Företagets ekonomiförvaltning
Oavsett ditt företags bransch, behöver du ekonomiförvaltning för att verksamheten ska vara framgångsrik. Detta innebär åtminstone ett bankkonto och bokföring.
Ekonomiförvaltningen är en viktig del av företagsverksamheten. Den omfattar allt som berör företagets penningtransaktioner: bokföringen, köp- och säljtransaktionerna samt löneräkningen.
Bokföringen: grunden till företagets ekonomiförvaltning
Alla företag är bokföringsskyldiga, också mikroföretag och småföretag, även om företagets storlek påverkar skyldighetens omfattning. Också företagets beskattning utgår från bokföringen. Bokföringen är företagsverksamhetens ekonomiska ”dagbok”. Du kan använda den till att bedöma tidigare verksamhet och planera framtiden.
När du grundar ett företag är en bra bokförare eller bokföringsbyrå en viktig samarbetspartner från början. Du kan för all del sköta bokföringen själv, ifall du har kompetensen. I allmänhet rekommenderas emellertid att du anlitar en utomstående, utbildad bokförare med erfarenhet för att sköta denna viktiga funktion som regleras av många olika lagar. Då kan du koncentrera dig på det väsentliga i din företagsverksamhet, dvs. att utveckla och sälja dina tjänster och produkter.
Företagets banktjänster
Att öppna ett bankkonto är en av de första åtgärderna du vidtar när du grundar ett företag. Utan det fungerar inte penningtransaktionerna. För att öppna ett konto behöver du bland annat företagets handelsregisterutdrag. Det lönar sig också för en näringsidkare att öppna ett separat konto för företagsverksamheten.
Företagets bokföring
Som företagare ansvarar du för att din bokföring görs på rätt sätt. Till bokföringen hör också ett bokslut och en revision.
Även om du anlitar ett proffs för bokföring och annan ekonomiförvaltning, är det bra att ha en allmän uppfattning om bokföringens grundprinciper. När din bokföring är uppdaterad kan du använda den som utgångspunkt för planering och prognoser, göra upp en budget för kassaflödet samt utveckla affärsrörelsen.
Både den inkomstskatt ditt företag betalar och mervärdesskatteanmälan utgår från din bokföring. Momsen, exempelvis, redovisas ofta månatligen, vilket redan i sig skapar en ram för en månatlig bokföring. Tidtabellerna är exakta och förseningar leder till extra utgifter. Lönebetalningar ska anmälas senast den femte kalenderdagen efter betalningsdagen och därtill ska de månatligen anmälas separat. Företagets inkomstskattedeklaration görs årligen.
Bokföraren utför sitt arbete på basis av de uppgifter han eller hon får av dig. Du ska därför se till att bokföraren får alla nödvändiga uppgifter – exempelvis en kopia på alla fakturor du skickar till kunderna och kvitton på anskaffningar för affärsverksamheten.
Företagaren ansvarar för att bokföringsmaterialet och verifikaten förvaras under en bestämd period: bokföringsmaterialet i minst tio år efter räkenskapsperiodens slut och verifikaten, exempelvis kvitton och fakturor, minst sex år efter det år då räkenskapsperioden avslutades. I vissa fall kan förvaringsperioden vara ännu längre. Du kan också komma överens om att bokföraren förvarar materialet. Dokument förvaras antingen i pappersform eller elektroniskt.
Bokföringslagen och bokföringens centrala begrepp
Bokföringen regleras bland annat av bokföringslagen och mervärdesskattelagen. Reglerna varierar enligt olika bolagsformer och företagets storlek.
Bokföringslagen anger i detalj hur företag av olika storlekar ska sköta sin bokföring. Till exempel kravet på förvaring av verifikat och tidtabellen för upprättandet av bokslutet är lagstadgade. Följande råd utgår från bokföringslagen och etablerad praxis i branschen.
Bokföringen kan vara enkel eller dubbel. För en företagare med firma kan enkel bokföring räcka. Du hittar bokföringsskyldighetens kriterier i bokföringslagen.
Räkenskapsperioden är vanligen 12 månader. Ett företag med dubbel bokföring kan ha en räkenskapsperiod som inte sammanfaller med kalenderåret, men för företag med enkel bokföring är räkenskapsperioden alltid kalenderåret.
Företagets första räkenskapsperiod kan vara kortare eller längre, eftersom räkenskapsperioden börjar på dagen då du grundar företaget. Den första räkenskapsperioden kan vara i högst 18 månader lång.
I bokföringssammanhang betyder verifikat alla de dokument som visar sälj- och köptransaktioner. Fakturan som skrivs ut för en såld service är ett exempel på ett försäljningsverifikat. Också kvitton, leveransförteckningar och kvitton på kontantuttag är verifikat i bokföringen.
På basis av verifikaten för din bokförare in noteringar, dvs. för in köp- och säljtransaktionerna, i bokföringen. På basis av noteringarna skapas en bokföringsrapport över månadens händelser samt en mervärdesskattekalkyl och en kalkyl över arbetsgivarprestationerna, som utgör grunden för den skatt du betalar.
Kan jag sköta min bokföring själv?
Det kan du, men det lönar sig att grundligt tänka efter vad du som företagare vill använda din tid på. Bokföringen regleras av ett flertal lagar och bestämmelser. Känner du till dem, har du tid och intresse att studera dem? Ifall du inte känner till lagen i detalj och sköter bokföringen själv, kan du göra misstag, exempelvis felaktiga noteringar, eller glömma en obligatorisk anmälan. Det kan också hända att du i misstag låter bli att göra avdrag, ifall du inte är insatt i lagstiftningen.
Hur väljer jag bokföringsbyrån eller bokföraren?
En felaktig bokföring kan orsaka massor av besvär och kostnader. Det gäller att välja en kompetent bokförare eller bokföringsbyrå för ditt företag.
Du har stor nytta av ett pålitligt proffs: utöver bokföringens rutinarbete kan du även beställa andra administrativa tjänster av bokföraren, exempelvis löneräkningen.
Lämpliga bokföringsbyråer hittar du exempelvis på Taloushallintoliittos webbplats (på finska). Förbundets medlemmar är auktoriserade bokföringsbyråer, dvs. deras verksamhet övervakas. Du kan också hitta pålitliga kontakter hos nyföretagarcentralerna. Dessutom kan du fråga andra företagare vem de rekommenderar för din bokföring. De kan kanske också ge tips om bokförare som känner till din bransch.
De lönar sig att begära offerter av många olika bokförare och jämföra priser och serviceutbud.
Elektroniska program underlättar många arbetsskeden. Kom ihåg att alltid göra upp ett skriftligt avtal över de tjänster du köper.
Bokslutet: årets ekonomiska sammanfattning
På basis av noteringarna upprättar bokföraren vid räkenskapsperiodens slut ett bokslut, som omfattar resultaträkningen, balansräkningen och noter till dessa. Bokslutet är en sammanfattning av företagets ekonomi under räkenskapsperioden.
Balansräkningen återger företagets ekonomiska situation på bokslutsdagen, exempelvis tillgångar och skulder. Resultaträkningen beskriver på vilket sätt företagets resultat har byggts upp. Som jämförelsematerial presenteras den föregående räkenskapsperiodens motsvarande uppgifter.
Olika bilagor kompletterar kalkylerna, och dessa dokument ger tillsammans en exakt bild av företagets ekonomiska läge. Företagets storlek påverkar vilka slag av bilagor som krävs för bokslutet – små företag och mikroföretag slipper undan med färre bilagor än stora företag.
Bokföringslagen kräver att bokslutet upprättas inom fyra månader från räkenskapsperiodens utgång. Företagets ansvarspersoner undertecknar alltid bokslutet. Bokslutet är ett viktigt dokument och du behöver det både för skattedeklarationen och då du exempelvis anhåller om lån eller näringstillstånd.
En företagare med firma behöver inte alltid upprätta ett bokslut, men i praktiken måste han eller hon sammanställa alla motsvarande uppgifter och kalkyler för skattedeklarationen.
När ska bokslutet skickas till handelsregistret?
De flesta företagen ska sända sina bokslut till Patent- och registerstyrelsens handelsregister. I handelsregistret är boksluten offentliga.
Enskilda näringsidkare, dvs. företagare med firma, öppna bolag och kommanditbolag behöver endast under vissa förutsättningar sända sina bokslut. Förutsättningarna uppfylls sällan när det är fråga om en företagare med firma.
Revision: vem måste ha en revisor?
En revision är en lagstadgad uppgift som utförs av en revisor som företaget utser.
I princip är revisionen obligatorisk för alla bokföringsskyldiga.
Revisionsberättelsen innehåller ett utlåtande där revisorn uppger huruvida företagets bokslut och en eventuell verksamhetsberättelse ger korrekta och tillräckliga uppgifter om verksamheten och huruvida det finns motstridigheter i bokslutet och verksamhetsberättelsen.
Med vissa undantag är det inte nödvändigt att utse en revisor ifall högst ett av följande kriterier uppfylldes både under den senast avslutade och den närmast föregående räkenskapsperioden:
Balansräkningens slutsumma har överskridit 100 000 euro
Omsättningen har överskridit 200 000 euro
Företaget har i medeltal haft 3 anställda
Du måste emellertid notera att bolagsordningen kan förutsätta en revision, även om ovannämnda villkor inte uppfylls.
Företagare med firma behöver inte utse en revisor. Däremot krävs en revision av aktiebolag, kommanditbolag, öppna bolag och andelslag ifall ovan nämnda gränser överskrids. Revisorn ska vara en godkänd revisor (GR) eller CGR.
Utnyttja dina medlemsförmåner
