Laskutus

Miten laskutan?

Lasku on hyvä lähettää heti sen jälkeen, kun olet toimittanut tuotteen tai palvelun asiakkaallesi. Kun laskutat nopeasti, annat ammattimaisen kuvan yrityksestäsi – ja varmistat, että sinulle kuuluvat rahat eivät makaa muiden tileillä korkoa kasvamassa.

Yhä useammat yritykset, yhteisöt ja viranomaiset ottavat vastaan vain verkkolaskuja. Se on kustannustehokas ja varma tapa, sillä verkkolaskussa on valmiina laskuun vaadittavat tiedot. Verkkolaskut näkyvät nopeasti molempien osapuolten taloushallinnon järjestelmissä.

Suomessa on pankkien lisäksi useita verkkolaskujen välittäjiä, joiden hinnoitteluperiaatteissa on eroja. Eroja on myös siinä, miten ne sopivat isommalle tai pienemmälle yrittäjälle tai miten ne toimivat yhteen eri pankkien järjestelmien kanssa. Eri toimijoiden käytäntöihin kannattaa siksi perehtyä kunnolla.

Aloittavalle yrittäjälle oman pankin kautta välitettävä verkkolasku on helpoin tapa, mutta on hyvä tarkistaa, mitä käytäntöjä arkistoinnissa noudatetaan, jos jostain syystä vaihdat pankkia.

Iso osa yrityksistä hyväksyy sähköpostilla pdf-muodossa saapuvat laskut. Jotkut ottavat vastaan myös paperilaskuja, mutta joutuvat usein lähettämään ne edelleen erillisen laskutuspalvelun skannattavaksi. Tämä tietää aina pientä viivettä laskun kiertoon ja tuo postituskuluja.

Netistä löytyy valmiita laskupohjia, joita voit muokata sopiviksi omalle yrityksellesi. Voit toki myös luoda oman laskupohjan yrityksesi tarpeiden mukaan.

Laskumerkinnät

On tärkeää, että opettelet alusta alkaen merkitsemään lähettämiisi laskuihin kaikki asiat oikein. Arvonlisäverolaki määrää pitkälti, mitä laskuista kuuluu ilmetä.

Yllä olevat laskujen tiedot kuuluvat automaattisesti laskutusohjelmien täytettäviin laskupohjiin. Jos käytät tilitoimistoa, sen palveluihin voi kuulua heidän oma laskutusohjelmansa.

Millaisia maksuaikoja yrittäjän kannattaa antaa laskuilleen? Entä kuinka paljon voi kohtuudella veloittaa laskutuslisää?

Hinnat ja maksuehdot

Lasku on hyvä lähettää välittömästi sen jälkeen, kun olet toimittanut tuotteen tai palvelun asiakkaallesi. Kun laskutat nopeasti, annat ammattimaisen kuvan yrityksestäsi – ja samalla varmistat, että sinulle kuuluvat rahat tulevat yrityksesi tilille. Hyvin hoidettu laskutus auttaa pitämään kassavirran tasapainossa.

Lain mukaan laskun maksuehto saa olla enintään 30 päivää. Maksuaika saa ylittää 30 päivää vain, jos siitä on sovittu osapuolten välillä eli lain mukaan yksipuolinen ilmoitus ei riitä maksuaikojen pidentämiseen.

Kassavirran turvaamiseksi pienyrittäjän kannattaa pyrkiä neuvottelemaan lähettämilleen laskuille mahdollisimman lyhyt maksuaika, jopa 7 päivää.

Käytännössä pk-yritykset saattavat kuitenkin joutua suostumaan yhteistyökumppaneidensa tai asiakkaidensa vaatimiin pitkiin maksuaikoihin. Pienten yritysten kassassa ei välttämättä ole isoa puskuria, jolloin tilanne saattaa vaikeuttaa omien laskujen maksua.

Kuluttajiin sovelletaan yleensä vähintään 14 päivän maksuaikaa. Jos eräpäivästä ei ole sovittu, lasku on maksettava kuukauden kuluessa sen lähettämisestä.

Kohtuullinen laskutuslisä

Kuluttaja-asiamies on linjannut, että kuluttajalta voi periä laskutuslisää vain siinä tapauksessa, että kuluttaja itse on valinnut pääsäännöstä poikkeavan maksutavan; esimerkiksi silloin kun kuluttaja toivoo käteismaksamisen sijasta, että lasku lähetetään hänelle kotiin.

Yrittäjän pitää tarjota kuluttajalle ainakin yhtä lisämaksutonta tavanomaista maksutapaa voidakseen periä laskutuslisää. Laskutuslisästä pitää myös sopia kuluttajan kanssa jo kaupanteko- tai tilausvaiheessa. Jos yrittäjä ei tarjoa todellista lisämaksutonta maksamismahdollisuutta, laskutuslisääkään ei voi periä.

Laskutuslisän on perustuttava todellisiin kuluihin eikä se saa muodostua kohtuuttoman suureksi. Lisän kohtuullisuutta arvioidaan euromääräisesti, koska laskun laatimisesta aiheutuvat kulut eivät useinkaan ole riippuvaisia laskutettavasta määrästä.

Viite- ja viivästyskorot

Jos asiakkaasi ei maksa laskua ajallaan, sinulla on oikeus periä häneltä maksun myöhästymisestä viivästyskorkoa.

Maksamattomasta laskusta alkaa kertyä viivästyskorkoa eräpäivästä lukien. Jos eräpäivä sattuu olemaan pyhäpäivä, viivästyskorkoa saa periä vasta ensimmäisestä arkipäivästä lähtien. Velvollisuus maksaa viivästyskorkoa syntyy automaattisesti. Yrityksesi ei siis tarvitse lähettää maksuvaatimusta, muistutusta tai reklamaatiota viivästyskoron juoksemisen käynnistämiseksi.

Mikäli laskussa ei ole mainittu eräpäivää lainkaan, viivästyskorko alkaa juosta, kun laskun lähetyspäivästä on kulunut 30 päivää. Kuluttajan ei kuitenkaan tarvitse maksaa viivästyskorkoa ajalta ennen laskun tai vaatimuksen saapumista hänelle.

Viivästyskoron määrä muodostuu Euroopan keskuspankin puolivuosittain määrittelemästä viitekorosta ja lisäkorosta.

Lisäkoron suuruus on erilainen kuluttajakaupassa ja elinkeinonharjoittajien välisessä kaupassa. Näin ollen voit periä erilaista viivästyskorkoa myydessäsi kuluttajalle tai toiselle yritykselle.

Kuluttajalta voit periä korkolain mukaan enintään 7 %:n suuruista viivästyskorkoa eli korkoa, joka on 7 % korkeampi kuin voimassa oleva Euroopan keskuspankin määrittelemä viitekorko.

Toiselta yritykseltä tai julkisyhteisöltä voit periä 8 %:n viivästyskorkoa ts. 8 % korkeampaa korkoa kuin viitekorko.

Jos asiakkaasi maksaa laskun myöhässä, mutta jättää viivästyskoron maksamatta, on sinun esitettävä vaatimus viivästyskoron maksamisesta kohtuullisessa ajassa.

Jos maksu viivästyy

Jos kuluttaja-asiakas jättää maksamatta

Näin etenet, kun kuluttaja-asiakkaasi jättää maksamatta:

Maksumuistutus

Jos asiakkaasi ei maksa laskujaan ajoissa, voit lähettää hänelle maksuhuomautuksen. Kuluttaja-asiakkaille saa lain mukaan lähettää maksuhuomautuksen, kun maksu on myöhässä 14 päivää. Muistutuksen yhteydessä kannattaa ilmoittaa selkeästi, että jos laskua ei makseta määräpäivään mennessä, saatava laitetaan perintään.

Maksumuistutuksessa on syytä mainita seuraavat tiedot:

• velkojan nimi ja osoite
• saatavan peruste, laskun erittely ja laskun kokonaissumma
• maksuosoite ja määräpäivä
• velallisen mahdollisuus esittää huomautuksia saatavan määrästä ja perusteesta sekä yhteystiedot, jonne huomautuksen voi tehdä.

Maksumuistutuksen tekemisestä voit periä kuluttajalta enintään 5 euron kulun. Yritysperinnässä kirjallisesta maksumuistutuksesta voi periä enintään 12 euroa.

Perintäkirje eli maksuvaatimus

Jos asiakas ei muistutuksesta huolimatta maksa laskuaan, voit lähettää hänelle perintäkirjeen. Kuluttaja-asiakkaalle voit lähettää perintäkirjeen 14 vuorokauden kuluttua maksumuistutuksesta ja veloittaa siitä enintään 5 euroa.

Perintäkirjeessä on syytä mainita seuraavat tiedot:

• velkojan nimi ja osoite
• saatavan peruste
• eriteltyinä saatavan pääoma, korko, viivästyskorko ja perintäkulut
• vaadittu kokonaissumma
• kenelle, miten ja milloin saatava on maksettava,
• velallisen mahdollisuus esittää huomautuksia saatavan määrästä perusteesta sekä tieto siitä, missä ajassa ja kenelle huomautukset on esitettävä.

Voit hoitaa maksumuistutukset ja perintäkirjeet itse. Monissa sähköisissä laskutusjärjestelmissä tämä on pitkälle automatisoitua.

Jos toinen elinkeinonharjoittaja jättää maksamatta

Jos toinen elinkeinonharjoittaja ei maksa laskuaan ajallaan, voit lähettää hänelle niin ikään ensin maksumuistutuksen. Jollei se tuota tulosta, voit seuraavaksi lähettää hänelle maksuvaatimuksen.

Yrityksiltä ja yrityksiltä saa periä maksuvaatimuksesta enintään seuraavat kulut, jos perintää hoitaa ammattimainen perintätoimija kuten perintätoimisto:

• 50 euroa, jos saatavan pääoma on enintään 500 euroa;
• 70 euroa, jos saatavan pääoma on yli 500 euroa, mutta enintään 2 500 euroa;
• 90 euroa, jos saatavan pääoma on yli 2 500 euroa, mutta enintään 10 000 euroa;
• 110 euroa, jos saatavan pääoma on yli 10 000 euroa;
• 50 euroa, jos saatava on suoraan ulosottokelpoinen

Puolet em. kohdassa mainitusta määrästä, jos kyse on samaa saatavaa koskevasta uudesta maksuvaatimuksesta. Maksumuistutuksesta ja maksuvaatimuksesta saa vaatia perintäkuluja velalliselta vain, jos edellisen maksumuistutuksen tai maksuvaatimuksen lähettämisestä on kulunut vähintään 10 päivää.

Konkurssiuhkaisesta maksukehotuksesta enintään 100 euroa sekä todisteellisesta tiedoksiannosta aiheutuvat kulut. Suoraan ulosottokelpoisen saatavaa koskevasta perintäkirjeestä saa veloittaa enintään 110 euroa.

Saman saatavan perinnässä velalliselta saa vaatia perintäkuluja enintään kahdesta maksuvaatimuksesta, enintään yhdestä tratasta ja enintään yhdestä maksukehotuksesta. Velalliselta saa kuitenkin vaatia perintäkuluja vain yhdestä maksuvaatimuksesta, jos velan perinnässä käytetään trattaa. Velalliselta saa vaatia perintäkuluja enintään yhdestä maksusuunnitelmasta. Velalliselta saa kuitenkin vaatia perintäkuluja enintään kahdesta maksusuunnitelmasta, jos perittävän saatavan pääoma on yli 500 euroa.

Saman saatavan perinnästä velalliselta saa vaatia perintäkuluina yhteensä enintään seuraavat määrät:

• 250 euroa, jos saatavan pääoma on enintään 500 euroa;
• 470 euroa, jos saatavan pääoma on yli 500 euroa, mutta enintään 2 500 euroa;
• 550 euroa, jos saatavan pääoma on yli 2 500 euroa, mutta enintään 10 000 euroa;
• 620 euroa, jos saatavan pääoma on yli 10 000 euroa

Jos velkoja perii itse omia saataviaan, maksuvaatimuksesta saa lain mukaan periä korkeintaan 12 euroa. Sama koskee tilannetta, jossa konsernisuhteessa toinen yritys perii toisen saatavia.

Asiantuntija-apu on usein tarpeen, jos maksuhuomautukset eivät tuota tulosta ja joudut turvautumaan varsinaiseen perintään. Perintä voi olla järkevää antaa asiantuntevan yrityksen hoitoon, jolloin voit itse keskittyä oman liiketoimintasi hoitamiseen. Ammattimainen perintätoiminta on Suomessa luvanvaraista, ja luotettavia luvan saaneita toimistoja löydät esimerkiksi Suomen Perimistoimistojen Liiton ja aluehallintoviraston sivuilta.

Tratta

Tratta poikkeaa normaalista perintäkirjeestä. Se on kirjallinen maksukehotus, jolla vaaditaan erääntynyttä maksua määräajassa sillä uhalla, että kehotuksen noudattamatta jättäminen julkaistaan tai merkitään luottotietorekisteriin.

Tratalla voit periä maksamatonta laskua toiselta yrittäjältä, kuluttaja-asiakkaalle sellaista ei voi lähettää.

Tratan teho perustuu julkisella protestoinnilla uhkaamiseen, koska julkisuuden negatiiviset seuraukset kannustavat maksamaan velan pois. Tratta ei ole kuitenkaan oikeudellista perintää, eikä sen avulla saada ulosottoon kelpaavaa päätöstä.

Tratan käyttämisestä aiheutuvina kuluina enintään:

• 110 euroa, jos saatavan pääoma on enintään 500 euroa;
• 125 euroa, jos saatavan pääoma on yli 500 euroa, mutta enintään 2 500 euroa;
• 140 euroa, jos saatavan pääoma on yli 2 500 euroa, mutta enintään 10 000 euroa;
• 155 euroa, jos saatavan pääoma on yli 10 000 euroa;
• 110 euroa, jos saatava on suoraan ulosottokelpoinen

Trattaa ei saa lähettää ennen kuin velalliselle on annettu tai lähetetty maksumuistutus, jossa on asetettu vähintään 10 päivän määräaika saatavan maksamiselle tai saatavaa koskevien huomautusten esittämiselle, ja määräaika on päättynyt.

Tratan saa julkaista tai ilmoittaa merkittäväksi luottotietorekisteriin aikaisintaan 14 päivän kuluttua sen lähettämisestä. Trattaa ei saa julkaista tai ilmoittaa merkittäväksi luottotietorekisteriin myöhemmin kuin 60 päivän kuluttua sen lähettämisestä, ellei kirjallisesti tai sähköisesti toisin ole sovittu velkojan tai sen toimeksiannosta toimivan ja velallisen välillä.

Oikeudellinen perintä

Jos olet käyttänyt kaikki edellä mainitut perintäkeinot, eikä asiakkaasi ole maksanut velkaansa, viimeiseksi keinoksi jää rahojen periminen oikeusteitse.

Oikeudenkäynti saattaa tulla kalliiksi, joten riskit ja velallisen taloudellinen tilanne on syytä kartoittaa tarkoin ennen kuin teet päätöksen siirtyä oikeudelliseen perintään.

Selvää ja riidatonta saatavaa peritään yleensä suppealla haastehakemuksella niin sanotussa summaarisessa menettelyssä. Tämä tarkoittaa normaalia yksinkertaisempaa prosessia, jonka käräjäoikeus ratkaisee kirjallisessa menettelyssä.

Haastehakemuksessa ilmoitetaan yksilöidyt tiedot vaatimuksista, korko-, perintä- ja oikeudenkäyntikuluista sekä täsmällisesti yksilöity sopimus, sitoumus, lasku tai muu kirjallinen todiste, johon saatava perustuu.

Haastehakemuksen voi toimittaa käräjäoikeuteen postilla tai sähköpostilla. Tuomioistuin on velallisen kotipaikan tuomioistuin, ellei siitä ole sovittu muuta. Käräjäoikeudessa on yleensä valmiina lomakkeita, joille haastehakemuksen voi tehdä itse. Käräjäoikeudessa on syytä vaatia sekä kohtuullisia perintä- että oikeudenkäyntikuluja. Kuluttajasaatavissa vaatimuksille on ylärajat.

Haastehakemus annetaan tiedoksi velalliselle, jolla on 14 päivän vastausaika.

Jos velallinen

• ei anna vastausta
• tai esitä kanteen vastustamiselle perustetta
• tai vetoaa perusteeseen, jolla ei ole selvästi vaikutusta asian ratkaisemiseen,

asiassa annetaan yksipuolinen tuomio.

Mikäli velallinen vastustaa vaatimuksia, asia siirtyy normaalimittaiseen oikeudenkäyntiprosessiin, jossa pidetään suulliset ja kirjalliset valmistelut.

Velallinen, joka saa yksipuolisen tuomion, voi hakea takaisinsaantia eli muutosta tuomioon 30 päivän kuluessa. Tällöin asia menee perusteellisesti käsiteltäväksi käräjäoikeuden istuntoon.

Perintä yritysten välisessä kaupassa

Muutoksen taustalla on tahtotila suitsia kohtuuttoman suuria perintäkuluja, joita maksuvaikeuksiin joutuneilta yrityksiltä on käytännössä voitu aikaisemmin periä.

Kuluttajaperintää koskevat säännökset ovat kulujen osalta pysyneet ennallaan.

Keskeisimmät muutokset

Mitä tehdä, jos koet perintäkulut kohtuuttomiksi?

Toimi kohtuuttomaksi kokemiesi perintäkulujen kanssa seuraavasti:

1. Reklamoi välittömästi perintätoimistolle ja vaadi kirjallista erittelyä kulujen perusteista ja tehdyistä perintätoimenpiteistä.
2. Mikäli neuvottelujen ja perintätoimiston antaman selvityksen jälkeen kulujen kohtuullistamisesta ei päästä yhteisymmärrykseen, voit olla yhteydessä Etelä-Suomen aluehallintovirastoon ja tiedustella viranomaisen kantaa asiaan. Huomaathan, että aluehallintovirasto ottaa kantaa ainoastaan perintätoimiston toimintaan, ei varsinaisen sopimuksen pätevyyteen tai laskun aiheellisuuteen.
3. Välitä aluehallintoviranomaisen kanta perintätoimistolle ja jatka neuvottelua kulujen kohtuullistamisesta. Jos tämäkään ei tuota tulosta, voit tehdä virallisen ilmoituksen Etelä-Suomen aluehallintovirastolle. Suosittelemme, että teet ilmoituksen täyttämällä aluehallintoviraston sivuilla olevan lomakkeen. Toimita ilmoitus liitteineen aluehallintovirastolle joko sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo.etela@avi.fi tai postitse osoitteella Etelä-Suomen aluehallintovirasto, PL 110, 00521 Helsinki.
4. Ilmoita perintätoimistolle kirjallisesti, että olet tehnyt asiasta aluehallintovirastolle virallisen ilmoituksen ja vaadi kulujen perinnän keskeyttämistä siihen saakka, kunnes aluehallintovirasto on ottanut kantaa asiaan.
5. Mikäli kohtuuttoman suurista perintäkuluista ja niiden kiistämisestä huolimatta itse saatava on aiheellinen, sinun tulee maksaa velka / saatavan pääoma ja kohtuulliseksi katsottava osa kuluista perintätoimistolle ilman aiheetonta viivytystä.

Mikäli koet perinnän lainvastaiseksi tai asiattomaksi tai saatavan täysin perusteettomaksi, on asiasta suositeltavaa reklamoida välittömästi perintätoimistolle.

Omien kuluttaja-asiakkaiden kanssa voi myös tulla kiistaa laskuista, ja saatat joutua turvautumaan perintään.