Vuoropuhelu on avainasemassa julkisissa hankinnoissa
Kirjoittaja Siri Väänänen
Suomen julkisten hankintojen tilannekuvassa, jonka Valtiovarainministeriö teetti vuonna 2020, todetaan, että yksi haaste on hankintayksiköiden markkinatuntemuksen puute. Yritysten asiantuntemuksen hyödyntäminen tulisi olla hankintojen suunnittelun keskiössä. Vaikka hankintalainsäädäntö sääntelee kilpailutusvaihetta, voidaan hankinnan valmistelussa ja hankintakauden aikana tehdä paljon asioita fiksusti ja vapaasti, toteaa Nieminen (2016) kirjassaan Hyvä hankinta – parempi bisnes. Hankintayksiköiden markkinatuntemuksen parantaminen ja aidosti dialoginen vuoropuhelu ovat keskeisiä tekijöitä julkisten hankintojen onnistumisessa.
Suomessa on viime vuosina pyritty tehostamaan julkisten hankintojen valmistelua ja toteutusta. Yksi keskeinen keino tähän on markkinavuoropuhelu, joka on kriittinen osa hankintaprosessia ja sillä on ratkaiseva merkitys onnistuneen hankinnan toteutuksessa. Liian usein vuoropuhelu järjestetään kiireessä infotilaisuuden tai sähköisten kyselyjen avulla. Hankintayksiköiden tulisi järjestää hankinnan suunnitteluvaiheessa potentiaalisille tarjoajille aidosti dialoginen vuoropuhelu, jolla saavutetaan syvempi vuorovaikutus.
Elinkeinoelämän Keskusliiton (EK) mukaan julkisissa hankinnoissa tulisi panostaa tarjoajan ja ostajan hankintaosaamisen lisäämiseen, sillä osaava ostaja uskaltaa hakea markkinoilta innovatiivisia ratkaisuja ja käydä yritysten kanssa toimivaa vuoropuhelua. Julkisten hankintojen avoimuutta voidaan lisätä osallistavilla toimintatavoilla. Yritysten tulisi tiedostaa markkinavuoropuhelun tarjoamat mahdollisuudet ja osallistua myös aktiivisesti yhteistyön lisäämiseen. Erityisesti pk-yritysten osallistuminen vuoropuheluun olisi toivottavaa, sillä pienimmät yritykset voivat yhteistyön avulla syventää hankintaosaamistaan ja tuoda esiin substanssiosaamistaan. Pk-yritysten osallistuminen vuoropuheluun luo pohjaa myös tarjouskilpailun diversiteetille, jolloin hankintaan saadaan osallistumaan laajempi joukko tarjoajia.
Markkinavuoropuhelut toteutetaan usein kirjallisesti ja hankintayksikkö kerää tietoa markkinoilta kyselyiden avulla. Kyselypohjaiset vuoropuhelut ovat usein yksisuuntaisia eli monologisia, jolloin potentiaalisille tarjoajille voi jäädä epäselväksi hankinnan tuleva toteutus. Tarjoajat joutuvat tällöin esittämään kysymyksiä tarjouspyynnöstä ja se voi johtaa kesken kilpailutuksen asiakirjoihin tehtäviin korjauksiin. Suunnitteluvaiheen avoimella dialogilla voidaan välttää hankinnan viivästyminen tai parhaassa tapauksessa jopa keskeytyminen. Vuoropuhelun avoimuus edistää kaikkien osapuolten yhteisymmärrystä, jolloin hankintayksikön on mahdollista huomioida paremmin potentiaalisten tarjoajien sekä sidosryhmien tarpeet, jotka vastaavat myös hankinnan tavoitteita.
Suomen julkisten hankintojen tilannekuva- julkaisussa yhtenä toimenpide-ehdotuksena mainittiin, että markkinoiden, hankintayksiköiden ja loppukäyttäjien keskinäistä vuoropuhelua varten tulisi kehittää yhteistyömalli. Suomessa tulisi luoda avoimeen tiedonjakamiseen soveltuvia sähköisiä alustoja, jotka mahdollistavat vuorovaikutuksen toimijoiden välillä. Vuorovaikutus lisää hankintaosaamista ja parantaa mahdollisuuksia onnistuneisiin hankintoihin.
Verkkopaneeli mahdollistaa joustavan ja vuorovaikutteisen vuoropuhelun. Delfoi-verkkopaneeli on eDelphi alustalla toimiva tutkimusmenetelmä, joka soveltuu markkinavuoropuhelun välineeksi. Delfoi-paneeliin voi osallistua monta toimijaa samanaikaisesti, eikä se ei sido aikaan eikä paikkaan. Vuoropuhelussa voidaan järjestää useita kahden viikon mittaisia Delfoi-kierroksia, joissa panelistit voivat käydä aktiivista keskustelua kommentoimalla ja vastaamalla kyselyihin. Kaikki kysymykset ja vastaukset sekä kyselyiden tulokset ovat osallistujien nähtävillä ja kommentoitavissa. Delfoi-verkkopaneeliin osallistutaan anonyymisti, joka voi osaltaan edistää avointa keskustelua ja erilaisten näkökulmien esiintuomista. Kokemattomatkin tarjoajat tai sidosryhmien edustajat uskaltavat tuoda esiin näkemyksiään ja esittää myös kysymyksiä. Oleellista on, että kaikki vuoropuheluun osallistujat ovat tasavertaisessa asemassa yrityskoosta tai etujärjestöstä riippumatta.
Delfoi-paneelissa hankintayksikön tulee myös osallistua vuoropuhelun dialogiin tarjoamalla vastauksia ja esittämällä lisäkysymyksiä panelisteille tarvittaessa. Panelistit voivat äänestää tärkeimmistä teemoista, jolloin vuoropuhelun menetelmänä se on avoin ja tasa-arvoinen. Vuoropuhelussa tiedon kerääminen markkinoilta anonyymisti ei myöskään ohjaile hankintayksikköä, sillä Delfoi-panelistien yrityksen koko tai muut meriitit eivät välttämättä ilmene suoraan. Delfoi-paneelia on testattu vuoropuhelun välineenä tutkimuksellisessa kehittämistyössä, jonka tuloksissa kuvataan verkkopaneelin toteutus ja arvioidaan menetelmän hyödyt sekä sen potentiaali.
Siri Väänänen
Tutustu kirjoittajan aiheesta tekemään opinnäytetyöhön Hankintaosaamisen syventäminen vuoropuhelun avulla, Delfoi-paneeli Kelan vammaisten tulkkauspalvelun tulevaisuuden hankintamenettelyvaihtoehdoista tästä linkistä>>.
