja nopeasti ohi kiitävien hetkien keskellä pystyt priorisoimaan selkeästi ja vältyt tuhlaamasta aikaa epäoleellisiin aikasyöppöihin.

Kun mittarisi on selvillä, kysy itseltäsi minkä työtehtävän tekemällä luon eniten tuloksia? Valitse vastauksesi perusteella yksi prioriteetti. Kun mittarisi on selkeä, pystyt määrittämään työtehtäviesi merkityksen ja valita ajan käytön arvoisen työtehtävän työn alle.

Uskalla sanoa ”ei”

Aktiivisen priorisoinnin on syytä olla päivittäinen prioriteettisi. Jos et itse priorisoi tekemistäsi, joku toinen mielellään täyttää kalenterin puolestasi. Tartu siis proaktiivisesti toimeen ja ota ohjat omasta ajankäytöstäsi. Ole rohkea ja varaa kalenteristasi reilusti aikaa kaikista merkityksellisimpien tehtävien hoitamiseen ja keskity hyvillä mielin itse tekemiseen.

Ajoittain saatat kohdata ajankäytön suunnitelmiesi suhteen vastustusta. Siinä tapauksessa suureksi hyödyksi osoittautuu se, että olet selkeyttänyt jo itsellesi prioriteettisi. Tämä helpottaa seuraavaa vaihetta: Kommunikoi selkeästi ja rohkeasti millä perusteella käytät aikaasi ja uskalla sanoa ”ei” vähemmän tärkeille asioille.

Priorisointi päivittäisenä harjoituksena

Seuraava harjoitus on yksinkertainen ja tehokas tapa varmistaa, että saat joka päivä keskittyä olennaisimpaan: Joka aamu ennen työn aloittamista, määritä päivän tärkein työtehtävä ja suunnittele päiväsi sen mukaan.

Suunnitteluun menee maksimissaan 5 minuuttia. Näin yksinkertaisella toimella pystyt potentiaalisesti moninkertaistamaan tuloksellisuuden työpäivän aikana. Tärkeimmän tehtävän hoitaminen myös tuntuu hyvältä – saamme sillä palkitsevia aikaansaamisen, onnistumisen ja merkityksellisyyden kokemuksia.