Taloushallinto
Toimiipa yrityksesi millä alalla tahansa, tarvitset taloushallintoa sen menestyksekkääseen pyörittämiseen. Se tarkoittaa vähintään pankkitiliä ja kirjanpitoa.
Taloushallinto on keskeinen osa yritystoimintaa. Se pitää sisällään kaiken, mikä liittyy yrityksen rahaliikenteeseen: esimerkiksi kirjanpidon, osto- ja myyntilaskut sekä palkanlaskennan. Taloushallinto tuottaa tietoa yrityksen taloudesta ennen kaikkea yrittäjälle itselleen mutta myös ulkopuolisille tahoille, kuten rahoittajille.
Yrityksen talous
Yrittäjänä sinun pitää olla selvillä yrityksesi taloudesta eli tuloista ja menoista. Sinun ei tarvitse olla nero numeroissa, mutta tietyt asiat on pidettävä järjestyksessä. Onneksi apunasi on osaavia ammattilaisia.
Yrityksen talous tulee ajankohtaiseksi jo liiketoimintasuunnitelmaa ja siihen liittyviä laskelmia tehdessä. Yleensä yritystoiminnan tarkoituksena on tuottaa voittoa, joten yrittäjänä sinun on tärkeää seurata tuloja ja menoja. On myös pidettävä huolta siitä, että yrityksesi kassassa on rahaa.
Yrityksesi laskutus pitää panna kuntoon jo ennen toiminnan käynnistämistä. Mitä nopeammin saat rahat asiakkaiden ostamista tuotteista tai palveluista, sitä parempi. Tehokas laskutus auttaa tässä.
Sinun on hyvä seurata yrityksesi tililtä tai taloushallinnon järjestelmästä, että laskut tulevat maksettua. Jos asiakas ei maksa eräpäivään mennessä, tilanteeseen kannattaa reagoida nopeasti. Viime kädessä keinona on perintä.
Yrityksen kirjanpito
Yrittäjänä vastaat siitä, että kirjanpitosi on hoidettu asianmukaisesti. Kirjanpitoon liittyvät myös tilinpäätös ja tilintarkastus.
Vaikka ulkoistaisit kirjanpidon ja muun taloushallinnon ammattilaiselle, sinun on hyvä ymmärtää kirjanpidon perusteet pääpiirteittäin. Kun kirjanpitosi on ajan tasalla, voit tehdä sen perusteella suunnitelmia ja ennusteita sekä budjetoida kassavirtaa ja toiminnan kehitystä.
Yrityksesi tuloverotuksessa verotettavan tulon ja arvonlisäveron ilmoittaminen pohjautuvat kirjanpidon lukuihin. Esimerkiksi arvonlisävero usein ilmoitetaan kuukausittain, mikä jo sellaisenaan luo raamin kuukausittaiselle kirjanpidolle. Aikataulut ovat tarkkoja, sillä myöhästymisestä seuraa lisämaksuja. Maksetut palkat tulee ilmoittaa viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivästä ja lisäksi tehdä erillisilmoitus kuukausittain. Yrityksen tuloveroilmoitus tehdään vuosittain.
Kirjanpitäjä tekee oman työnsä sen tiedon varassa, mitä hänelle toimitat. Siksi sinun on huolehdittava, että kirjanpitäjä saa kaiken tarvittavan – esimerkiksi jokaisen asiakkaalle lähettämäsi laskun tai kuitin ostamistasi liiketoimintaan liittyvistä tarvikkeista.
Yrittäjän vastuulla on säilyttää kirjanpitoaineisto ja tositteet säädetyn ajan: kirjanpitoaineistot vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet, kuten kuitit ja laskut, vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Joissain tapauksissa säilytysaika voi olla pidempikin. Aineiston säilyttämisen voi käytännössä hoitaa myös tilitoimisto, jos niin sovitaan. Asiakirjat voi säilöä joko paperisina tai sähköisessä muodossa.
Kirjanpitolaki ja kirjanpidon keskeiset käsitteet
Kirjanpitoa sääntelevät muun muassa kirjanpitolaki ja arvonlisäverolaki. Säännökset vaihtelevat eri yhtiömuotojen ja yrityksen koon mukaan.
Kirjanpitolaki määrää yksityiskohtaisesti, miten minkäkin kokoisen yrityksen tulee hoitaa kirjanpitonsa. Esimerkiksi vaatimus tositteiden säilyttämisestä ja tilinpäätöksen valmistumisen aikataulusta on määritelty laissa. Seuraavat ohjeet perustuvat kirjanpitolakiin ja alan vakiintuneisiin käytäntöihin.
Kirjanpito voidaan tehdä yhden- ja kahdenkertaisena. Toiminimiyrittäjälle saattaa riittää yhdenkertainen kirjanpito. Voit tarkistaa kirjanpitovelvollisuuden kriteerit kirjanpitolaista.
Tilikausi on yleensä 12 kuukautta. Kahdenkertaisen kirjanpidon tekevällä yrityksellä tilikausi voi olla muukin kuin kalenterivuosi, mutta yhdenkertaisella kirjanpidolla se on aina kalenterivuosi.
Ensimmäinen tilikausi voi olla lyhyempi tai pidempi, koska tilikausi alkaa siitä päivästä, kun perustat yrityksen. Ensimmäisen tilikauden enimmäispituus on 18 kuukautta.
Kirjanpidossa tosite tarkoittaa kaikkia niitä asiakirjoja, joista selviävät osto- tai myyntitapahtumat. Esimerkiksi myydystä palvelusta kirjoitettu lasku on myyntitosite. Myös kuitit, tavaraluettelot ja käteisnostokuitit kuuluvat kirjanpidon tositteisiin.
Laki määrää yksityiskohtaisesti, mitä tietoja tositteissa täytyy olla. Ole tarkkana esimerkiksi lähettämiesi laskujen kanssa!
Tositteiden perusteella kirjanpitäjäsi tekee kirjauksen eli vie osto- ja myyntitapahtumat kirjanpitoosi. Kirjausten perusteella syntyy kirjanpitoraportti kuukauden tapahtumista sekä alv- ja työnantajasuorituslaskelmat, joiden perusteella maksetaan verot.
Voinko tehdä kirjanpidon itse?
Voit, mutta sitä kannattaa harkita tarkkaan. Mieti, mihin haluat käyttää aikaasi yrittäjänä. Kirjanpitoa säätelevät monet lait ja asetukset. Tunnetko ne tai onko sinulla aikaa ja kiinnostusta perehtyä niihin? Jos lakia ei tunne kunnolla ja kirjanpidon tekee itse, saattaa tapahtua virheitä, kuten vääriä kirjauksia tai unohdettuja ilmoituksia. Myös jotkut verovähennykset saattavat jäädä huomioimatta, jos lainsäädäntö ei ole hallussa.
Miten valitsen tilitoimiston tai kirjanpitäjän?
Virheellinen kirjanpito voi tuottaa paljon harmia ja rahanmenoa. Siksi kannattaa valita yrityksellesi osaava kirjanpitäjä tai tilitoimisto.
Luotettavasta ammattilaisesta on paljon hyötyä: paitsi, että hän hoitaa säännölliset kirjanpitoon liittyvät asiat, voit ostaa häneltä myös muita taloushallinnon palveluita, kuten palkanlaskennan.
Voit etsiä sopivia tilitoimistoja esimerkiksi Taloushallintoliitosta, jonka jäsenet ovat auktorisoituja tilitoimistoja eli niiden toimintaa valvotaan. Luotettavia kontakteja saat myös muun muassa uusyrityskeskuksista. Lisäksi voit kysyä toisilta yrittäjiltä suosituksia heidän käyttämistään palveluntarjoajista. Heiltä saatat saada vinkkejä nimenomaan oman toimialasi tuntevan kirjanpitäjän löytämiseen.
Kannattaa pyytää tarjous useammalta toimijalta ja vertailla hintoja ja palvelutarjontaa. Sähköiset ohjelmistot helpottavat monia työvaiheita. Tee aina kirjallinen sopimus ostamistasi palveluista.
Palkanmaksu yrittäjälle
Yritysmuoto vaikuttaa siihen, kuinka palkanmaksu yrittäjälle itselleen onnistuu.
Kun yrittäjänä maksat itsellesi palkkaa, joudut pohtimaan, millaiseen korvaukseen yritykselläsi on varaa. Yrityksen tilille pitää aina jäädä katetta maksaa esimerkiksi yritystoiminnan kulut, arvonlisäverot ja muut pakolliset maksut.
Palkan määrään vaikuttaa myös se, miten suunnittelet yrityksesi taloutta: haluatko nostaa heti niin paljon kuin mahdollista vai kerryttää yrityksen varoja mahdollisia investointeja varten?
Yrittäjä voi maksaa itselleen myös verottomia kulukorvauksia esimerkiksi omalla autolla ajetuista kilometreistä sekä päivärahoja verottajan ohjeiden mukaisesti. Myös puhelin-, auto- tai muut luontaisedut ovat mahdollisia – pois lukien toiminimiyrittäjät, jotka eivät voi myöskään maksaa itselleen verovapaita kilometrikorvauksia.
Osakeyhtiö vs. toiminimiyrittäjä
Yritysmuodolla on vaikutusta siihen, miten korvaus omasta työstäsi maksetaan. Samoin siihen, ilmoitetaanko yrityksen omistajan palkkatiedot tulorekisteriin.
Osakeyhtiöstä voit maksaa itsellesi sekä palkkaa että osinkoa ja luontoisetuja. Osinkoja voidaan maksaa ainoastaan yhtiön jakokelpoisista varoista. Osingonjako ei saa vaarantaa yhtiön maksukykyä.
Listaamattoman yhtiön osinkotulot verotetaan pääomatuloveroprosentin mukaan, joten osingon tai osingon ja palkan yhdistelmän nostaminen saattaa olla yrittäjälle edullisempaa kuin pelkän palkan. Huomaa kuitenkin, että jos listaamattomasta yhtiöstä jaettavan osingon määrä ylittää kahdeksan prosenttia yrityksen nettovarallisuudesta, osingon veronalainen osuus verotetaan ansiotulona. Verosuunnitteluun kannattaa pyytää apua kirjanpitäjältä.
YEL-vakuutetun yrittäjän palkasta pidätetään ennakonpidätys henkilökohtaisen veroprosentin mukaan sekä sairausvakuutusmaksut. Eläkevakuutusmaksua ei pidätetä yrittäjän palkasta, vaan maksat itse YEL-maksua.
Osakeyhtiön omistajalle maksettu palkka ilmoitetaan tulorekisteriin. Myös luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset ja muut ansiotulot pitää ilmoittaa tulorekisteriin yleensä viiden päivän kuluessa maksutapahtumasta. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös verovapaita ja veronalaisia kustannusten korvauksia. Voit joko tehdä sen itse tai valtuuttaa kirjanpitäjäsi hoitamaan sen.
Osakeyhtiössä yrittäjälle maksetut palkat ja korvaukset ovat osakeyhtiölle vähennyskelpoisia kuluja.
Toiminimiyrittäjä ei voi nostaa itselleen palkkaa, vaan omaan käyttöön otettuja varoja kutsutaan yksityisnostoiksi tai -otoksi. Yksityisnostoja voi tehdä milloin vain, kunhan yrityksellä on varoja, joista tehdä nostoja. Yrityksen toiminnasta täytyy siis syntyä tuloa. Nostoja tehdessä tulee huomioida yrityksen maksukyky. On esimerkiksi huolehdittava, että tilille jää riittävästi rahaa verojen maksamiseen.
Yksityisnostoista ei makseta veroa erikseen vaan ne ovat osa yrityksesi tilikauden tulosta, josta maksat tuloveroa. Yksityisnostot eivät myöskään ole verotuksessa vähennyskelpoisia.
Kilometrikorvaukset ja päivärahat vähennetään kuitenkin veroilmoituksella veronalaisesta tuloksesta.
Toiminimiyrittäjän yksityisnostoja ei ilmoiteta tulorekisteriin, vaan ne ilmoitetaan veroilmoituksella. Jos toiminimellä on kuitenkin työntekijöitä, täytyy heille maksetut palkat ilmoittaa tulorekisteriin.
Yrityksen pankkipalvelut
Yrityksesi tarvitsee pankkitilin rahaliikennettä varten. Se kannattaa hoitaa heti yrityksen perustamisen jälkeen.
Kun perustat yrityksen, yksi ensimmäisistä toimistasi on avata sille pankkitili. Pankkien verkkosivuilta löydät ohjeet, miten tulee toimia.
Yritystilin avaamista varten tarvitset muun muassa kaupparekisteriotteen, josta selviävät perustamasi yrityksen tiedot. Lisäksi pankki voi edellyttää muita asiakirjoja kuten yhtiöjärjestyksen (osakeyhtiö) ja liiketoimintasuunnitelman.
Myös yksityisen elinkeinonharjoittajan eli toiminimiyrittäjän kannattaa avata yritystoiminnalle oma tili, koska niin on helpompi pitää omat ja yrityksen rahat erillään.
Pankkipalveluiden laajuus riippuu yrityksestäsi. Tarvitsetko luotollisen tilin? Ketkä kaikki tiliä käyttävät? Pankit tarjoavat yrityksille erilaisia palveluita kuten sähköiset tiliotteet. Mieti, mistä on hyötyä sinun yrityksellesi.
Näitä tietoja tai dokumentteja tarvitset tiliä avatessa:
- yrityksen Y-tunnus ja liiketoiminnan kuvaus
- käsitys yrityksesi tulevasta taloudesta – käytännössä liiketoimintasuunnitelma
- arvio tulevista maksuista
- korkeintaan kolme kuukautta vanha kaupparekisteriote (tai jos sitä ei vielä ole, yrityksen perustamisilmoitus ja kaupparekisterin diaariotodistus perustamisilmoituksen jättämisestä)
- jos olet perustanut osakeyhtiön, tarvitset myös yhtiöjärjestyksen sekä hallituksen pöytäkirjan, josta näkyy päätös tilin avaamisesta ja sen käyttäjistä
- jos olet perustanut avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön, tarvitaan myös yhtiömiesten ilmoitus siitä, ketkä saavat käyttää tiliä
- henkilöllisyystodistus tai verkossa toimiessasi verkkopankkitunnukset.
Tilinpäätös — vuoden taloudellinen kooste
Kirjausten perusteella laaditaan tilikauden päätyttyä tilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman, taseen ja niiden liitetiedot. Tilinpäätös on kooste yrityksen taloudesta tilikauden ajalta.
Tase kertoo tilinpäätöspäivän taloudellisen tilanteen, esimerkiksi yrityksen varat ja velat. Tuloslaskelma puolestaan kertoo, miten yrityksen tulos on muodostunut. Vertailun vuoksi tilinpäätöksessä kerrotaan myös edellisen tilikauden vastavavat tiedot.
Erilaiset liitteet täydentävät laskelmaa, ja nämä asiakirjat lukemalla pystyy muodostamaan täsmällisen kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Yrityksen koko vaikuttaa siihen, millaisia liitteitä tilinpäätökseen tulee sisällyttää – pienet ja mikroyritykset selviävät tässä suhteessa vähemmällä kuin suuret.
Tilinpäätös pitää laatia kirjanpitolain mukaan neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yrityksen vastuuhenkilöt allekirjoittavat aina tilinpäätöksen. Tilinpäätös on tärkeä asiakirja, ja tarvitset sitä verotuksen lisäksi esimerkiksi rahoitusta tai elinkeinolupia hakiessasi.
Toiminimiyrittäjältä ei aina vaadita tilinpäätöstä, mutta käytännössä myös hän joutuu keräämään kaikki vastaavat tiedot ja laskelmat veroilmoitusta varten.
Milloin tilinpäätös täytyy toimittaa kaupparekisteriin?
Useimpien yritysten täytyy ilmoittaa tilinpäätöksensä kaupparekisteriin Patentti- ja rekisterihallitukseen. Kaupparekisterissä olevat tilinpäätökset ovat julkisia.
Yksityiseltä elinkeinonharjoittajalta eli toiminimiyrittäjältä, avoimelta yhtiöltä ja kommandiittiyhtiöltä tilinpäätöksen toimittamista vaaditaan kuitenkin vain tietyin edellytyksin. Toiminimiyrittäjän osalta nämä harvoin täyttyvät.
Tilintarkastus: kenelle se on pakollinen?
Tilintarkastus on lakisääteinen tehtävä, jonka tekee yrityksen valitsema tilintarkastaja.
Se on lähtökohtaisesti pakollinen kaikille kirjanpitovelvollisille.
Tilintarkastuskertomuksessa annetaan lausunto siitä, antavatko yrityksen tilinpäätös ja mahdollinen toimintakertomus oikeat ja riittävät tiedot sen toiminnasta sekä ovatko toimintakertomus ja tilinpäätös ristiriidattomia.
Joitain poikkeuksia lukuun ottamatta tilintarkastajaa ei tarvitse valita, jos sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista ehdoista:
- Taseen loppusumma on ylittänyt 100 000 euroa.
- Liikevaihto on ylittänyt 200 000 euroa.
- Palveluksessa on ollut keskimäärin 3 henkilöä.
Huomaa kuitenkin, että yhtiöjärjestys voi edellyttää tilintarkastusta, vaikkeivat yllä olevat ehdot täyttyisikään.
Toiminimiyrityksen ei tarvitse valita tilintarkastajaa. Sen sijaan tilintarkastus on pakollinen osakeyhtiöissä, kommandiittiyhtiöissä, avoimissa yhtiöissä ja osuuskunnissa, jos edellä mainitut rajat ylittyvät. Tilintarkastajaksi on valittava hyväksytty tilintarkastaja HT tai KHT.
Yrityksen talousvaikeudet
Yrityksen maksuvaikeudet alkavat usein kerääntyä vähitellen. Yrityksesi kassavirtaa voi heikentää esimerkiksi tilauskannan väheneminen. Apua kannattaa aina hakea ennemmin liian aikaisin kuin liian myöhään.
Yrityksen maksuvaikeuksiin on olemassa laissa määriteltyjä menettelyjä, jotka on hyvä tietää tarpeen tullen. Vaihtoehtoja ovat yrityssaneeraus, konkurssi ja yksityishenkilön maksukyvyttömyys.