Samarbetslagen
Samarbetslagen trädde i kraft den 1 januari 2022. Samarbetslagen tillämpas på företag där antalet arbetstagare i anställningsförhållande regelbundet uppgår till minst 20. Bestämmelser i samarbetslagen om ordnande av personalens förvaltningsrepresentation tillämpas på företag i vilka personalen i Finland regelbundet uppgår till minst 150 arbetstagare.
Syftet med samarbetslagen är att främja interaktiva samarbetsförfaranden mellan ett företag och dess personal samt att utveckla företagets verksamhet. Ett annat mål är att intensifiera arbetsgivarens, personalens och arbetskraftsmyndigheternas samarbete i syfte att förbättra arbetstagarnas ställning och stödja deras sysselsättning i samband med förändringar i företagets verksamhet. Lagens syfte är varken att begränsa företagsledningens beslutanderätt eller att försvåra företagens möjligheter att fatta beslut om affärsverksamheten.
Den nya samarbetslagen består av tre helheter:
- Fortlöpande dialog mellan arbetsgivaren och personalen
- Förhandlingar i omställningssituationer (omställningsförhandlingar)
- Personalrepresentation i företagets förvaltning (förvaltningsrepresentanter)
Lagen tillämpas på företag och sammanslutningar där antalet arbetstagare i anställningsförhållande är minst 20. Bestämmelserna om ordnande av personalens förvaltningsrepresentation tillämpas på företag i vilka personalen i Finland uppgår till minst 150 arbetstagare.
I och med reformen ska arbetsgivaren föra fortlöpande dialog med personalen eller företrädare för personalen. Dialogen kan gälla bland annat
- företagets eller sammanslutningens ekonomiska situation
- arbetsplatsens regler och rutiner
- personalens sammansättning och kompetensbehov
- arbetshälsan.
Arbetsplatserna kommer själva överens om hur de i praktiken genomför dialogen. Dialogen mellan arbetsgivaren och personalen ska föras minst kvartalsvis. På mindre företag med 20–29 anställda ska dialogen föras två gånger per år. Till den del som personalen saknar företrädare kan arbetsgivaren fullgöra skyldigheten till dialog på ett möte som ordnas för hela personalen minst en gång per år. Som en del av dialogen ska det utarbetas en utvecklingsplan för arbetsgemenskapen.
Den nya samarbetslagen förutsätter också av arbetsgivaren regelbunden informationsskyldighet.
Arbetsgivaren ska två gånger om året lämna företrädare för personalen uppgifter om antalet anställda, antalet arbetstagare i anställningsförhållanden på viss tid eller deltid samt en redogörelse för företagets ekonomiska situation. Om inte något annat avtalas, ska arbetsgivaren därtill årligen lämna företrädarna för personalen uppgifter om lönerna som betalats till de arbetstagare som företrädaren för personalen representerar, uppgifter om på vilka arbetsställen och i vilka arbetsuppgifter samt under vilka tidsperioder utomstående arbetskraft har anlitats samt bokslutet och verksamhetsberättelsen. Löneuppgifterna för enskilda arbetstagare får dock inte framgå av dessa uppgifter.
Samarbetet ansluter sig i huvudsak till sådana frågor som arbetsgivaren får bestämma över. Samarbetslagen ger ingen fullmakt att lokalt avvika från annan lagstiftning även om målet är att arbetsgivaren och arbetstagarna kan komma överens om de saker som underhandlas. Arbetsgivaren ska förhandla med arbetstagarna i syfte att nå enighet, men i sista hand är det arbetsgivaren som bestämmer om enighet inte kan nås.
Skyldighet att fortlöpande föra dialog
Arbetsgivaren ska föra regelbunden dialog med företrädare för personalen i syfte att utveckla företagets eller sammanslutningens verksamhet och arbetsgemenskap i ärenden som omfattas av lagen.
Med dialog avses att arbetsgivaren och företrädare för personalen behandlar ärenden på ett sätt som främjar tillräckligt informationsutbyte i rätt tid mellan arbetsgivaren och personalen samt personalens möjligheter till inflytande i ärenden som gäller personalens arbete, arbetsförhållanden eller ställning.
Dialogen genomförs vid ett möte mellan arbetsgivaren och företrädare för personalen, där arbetsgivaren ansvarar för arrangemangen. Möten ska ordnas minst en gång per kvartal eller, om arbetsgivaren har färre än 30 anställda, två gånger per år, såvida inte arbetsgivaren och företrädaren för personalen avtalar om något annat. Om det ärende som är föremål för dialogen berör flera än en personalgrupp, ska det behandlas vid ett möte med företrädarna för alla personalgrupper som berörs av ärendet.
Till den del som personalen saknar företrädare kan arbetsgivaren fullgöra skyldigheten till dialog genom att behandla de ärenden som separat definieras i lagen vid en gemensam sammankomst som ordnas minst en gång per år.
När det gäller dialogen är det bra att komma ihåg att arbetsgivaren ständigt fattar beslut om företagets eller sammanslutningens verksamhet som mer eller mindre återspeglas på personalens ställning. Skyldigheten att föra dialog betyder inte att arbetsgivaren inte ska få fatta dessa beslut. Däremot är det meningen att skapa ett forum där arbetsgivaren och företrädaren för personalen kan ta upp ärenden som de anser vara viktiga.
Även företrädaren för personalen kan ta initiativet för en dialog.
Arbetsgivaren och företrädare för personalen ska föra regelbunden dialog om
- företagets eller sammanslutningens utvecklingsutsikter och ekonomiska situation,
- Dialogen om utvecklingsutsikterna och den ekonomiska situationen öppnar en möjlighet att mellan arbetsgivaren och företrädaren för personalen även behandla sådana eventuella utvecklingstrender som innebär att arbetsgivaren i ett senare skede eventuellt måste inleda omställningsförhandlingar.
- de regler, rutiner och handlingsprinciper som ska tillämpas på arbetsplatsen,
- Reglerna är oftast anvisningar som fastställer och specificerar arbetsplatsens rutiner, handlingsprinciper och spelregler och som arbetstagarna och arbetsgivaren i praktiken måste iaktta.
- Dialogen kan till den här delen gälla arbetstidspraxis, ordningsregler, företagshälsovård, semester, anmälan om sjukfrånvaro eller möjligheterna att distansjobba.
- hur arbetskraften används samt personalens sammansättning,
- Arbetsgivaren ska bland annat redogöra för i vilken mån arbetsgivaren anlitar arbetskraft på deltid eller viss tid. Som en del av dialogen om sätten att använda arbetskraft ska parterna även diskutera användningen av extern arbetskraft, vilket även omfattar arbete som utförs av hyrd arbetskraft eller som underleverantörsarbete.
- Dialogen ger arbetsgivaren en möjlighet att höra personalens åsikter om hur arbetsgivarens behov av arbetskraft kunde täckas. Frågan kan komma upp till exempel när arbetsgivaren överväger olika sätt att täcka behovet av varierande eller tillfällig arbetskraft.
- När det gäller personalens sammansättning kan parterna till exempel diskutera åldersstrukturen eller könsfördelningen samt de framtida behov som föranleds av dessa.
- personalens kompetensbehov och kompetensutveckling,
- Syftet är att arbetsgivaren och företrädaren för personalen ska försöka förutse och kartlägga kompetensbehoven samt bedöma med hurudana åtgärder det är möjligt att utveckla och upprätthålla kompetensen.
- upprätthållande och främjande av arbetshälsan till den del ärendet inte behandlas med stöd av annan lagstiftning,
- Målet är att arbetsgivaren och företrädaren för personalen regelbundet bedömer de faktorer som inverkar på personalens välmående på arbete samt åtgärder genom vilka det kan förbättras.
- Därtill ska dialog föras om ärenden enligt lagens 12 §, som följer av annan lagstiftning.
Dialogen om olika ärenden ska föras regelbundet. Eftersom olika helheters vikt och betydelse kan variera på olika arbetsplatser och under olika tider, behöver man inte föra dialog om alla ovannämnda frågor i samma omfattning eller lika ofta. Alla ärenden behöver inte heller diskuteras vid varje sammanträde som hålls kvartalsvis eller två gånger per år.
Arbetsgivaren ska i samarbete med företrädare för personalen utarbeta en utvecklingsplan för arbetsgemenskapen och underhålla planen i syfte att utveckla arbetsgemenskapen planmässigt och långsiktigt. Utvecklingsplanen utarbetas och underhålls som ett led i den ovannämnda dialogen.
Om arbetsgivaren säger upp arbetstagare av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, ska behövliga ändringar göras i utvecklingsplanen i samband med dialogen efter det att omställningsförhandlingarna avslutats.
I utvecklingsplanen för arbetsgemenskapen ska antecknas
- nuläget och förutsägbara utvecklingsgångar som kan inverka på personalens kompetensbehov eller arbetshälsa,
- mål och åtgärder för att utveckla och upprätthålla personalens kunnande samt främja personalens arbetshälsa,
- ansvarsfördelning och tidtabell i fråga om åtgärderna,
- uppföljningsförfaranden.
I utvecklingsplanen för arbetsgemenskapen ska även antecknas principerna för anlitande av utomstående arbetskraft.
När utvecklingsplanen för arbetsgemenskapen utarbetas och underhålls ska uppmärksamhet efter behov fästas vid
- hur den tekniska utvecklingen, investeringar och andra förändringar som inträffar i företagets eller sammanslutningens verksamhet påverkar arbetsgemenskapen,
- särskilda behov hos arbetstagare i olika livssituationer och särskilt vid behoven av att upprätthålla arbetsförmågan hos arbetstagare som hotas av arbetsoförmåga och äldre arbetstagare samt arbetsmarknadskompetensen för arbetstagare som hotas av arbetslöshet,
- ledningen av arbetsgemenskapen.
De planer som avses i 6 a § i lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män (609/1986) och 7 § 2 mom. i diskrimineringslagen (1325/2014) kan genomföras som en del av utvecklingsplanen för arbetsgemenskapen.
I 2 kap. i samarbetslagen finns även bestämmelser om arbetsgivarens informationsskyldighet. Informationsskyldigheten betyder arbetsgivarens skyldighet att lämna företrädare för personalgrupper vissa uppgifter om företaget med fastställda tidsintervaller samt som ett led i den fortlöpande dialogen.
Uppgifter som ska lämnas för dialogen
Arbetsgivaren ska skriftligen lämna företrädare för personalen alla uppgifter som hänför sig till ärendet och som behövs för en resultatrik dialog, och som rimligen kan lämnas och som arbetsgivaren har rätt att lämna. Uppgifterna ska lämnas senast en vecka innan dialogen genomförs, om inte något annat avtalas. Efter det att en företrädare för personalen har fått uppgifterna har denne rätt att på begäran få preciserade uppgifter om en omständighet som är av betydelse för dialogen.
Uppgifter som ska lämnas regelbundet
Arbetsgivaren ska två gånger om året lämna företrädare för personalen
- uppgifter om antalet anställda per affärsenhet eller indelat på något annat motsvarande sätt,
- uppgifter om antalet arbetstagare i anställningsförhållanden på viss tid eller deltid,
- en enhetlig redogörelse för företagets eller sammanslutningens ekonomiska situation, av vilken framgår utvecklingsutsikterna för produktionen, serviceverksamheten eller annan verksamhet, sysselsättningen, lönsamheten och kostnadsstrukturen.
Om inte något annat avtalas, ska arbetsgivaren dessutom årligen lämna företrädarna för personalen
- uppgifter om de löner som betalats de arbetstagare som företrädaren för personalen företräder så att löneuppgifterna för enskilda arbetstagare inte framgår av dem; på begäran ska uppgifterna lämnas indelade enligt yrkesgrupp,
- i fråga om anlitandet av utomstående arbetskraft, uppgifter om på vilka arbetsställen och i vilka arbetsuppgifter samt under vilka tidsperioder utomstående arbetskraft har anlitats, om den har omfattats av lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft,
- bokslut och verksamhetsberättelse, om arbetsgivaren ska göra upp bokslut och verksamhetsberättelse.
Om det inträffar väsentliga förändringar i de uppgifter som avses ovan i punkt 1), ska arbetsgivaren underrätta företrädaren för personalen om dem.
Om ingen företrädare har valts för personalen eller en personalgrupp, kan arbetsgivaren fullgöra sin skyldighet om lämnande av information genom att presentera en redogörelse för företagets eller sammanslutningens ekonomiska situation, av vilken framgår utvecklingsutsikterna för produktionen, serviceverksamheten eller annan verksamhet, sysselsättningen, lönsamheten och kostnadsstruktur vid en gemensam sammankomst som ordnas för hela personalen eller personalgruppen.
Om arbetsgivaren försummar sin informationsskyldighet och låter bli att ordna en fortlöpande dialog på det sätt som lagen förutsätter eller om arbetsgivaren inte lämnar de ovannämnda uppgifterna till företrädare för personalgrupper, kan samarbetsombudsmannen ge en uppmaning om ordnande av dialogen eller lämnande av information. Om uppmaningen inte iakttas, kan en domstol döma arbetsgivaren eller dennes företrädare att betala böter för brott mot samarbetsskyldigheten.
Arbetsgivaren är inte skyldig att lämna arbetstagarna eller företrädarna för personalen uppgifter vilkas utlämnande enligt en objektiv bedömning skulle orsaka betydande olägenhet eller skada för företaget eller dess verksamhet. Detta är ett undantag från huvudregeln, som tolkas på ett mycket snävt sätt, dvs. utgångspunkten är att arbetsgivaren ska lämna uppgifterna. I praktiken kan en arbetsgivare ha rätt att låta bli att lämna uppgifter i situationer som allvarligt kan äventyra till exempel ett börsbolags skydd för sådan information som omfattas av lagstadgade sekretessbestämmelser.
Allmänna bestämmelser om samarbetsförfarandet
Samarbetslagen tillämpas på sådana företag där antalet arbetstagare i anställningsförhållande regelbundet uppgår till minst 20. Bestämmelser i samarbetslagen om ordnande av personalens förvaltningsrepresentation tillämpas på företag i vilka personalen i Finland regelbundet uppgår till minst 150 arbetstagare.
- När det gäller skyldigheten till fortlöpande dialog ska företag som sysselsätter färre än 30 personer föra en dialog minst två gånger per år, om inte annat överenskoms.
- En annan skillnad är att förhandlingstiden alltid är minst 14 dagar på företag med 20–29 anställda när arbetskraft minskas, om inget annat överenskoms, och på företag med minst 30 anställda är den motsvarande förhandlingstiden minst 14 dagar eller minst sex veckor, om inget annat överenskoms.
När antalet anställda kalkyleras, tar man i beaktande antalet anställda regelbundet i anställningsförhållande. Man beaktar alltså regelbundet arbete som kan utföras i ett anställningsförhållande som är i kraft tills vidare, deltid eller i ett anställningsförhållande för viss tid.
Arbetstidens längd eller det att anställningsförhållandet är på viss tid gör inte att den anställda kunde lämnas utanför personalantalet. Utgångspunkten är att ingen uppmärksamhet fästs vid det antal timmar som deltidsanställda arbetar utan varje deltidsanställd som har anställts tills vidare beaktas i totalantalet anställda.
En visstidsanställd som arbetar som vikarie för en permanent anställd beaktas också i antalet anställda. Om en anställd är borta från arbetet till exempel på grund av familjeledighet men fortfarande i anställningsförhållande, ingår han eller hon i antalet anställda även om ingen vikarie hade anställts för personen i fråga. Om en vikarie har anställts för den anställda under ledigheten, ingår bägge dessa dock inte i antalet anställda.
Av visstidsanställda får man lämna obeaktat endast dem som anställts för att sköta extraordinära eller tillfälliga arbetsuppgifter samt arbetstagare i kortare säsongbetonat arbete Om företaget regelbundet har visstidsanställda, beaktas dessa i antalet anställda.
I antalet anställda ingår bara arbetstagare som har ett anställningsförhållande med företaget. Därmed räknas hyrd arbetskraft inte med, inte heller underleverantörens anställda som arbetar i företagets lokaler. Det avgörande är alltså vem som är ifrågavarande personers arbetsgivare.
Företagare räknas inte med i antalet anställda. Det har ingen betydelse om personen är FöPL- eller ArPL-försäkrad. Utgångspunkten är att FöPL-försäkrade aldrig räknas med i antalet anställda. Även en del ArPL-försäkrade är från arbetslagstiftningens synvinkel företagare. Det viktigaste kriteriet är huruvida den ArPL-försäkrade delägaren eller familjemedlemmen arbetar under en annan persons ledning och tillsyn. Därför räknas till exempel delägare som har ledande positioner i företaget inte med, om de har en litet större ägarandel. Särskilt många sådana här företagare kan det dock vanligen inte finnas på ett företag.
Ett aktiebolags verkställande direktör står inte i anställningsförhållande och ingår således inte i personalstyrkan.
Samarbetsombudsmannen ansvarar för tillsynen över lagarna gällande samarbetet på arbetsplatsen.
Samarbetsombudsmannen arbetar självständigt i anslutning till arbets- och näringsministeriet och utövar tillsyn över efterlevnaden av samarbetslagen och andra lagar som gäller systemen för personalens medverkan. Samarbetsombudsmannens främsta uppgift är att ge anvisningar och råd om tillämpningen av lagar. Ombudsmannen ska också genom initiativ och anvisningar främja och förbättra samarbetet mellan arbetsgivaren och arbetstagarna samt de övriga systemen för personalens medverkan. Till ombudsmannens uppgifter hör även övervakning av personalfondernas verksamhet och upprätthållande av registret över personalfonder.
Samarbetsombudet utövar tillsyn över efterlevnaden av
- samarbetslagen (1333/2021),
- lagen om samarbete inom finska företagsgrupper och grupper av gemenskapsföretag (335/2007),
- lagen om arbetstagarinflytande i europabolag och europeiska kooperativa föreningar (758/2004) samt
- personalfondslagen (934/2010)
och följer hur syftet med dessa lagar uppnås samt
- ger råd om tillämpningen av ovannämnda lagar
- främjar och förbättrar samarbetet mellan arbetsgivaren och arbetstagarna samt de övriga systemen för personalens medverkan
- övervakar personalfondernas verksamhet och förvaltning
- för ett register över personalfonderna.
I och med den nya lagen har tillsynen effektiverats och företagen och löntagarna kan få avgiftsfritt stöd vid tillämpningen av samarbetslagen. Samarbetsombudsmannen har rätt att vid behov i den omfattning som krävs för tillsynsuppgiften utföra kontroller i företag, uppmana arbetsgivaren att rätta till ett förfarande som strider mot lagen samt anmäla ett ärende till polisen för förundersökning och i vissa fall kräva att domstolen dömer ut ett vite.
Samarbetslagen innehåller egna bestämmelser om bl.a. förhandlingsparterna, protokollföring vid samarbetsförhandlingarna, bruket av experter, ersättandet av tiden för samarbetsförhandlingar och sekretessskyldigheten för arbetstagarnas företrädare.
Ett företags personal har traditionellt i regel uppdelats i tre personalgrupper: arbetstagare, tjänstemän och högre tjänstemän. I vissa situationer kan personalgrupper inte identifieras enligt en dylik fördelning. I praktiken har det i dessa situationer på företag eller sammanslutningar bildats en fördelning av personalen i grupper som lämpar sig för ifrågavarande företags eller sammanslutnings verksamhet. I sådana här situationer kan fördelningen i personalgrupper till exempel basera sig på arbetsuppgifter och/eller de kollektivavtal som tillämpas på de anställda.
De arbetstagare som fungerar som företrädare för arbetsgivaren när det gäller tillämpningen av kollektivavtalen ligger utanför personalgrupperna. Samma sak gäller för företagsledningens företrädare.
Som företrädare för personalgrupperna fungerar i första hand antingen förtroendemannen enligt kollektivavtalet eller förtroendeombudet. Om personalen inte bland sig valt någon av dessa eller om majoriteten av arbetstagarna inom någon av företagets personalgrupper inte har rätt att delta i valet av förtroendemannen, kan arbetstagarna bland sig välja ett samarbetsombud för högst två år i sänder. Om någon personalgrupp inte valt företrädare, kan arbetsgivaren fullgöra sin skyldighet till dialog och förhandlingar tillsammans med alla arbetstagare som hör till denna personalgrupp.
Samarbetet sker mellan arbetsgivaren och företagets personal, dvs. en arbetstagare eller företrädarna för en personalgrupp eller -grupper beroende på ärendet och situationen. I samarbetsförhandlingarna deltar den arbetstagare som berörs av det ärende som ska behandlas vid samarbetsförhandlingarna och hans eller hennes överordnade eller alternativt en företrädare för personalgruppen samt en företrädare för arbetsgivaren.
Lagen fastställer inte vem som representerar arbetsgivaren utan det är arbetsgivarens uppgift att välja för dialogen eller förhandlingarna en person som är behörig att representera arbetsgivaren i dessa ärenden. I praktiken kan den person som representerar arbetsgivaren variera beroende på ärendet som behandlas.
Som personalgruppens företrädare på ett företag som hör till ett arbetsgivarförbund kan verka den kollektivavtalsenliga förtroendemannen, på andra företag (eller om ingen förtroendeman har valts) ett förtroendeombud enligt arbetsavtalslagen eller en av personalen för enbart samarbetsärenden utsett samarbetsombud.
I ett icke-organiserat företag har alla arbetstagare rätt att delta i valet av personalens företrädare, oavsett om de hör till ett fackförbund eller om de hör till ett annat fackförbund än det som ingått det tillämpade kollektivavtalet. Om ärendet som samarbetsförhandlingarna gäller berör arbetstagarnas säkerhet eller hälsa, kan personalgruppen representeras av arbetarskyddsfullmäktige.
Samarbetslagen förutsätter inte att en företrädare för personalen väljs. Om personalen inte har valt en företrädare, kan arbetsgivaren fylla sina samarbetsskyldigheter med alla de som hör till respektive personalgrupp.
Huvudregeln är att frågor som gäller en eller bara några arbetstagare behandlas mellan arbetsgivaren och dessa arbetstagare.
Om ärendet som samarbetsförhandlingarna gäller berör arbetstagare inom flera personalgrupper behandlas ärendet mellan arbetsgivaren och företrädarna för respektive personalgrupper under ett gemensamt möte.
I samarbetslagen finns inte längre bestämmelser om en så kallad delegation. Företrädare för arbetsgivaren och personalen kan dock inom ramen för avtalsfriheten fritt avtala om grundandet av en delegation eller motsvarande organ, inom ramen för vilka skyldigheterna enligt lagen uppfylls. Om arbetsgivaren och företrädarna för personalen har avtalat om att företaget eller dess olika delar behandlar frågor som omfattas av samarbetslagen i arbetsgivarens och personalgruppernas gemensamma delegation, kan ett dylikt förfarande alltjämt fortsätta för att uppfylla skyldigheten till fortlöpande dialog.
Arbetsgivaren ska på begäran se till att protokoll uppgörs om samarbetsförhandlingarna, såväl gällande den fortlöpande dialogen som omställningsförhandlingar. Alla vid förhandlingarna närvarande företrädare för arbetsgivaren och personalgrupperna ska granska protokollet och bestyrka det med sin namnteckning, om inte parterna har avtalat annorlunda om granskning och bestyrkande av protokollet vid samarbetsförhandlingarna. Ofta är det ändamålsenligt för arbetsgivaren att protokollet upprättas även om det inte separat begärs.
Företrädarna för personalgrupper har rätt att höra och få uppgifter av sakkunniga i ifrågavarande enhet och i mån av möjlighet av andra sakkunniga på företaget när företrädarna förbereder sig för samarbetsförfarandet. Samma rätt gäller egentliga samarbetsförhandlingar, när det behövs med tanke på det ärende som behandlas. Som sakkunnig kan fungera t.ex. företagets ekonomichef då man behandlar företagets ekonomiska situation.
Bestämmelsen gäller inte anlitandet av utomstående sakkunniga, även om parterna kan komma överens om ett sådant förfarande. Direkt med stöd av lag kan inte exempelvis fackförbundets jurist delta, men arbetsgivaren kan ge sitt samtycke till detta.
En företrädare för personalen har rätt att få tillräckligt med befrielse från arbetet för skötseln av uppgifter som avses i samarbetslagen samt även för samarbetsutbildning. Arbetsgivaren ska ersätta inkomstbortfallet till följd av befrielse från arbetet.
En arbetstagare, en företrädare för en personalgrupp och en sakkunnig ska hemlighålla i samband med samarbetsförfarandet erhållna:
- uppgifter om företagshemligheter
- sådana uppgifter om arbetsgivarens ekonomiska ställning som inte är offentliga enligt annan lagstiftning och vilkas spridning vore ägnad att skada arbetsgivaren eller dennes kompanjon eller kontrahent
- uppgifter om företagssäkerhet och motsvarande säkerhetsarrangemang vilkas spridning vore ägnad att skada arbetsgivaren eller dennes kompanjon eller kontrahent, samt
- uppgifter som gäller en enskild persons hälsotillstånd, ekonomiska ställning eller annars honom eller henne personligen, om inte den till vars skydd tystnadsplikten har föreskrivits har gett sitt samtycke till att uppgifterna lämnas ut.
En arbetstagare eller en företrädare för en personalgrupp har dock rätt att röja dessa uppgifter för andra arbetstagare eller deras företrädare i den omfattning som är nödvändig med hänsyn till dessa arbetstagares ställning för att syftet med samarbetet ska uppnås. Också dessa arbetstagare har en tystnadsplikt om den information de fått.
Arbetsgivaren ska uttryckligen berätta för personalrepresentanterna vilka uppgifter som ska hållas hemliga.
Tystnadsplikten gäller under hela anställningsförhållandets giltighetstid.
Samarbetsförhandlingar vid överlåtelse av rörelse
Samarbetslagens 4 kapitel innehåller bestämmelser om samarbetsförfarande i samband med överlåtelse av rörelse. Med överlåtelse av rörelse avses överlåtelse av företag, rörelse, samfund eller stiftelse eller den operativa delen av dessa till annan arbetsgivare.
Vid överlåtelse av rörelse avslutas de anställdas arbetsförhållanden inte, eftersom de övergår som gamla arbetstagare i den nya arbetsgivarens tjänst utan att villkoren i deras arbetsförhållande förändras. Mottagaren av överlåtelsen får inte säga upp den anställdas arbetsavtal endast p.g.a. överlåtelsen. Däremot får arbetstagaren säga upp arbetsavtalet från överlåtelsedagen, då information om överlåtelsen getts senast en månad före överlåtelsedagen. Om informationen getts senare, kan arbetstagaren säga upp sitt arbetsförhållande antingen från överlåtelsedagen eller senast inom en månad från överlåtelsen.
Vad som bestäms om överlåtelse av rörelse gäller också för fusion och delning av företag. De anställdas arbetsförhållanden påverkas inte av fusioner eller delning av företag.
Informationen till personalgruppernas företrädare
Enligt samarbetslagens 26 § ska både överlåtaren och förvärvaren av en rörelse för företrädarna för de
personalgrupper som berörs av överlåtelsen utreda:
- tidpunkten eller den planerade tidpunkten för överlåtelsen
- orsakerna till överlåtelsen
- de juridiska, ekonomiska och sociala följderna av överlåtelsen för arbetstagarna
- de planerade åtgärder som berörar betstagarna
Överlåtaren skall lämna företrädarna för personalgrupperna de ovan nämnda uppgifterna som han förfogar över i god tid innan överlåtelsen genomförs.
På motsvarande sätt skall förvärvaren lämna uppgifter till personalgruppernas företrädare i god tid och senast en vecka efter att överlåtelsen har skett.
Om överlåtelse, fusion eller delning av företaget kan ha andra i samarbetslagen nämnda effekter på personalen – som t.ex. uppsägningar – skall dessa förändringar förhandlas separat under samarbetsförhandlingar. Informationen till personalgruppernas företrädare eliminerar alltså inte förhandlingsskyldigheten i situationer som kan leda till uppsägningar.
Förvärvarens skyldighet att föra en dialog
Överlåtelsemottagaren skall efter att ha delgett företrädarna för personalgrupperna ovannämnda information, reservera tid för dessa att ställa mera preciserade frågor samt ge svar på frågorna. På begäran av personalgruppernas företrädare skall arbetsgivaren delge företagets hela personal uppgifterna.
Följderna av försummelse
Om arbetsgivaren bryter mot sin skyldighet enligt 26 § att lämna uppgifter, kan arbetsgivaren eller en företrädare för denne dömas för böter för brott mot samarbetsskyldigheten.
Samarbetsförhandlingar när användningen av arbetskraft minskar
I 3 kap. i samarbetslagen finns bestämmelser om förhandlingsskyldigheterna i samband med förändringar som sker i företagsverksamheten. Bestämmelserna tillämpas då arbetsgivaren av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker överväger åtgärder som kan leda till att en eller flera arbetstagare sägs upp, permitteras eller överförs till anställning på deltid eller till en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet.
Skyldigheten att föra omställningsförhandlingar omfattar också situationer där arbetsgivaren överväger väsentliga förändringar i arbetsuppgifterna, arbetsmetoderna, arbetsarrangemangen, arrangemangen beträffande arbetslokaler eller arrangemangen beträffande den ordinarie arbetstiden som omfattas av arbetsgivarens rätt att leda arbetet och som inverkar på en eller flera arbetstagares ställning.
I offentligheten har samarbetsförfarandet främst blivit känt för förfaranden som leder till minskad arbetskraft, och de utgör sannolikt det mest utmanande förfarandet för bägge parterna. Samarbetsförhandlingar som gäller förändringssituationer och i synnerhet minskningen av arbetskraft avviker från andra samarbetsförhandlingar i att de är förknippade med noga tidsbestämmelser. Dessutom förknippas det med minskningen av arbetskraft en gottgörelsesanktion, om förhandlingsskyldigheten försummas eller om bestämmelserna om förhandlingar inte iakttas.
Bestämmelserna om minskningen av arbetskraft tillämpas inte, om företaget är försatt i konkurs eller befinner sig i likvidation eller om delägarna i ett dödsbo överväger att säga upp ett arbetsavtal.
Ärenden som omfattas av omställningsförhandlingar
Skyldigheten enligt samarbetslagen att föra omställningsförhandlingar omfattar situationer där arbetsgivaren av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, i fråga om en eller flera arbetstagare, överväger uppsägning, permitteringar, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet.
Skyldigheten att föra omställningsförhandlingar om de ärenden som avses ovan gäller inte en arbetsgivare som har försatts i konkurs eller likvidation och inte heller delägarna i ett dödsbo efter en fysisk person som varit arbetsgivare, när de överväger att säga upp ett arbetsavtal i enlighet med 7 kap. 8 § 2 mom. i arbetsavtalslagen.
Skyldigheten att föra omställningsförhandlingar omfattar också situationer där arbetsgivaren överväger sådana väsentliga förändringar i arbetsuppgifterna, arbetsmetoderna, arbetsarrangemangen, arrangemangen beträffande arbetslokaler eller arrangemangen beträffande den ordinarie arbetstiden som omfattas av arbetsgivarens rätt att leda arbetet och som inverkar på en eller flera arbetstagares ställning och som följer av
- att företaget eller sammanslutningen eller någon del av företaget eller sammanslutningen läggs ner, flyttas till en annan ort eller av att dess verksamhet utvidgas eller inskränks,
- anskaffningar av maskiner och anläggningar eller ibruktagande av ny teknik,
- förändringar i organiseringen av arbetet eller arbetsarrangemangen,
- förändringar i serviceproduktionen eller produkturvalet,
- anlitandet av utomstående arbetskraft eller förändringar i anlitandet,
- andra förändringar som kan jämställas med dem som avses i 1–5 punkten.
Inledandet av omställningsförhandlingar
Omställningsförhandlingar som förs i situationer där arbetsgivaren av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker överväger uppsägning, permitteringar, överföring till anställning på deltid eller en ensidig ändring av villkoren i arbetsavtalet ska inledas när arbetsgivaren överväger åtgärder som kan leda till att en eller flera arbetstagare sägs upp, permitteras eller överförs till anställning på deltid eller att ett väsentligt villkor i arbetsavtalet ändras ensidigt av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker.
Omställningsförhandlingar som förs på andra grunder ska inledas när arbetsgivaren överväger en sådan på arbetstagarnas ställning inverkande väsentlig förändring i arbetsuppgifterna, arbetsmetoderna, arbetsarrangemangen och arrangemangen beträffande den ordinarie arbetstiden som föranleds av en förändring av företagsverksamheten som beskrivs ovan.
Det finns skäl att komma ihåg att ifrågavarande beslut om affärsverksamheten i princip inte får fattas innan samarbetsförhandlingarna har förts. Omställningsförhandlingar ska föras i en situation i vilken arbetsgivaren kan specificera den planerade åtgärden och personalinverkningarna i anknytning till den på ett sådant sätt att arbetsgivaren i huvuddrag kan utarbeta förhandlingsframställningen enligt lagens 19 § och förhandla om frågor gällande den. Förhandlingarna borde föras vid rätt tidpunkt – inte för tidigt eller för sent. Förhandlingsförfarandet ska slutföras innan arbetsgivaren avgör ärendet.
Arbetsgivaren får undantagsvis avgöra ett ärende utan föregående omställningsförhandlingar, om särskilt vägande skäl som skadar företagets produktions- eller serviceverksamhet eller företagets ekonomi och som inte har kunnat vara kända på förhand utgör hinder för omställningsförhandlingar. Arbetsgivaren ska dock utan dröjsmål inleda omställningsförhandlingar när det inte längre finns grunder för att avvika från förhandlingsskyldigheten. Arbetsgivaren ska då redogöra för grunderna för det avvikande förfarandet.
Arbetsgivarens förhandlingsframställning
Innan omställningsförhandlingarna inleds ska arbetsgivaren göra en skriftlig förhandlingsframställning, av vilken ska framgå åtminstone tiden och platsen för inledandet av förhandlingarna samt ett förslag i huvuddrag till de ärenden som ska behandlas under förhandlingarna.
Om omställningsförhandlingarna gäller uppsägning, permittering eller överföring till anställning på deltid eller en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för en eller flera arbetstagare av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, ska arbetsgivaren lämna en skriftlig förhandlingsframställning senast fem kalenderdagar innan förhandlingarna inleds.
I förhandlingarna med företrädaren för arbetsgivaren representeras arbetstagarna vanligen av företrädare för en eller flera personalgrupper. Förhandlingar kan även föras vid ett gemensamt sammanträde. Om en planerad åtgärd berör en enskild eller enskilda arbetstagare, kan förhandlingarna föras mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Arbetstagarna har dock rätt att kräva att förhandlingarna förs mellan företrädaren för arbetstagarna och arbetsgivaren.
Det är viktigt att se till att alla de personalgrupper (arbetare, tjänstemän och högre tjänstemän) till vilka minskningen av arbetskraft kan rikta sig kan ställa sina företrädare till samarbetsförhandlingarna. Om personalgrupperna eller någon av dem inte har en företrädare (förtroendeman eller förtroendeombud), rekommenderas det att arbetsgivaren i sin förhandlingsframställning uppmanar personalgrupperna att utse sina företrädare till samarbetsförhandlingarna. Om samarbetsförhandlingarna förs utan att alla de personalgrupper som är föremål för förhandlingarna har möjlighet att ställa sin företrädare till förhandlingarna, uppfylls förhandlingsskyldigheten inte vad beträffar dessa personalgrupper. Arbetsgivaren kan uppfylla sin skyldighet också genom att förhandla gemensamt med alla anställda som hör till en viss personalgrupp.
Innan omställningsförhandlingarna inleds ska arbetsgivaren göra en skriftlig förhandlingsframställning, av vilken ska framgå åtminstone tiden och platsen för inledandet av förhandlingarna samt ett förslag i huvuddrag till de ärenden som ska behandlas vid förhandlingarna.
Om omställningsförhandlingarna gäller i lagens 16 § 1 mom. avsedd uppsägning, permittering eller överföring till anställning på deltid eller en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för en eller flera arbetstagare, ska förhandlingsframställningen göras senast fem dagar innan förhandlingarna inleds. Av förhandlingsframställningen ska därtill framgå
- de planerade åtgärderna och grunderna för dem,
- en preliminär uppskattning av antalet arbetstagare som berörs av åtgärderna, specificerade enligt personalgrupp och åtgärd,
- en redogörelse för de principer som används för att bestämma vilka arbetstagare som berörs av åtgärderna,
- en bedömning av den tid inom vilken åtgärderna verkställs.
Om någon uppgift som ska lämnas inte kan lämnas vid den tidpunkt då förhandlingsframställningen görs, ska uppgifterna lämnas senast när omställningsförhandlingarna inleds. Om en uppgift som saknas är väsentlig för ett ärende som förhandlingar ska föras om på det första mötet, ska behandlingen av ärendet på begäran av arbetstagaren eller företrädaren för personalen flyttas fram så att de har möjlighet att förbereda sig på behandlingen av ärendet.
Om omställningsförhandlingarna gäller uppsägning, permittering eller överföring till anställning på deltid eller en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för en eller flera arbetstagare, ska förhandlingsframställningen även lämnas till arbets- och näringsbyrån senast när omställningsförhandlingarna inleds.
Om omställningsförhandlingarna gäller en i lagens 16 § 2 mom. avsedd väsentlig förändring som inverkar på en arbetstagares ställning, ska arbetsgivaren innan omställningsförhandlingarna inleds lämna de berörda arbetstagarna eller företrädarna för personalen de uppgifter som behövs för ärendets behandling.
När arbetsgivaren föreslår att det vid samarbetsförhandlingar ska behandlas åtgärder som kan leda till att en arbetstagare sägs upp, permitteras eller överförs till anställning på deltid eller att ett väsentligt villkor i arbetsavtalet ändras ensidigt av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, ska förhandlingsframställningen eller de uppgifter som framgår av framställningen också skriftligen lämnas in till arbets- och näringsbyrån på arbetsgivarens hemort senast när samarbetsförhandlingarna inleds, om inte dessa uppgifter har lämnats tidigare i något annat sammanhang. Denna bestämmelse är förknippad med det s.k. omställningsskyddet, och syftet med den är att i ett så tidigt skede som möjligt ge arbets- och näringsbyrån möjlighet att förbereda sig på att stödja ifrågavarande personers sysselsättning. Även om behovet hos arbets- och näringsbyrån att förbereda sig inte är så stort när enskilda arbetstagare säges upp, ska meddelandet lämnas även om minskningsåtgärden enbart gäller en arbetstagare.
Efter att ha lämnat en förhandlingsframställning om sin plan att säga upp minst tio arbetstagare av produktionsorsaker och av ekonomiska orsaker ska arbetsgivaren när samarbetsförhandlingarna inleds lämna personalgruppernas företrädare ett förslag till en sysselsättningsfrämjande handlingsplan.
Vid beredningen av planen ska arbetsgivaren utan dröjsmål tillsammans med arbetskraftsmyndigheterna utreda den offentliga arbetskraftsservice som främjar möjligheterna att få arbete.
Av handlingsplanen ska framgå:
- den planerade tidtabellen för förhandlingarna,
- förfarandet vid förhandlingarna,
- de planerade handlingsprinciper som iakttas under uppsägningstiden,
- de principer som iakttas under uppsägningstiden för främjande av jobbsökning och utbildning.
Om arbetsgivaren överväger uppsägning av färre än tio arbetstagare, behöver arbetsgivaren inte upprätta en handlingsplan. När omställningsförhandlingarna inleds ska arbetsgivaren dock föreslå handlingsprinciper för hur arbetstagarna under uppsägningstiden stöds i att på eget initiativ söka sig till annat arbete eller utbildning samt hur deras sysselsättning stöds genom offentlig arbetskraftsservice.
Vid omställningsförhandlingar ska åtminstone grunderna för, verkningarna av och alternativen för de åtgärder som berör personalen behandlas. Omställningsförhandlingar ska föras i en konstruktiv anda och i syfte att bidra till förhandlingarnas framskridande.
Om de lösningar som arbetsgivaren överväger och som gäller företagsverksamheten uppenbart leder till att en eller flera arbetstagare sägs upp, permitteras, överförs till anställning på deltid eller att ett väsentligt villkor i arbetsavtalet ändras ensidigt av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, ska vid samarbetsförhandlingarna i en anda av samarbete och i syfte att uppnå enighet behandlas:
- grunderna för och verkningarna av dessa åtgärder
- de handlingsprinciper eller den handlingsplan som avses ovan
- alternativ för att begränsa den krets av personer som berörs av åtgärden och för att lindra de negativa följderna av åtgärden för arbetstagarna,
- förslag och alternativa lösningar som lagts fram av en företrädare för personalen eller en arbetstagare.
Det är viktigt att komma ihåg att arbetsgivaren inte får fatta beslut om åtgärder som kan leda till arbetskraftsminskningar före eller under förhandlingar. Ett eventuellt beslut om att minska arbetskraften kan endast fattas efter att förhandlingsskyldigheten har fullgjorts och ifall man inte under förhandlingarna i en anda av samarbete har kommit fram till andra lösningar.
En företrädare för personalen eller en arbetstagare som deltar i förhandlingarna har rätt att skriftligt framföra förslag och alternativa lösningar för behandling under omställningsförhandlingarna. Förslagen eller de alternativa lösningarna ska läggas fram i god tid före det möte där man önskar att saken ska behandlas.
Om arbetsgivaren anser att förslagen eller de alternativa lösningarna inte är ändamålsenliga eller möjliga att genomföra, ska arbetsgivaren under förhandlingarna i behövlig omfattning skriftligt redogöra för de orsaker som ligger bakom denna inställning.
Arbetsgivaren ska på begäran se till att det upprättas protokoll över de ärenden som behandlats under omställningsförhandlingarna. Eftersom ett protokoll dock har en stor betydelse i synnerhet vid eventuella tvister, rekommenderar vi att arbetsgivaren ser till att protokoll förs utan en uttrycklig begäran.
Av protokollet ska åtminstone framgå tidpunkten för förhandlingarna, de personer som deltagit i dem, resultaten av förhandlingarna samt eventuella avvikande meningar. Enligt huvudregeln ska alla de som varit närvarande vid förhandlingarna justera och underteckna protokollet. Det är möjligt att avvika från denna regel, men med tanke på eventuella tvister är det viktigt att företrädare för vardera förhandlingsparten justerar och undertecknar protokollet.
Vi rekommenderar att det alltid förs protokoll över förhandlingarna, även om företrädaren för personalen eller arbetstagarna inte separat begär detta.
Fullgörande av förhandlingsskyldigheten
Om de uppsägningar, permitteringar eller överföringar till anställning på deltid eller en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet som arbetsgivaren av produktionsorsaker och av ekonomiska orsaker överväger gäller färre än tio arbetstagare eller om permitteringar som varar högst 90 dagar gäller minst tio arbetstagare, anses arbetsgivaren har fullgjort sin förhandlingsskyldighet när förhandlingar har förts under en tidsperiod om 14 dagar från det att de inleddes, om inte något annat avtalas vid samarbetsförhandlingarna.
Man kan alltså under i samarbetsförfarandet avtala om att arbetsgivaren fyllt sin förhandlingsskyldighet redan innan 14 dagar har utgått. Om företagets ekonomiska situation är så dålig att man inte kan undvika uppsägningar, kan arbetsgivaren och arbetstagarna avtala om att förhandlingarna har förts redan innan tidsperioden på 14 dagar gått ut. Man kan då t.ex. avtala om att trots att förhandlingarna slutförts, förverkligas inga uppsägningar innan perioden på 14 dagar har gått ut.
Även när arbetsgivaren regelbundet har färre än 30 anställda, är förhandlingsskyldigheten alltid minst 14 dagar.
Om de uppsägningar, överföringar till anställning på deltid eller permitteringar på över 90 dagar som arbetsgivaren överväger gäller minst tio arbetstagare, anses arbetsgivaren ha fullgjort sin förhandlingsskyldighet när förhandlingar har förts under en tidsperiod om minst sex veckor från det att de inleddes, om inte något annat avtalas vid samarbetsförhandlingarna.
Förhandlingsperioden är dock 14 dagar i företag som regelbundet har minst 20 men färre än 30 arbetstagare i arbetsavtalsförhållande, även när förhandlingarna gäller en minskning av minst 10 arbetstagare.
När ett företag är föremål för saneringsförfarande, är förhandlingstiden 14 dagar från det att förhandlingarna inleddes.
Arbetsgivarens utredning
Arbetsgivaren ska inom en rimlig tid efter omställningsförhandlingar som gäller uppsägning, permittering, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för arbetstagare för dem som varit part i förhandlingarna presentera en bedömning av följande:
- innehållet i det beslut som arbetsgivaren överväger,
- antalet arbetstagare som är föremål för uppsägning, permittering, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet enligt personalgrupp eller verksamhet,
- längden på eventuella permitteringar,
- inom vilken tid arbetsgivaren ämnar verkställa sitt beslut.
På begäran av företrädaren för personalen ska arbetsgivaren presentera de ärenden som beskrivs ovan gemensamt för alla arbetstagare som hör till en personalgrupp till den del ärendena berör dem.
Arbetsgivaren ska inom en rimlig tid efter omställningsförhandlingar som gällt andra ärenden som avses i lagens 16 § 2 mom. lämna en utredning om beslutet och den beräknade tidpunkten för förändringen till förhandlingsparten eller, beroende på hur vittgående ärendet är, till alla arbetstagare som berörs av förändringen.
Sanktion för arbetsgivare som låter bli att iaktta skyldigheterna beträffande omställningsförhandlingar
En arbetsgivare som säger upp eller permitterar en arbetstagare eller överför en arbetstagare till anställning på deltid eller ensidigt ändrar ett väsentligt villkor i en arbetstagares arbetsavtal och därvid uppsåtligen eller av oaktsamhet underlåter att iaktta sina skyldigheter beträffande omställningsförhandlingar är skyldig att betala en gottgörelse för arbetstagaren. Gottgörelsens maximibelopp är 35 000 euro. Maximibeloppet av gottgörelsen kan justeras genom förordning av statsrådet.
Arbetsgivaren ska inom en rimlig tid efter omställningsförhandlingar som avses i 16 § 1 mom. och som gäller uppsägning, permittering, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för arbetstagare för dem som varit part i förhandlingarna presentera en bedömning av följande:
- innehållet i det beslut som arbetsgivaren överväger,
- antalet arbetstagare som är föremål för uppsägning, permittering, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet enligt personalgrupp eller verksamhet,
- längden på eventuella permitteringar,
- inom vilken tid arbetsgivaren ämnar verkställa sitt beslut.
På begäran av företrädaren för personalen ska arbetsgivaren presentera de ärenden som avses i 1 mom. 1–4 punkten gemensamt för alla arbetstagare som hör till en personalgrupp till den del ärendena berör dem.
När gottgörelsens storlek bestäms ska hänsyn tas till arten och omfattningen av överträdelsen av förpliktelsen samt hur klandervärd överträdelsen varit, arbetsgivarens strävanden att rätta till sitt förfarande, arten av den åtgärd som riktats mot arbetstagaren, arbetsgivarens förhållanden i allmänhet samt andra med dessa jämförbara omständigheter. Om arbetsgivarens försummelse med beaktande av alla omständigheter som inverkar på saken kan betraktas som ringa, behöver ingen gottgörelse dömas ut.
Det är viktigt att notera att gottgörelse inte förutsätter att det för arbetstagaren skulle ha uppstått skada. En gottgörelse kan också dömas ut i situationer där arbetsgivaren hade grunder till uppsägning, permittering eller överföring till deltid. Gottgörelsen är skattefri inkomst för arbetstagaren.
Arbetstagarens rätt till gottgörelse förfaller, om talan medan anställningsförhållandet varar inte väcks inom två år från utgången av det kalenderår under vilket rätten till gottgörelse uppkom. Efter att anställningsförhållandet upphört förfaller rätten till gottgörelse, om inte talan i saken väcks inom två år från det att anställningsförhållandet upphörde.
Telefonrådgivning för medlemmar i juridiska frågor
Arbetsgivaren har en aktiv roll i samarbetsförhandlingarna. Ifall ditt företag inleder samarbetsförhandlingar, rekommenderar vi att du konsulterar en jurist. Företagarna i Finlands rådgivningstjänst hjälper medlemsföretagare i frågor och problemsituationer som gäller samarbetsförhandlingar.
