Verkkolaskutuslaki tuli sovellettavaksi 1.4.2020

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) eli tuttavallisemmin ”Verkkolaskutuslaki” tuli voimaan 1.4.2019, mutta kaikkien tietynlaisten yritysten on sitä noudatettava 1.4.2020 alkaen. Syy siihen miksi tällainen laki säädettiin, johtuu ihan EU:n verkkolaskudirektiiveissä, jotka taas juontuvat siitä, että tavoitteena on ollut helpottaa rajat ylittävää kaupankäyntiä.

Laki tarkoittaa sitä, että se antaa mahdollisuuden vaatia toimittajiltaan laskut sähköisinä. Tämä mahdollisuus on niin yrityksillä kuin julkishallinnolla. Laki ei kiellä ketään vastaanottamasta erimuotoisia laskuja, mutta se antaa ostajalle oikeuden hylätä muut kuin direktiivin määrittämät tietokentät sisältävät sähköiset laskut.

Uusi laki toi siis kaksi uutta asiaa eli yrityksen on pyynnöstä pystyttävä antamaan sähköinen myyntilasku ja toisaalta se toi muutoksia myös ainakin EU-maihin lähetettävin laskujen ulkomuotoon. EU:n laskusäännöistä voi tarkemmin lukea  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32014L0055. Tosin ohjelmistotalot hoitavat laskutusohjelmien päivitykset lakia vastaavaksi. Parasta on myös tarkentaa sitä, että sähköinen lasku ei ole esimerkiksi sähköpostilla lähetetty pdf-muotoinen liite. Sähköinen lasku tarkoittaa vain digitaalisessa, rakenteisessa muodossa, sähköisestä laskutusjärjestelmästä toiseen lähetettyjä laskuja.

Laki koskee kaikkia julkishallinon toimijoita sekä kaikkia niitä yrittäjiä ja yrityksiä, joiden liikevaihto on yli 10 000 euroa ja jotka myyvät palveluitaan ja tuotteitaan muille yrityksille tai julkishallinnon toimijoille.

Mitä tapahtuu, ellei myyjäyritys anna asiakkaalle lain mukaista laskua, vaikka sitä on pyydetty? Asiakkaalla on oikeus jättää laskunsa maksamatta, ellei lasku noudata tätä uutta lakia. Verkkolaskulaissa ei ole säännöksiä siitä, että viranomaiset jotenkin valvoisivat sen noudattamista mutta varmastikin laskujen maksamatta jättämiset saavat vauhtia sähköisen laskutuksen käyttöönottoon.

Sähköiseen myyntilaskutukseen siirtymisessä on myös muitakin hyötyjä kuin se, että saa varmimmin lähettämälleen laskulleen suorituksen. Säästöä tulee laskun käsittelyyn käytetyn työajan lisäksi paperi- ja postituskustannuksista. Sähköinen laskutus kasvattaa työn tehokkuutta, tuo laskutukseen selkeyttä, helpottaa reskontran seuraamista jne. Sähköisen laskutuksen käyttöönotto on suhteellisen helppoa ja yleensä se vielä tuo mukanaan sen, että koko kirjanpito ostolaskujen maksatuksineen hoidetaan samassa ohjelmassa.