Rekrytointi ja perehdytys
Onnistunut rekrytointi takaa työnantajalle taitavat ja yritykseen sopivat työntekijät. Mitä kaikkea rekrytoinnissa pitää ottaa huomioon? Kun yritykseen tulee uusi työntekijä, hyvä perehdyttäminen on olennaisen tärkeää, jotta työntekijä pääsee työyhteisön jäseneksi ja töihin kiinni.
Rekrytointi
Mistä sopivan työntekijän sitten löytää? Katsele rohkeasti ympärillesi, puhu monenlaisten ihmisten kanssa ja kerro, että etsit työntekijää kasvuyrityksellesi. Usein ensimmäinen työntekijä voi löytyä perhe- tai tuttavapiiristä.
Muista, että uusien työntekijöiden etsiminen on osa yrityksesi markkinointia. Usein asiakkaasi voivat toimia sanansaattajina ja vinkata sinulle sopivista henkilöistä. Yrityksesi sosiaalisen median kanavia kannattaakin hyödyntää työntekijää etsiessä.
Omien kanaviesi lisäksi TE-toimisto voi auttaa sinua löytämään oikean osaajan yritykseesi. Kun ilmoitat avoimesta roolista TE-toimistolle, he julkaisevat sen sopimissanne kanavissa ja tarjoavat neuvontaa niissä asioissa, jotka liittyvät työpaikan täyttämiseen. Lisäksi TE-toimisto etsii sopivia ehdokkaita ja voi esitellä niitä yrityksellesi.
Halutessasi voit myös hyödyntää oppilaitosten ilmaisia rekrytointisivustoja tai yksityisten palveluntarjoajien maksullisia rekrytointisivustoja ja julkaista ilmoituksesi niissä.
Työnhakijan tietojen ja taustan selvittäminen
Työnantajalla on oikeus kysyä työnhakijalta vain valinnan kannalta tarpeellisia tietoja, joiden perusteella voidaan arvioida henkilön pätevyyttä ja soveltuvuutta avoinna olevaan tehtävään ja työyhteisöön. Lisäksi niin kutsuttujen arkaluonteisten tietojen kysyminen ja tallentaminen on rekrytoinnin yhteydessä lähtökohtaisesti kiellettyä.
Arkaluonteisilla tiedoilla tarkoitetaan esimerkiksi henkilötietoja, jotka kuvaavat työnhakijan rotua tai etnistä alkuperää, henkilön poliittista tai uskonnollista vakaumusta, ammattiliittoon kuulumista, rikollista tekoa, henkilön terveydentilaa tai sairautta tai vammaisuutta ja seksuaalista suuntautumista.
Työnantaja ei saa vapaasti selvittää työnhakijoiden luottotietoja.
Oikeus luottotietojen eli luottotietorekisteriin tallennettujen henkilötietojen selvittämiseen koskee ainoastaan tehtävään valittua työnhakijaa. Työnantajan on ilmoitettava työnhakijalle etukäteen, jos hän aikoo hankkia tätä koskevia tietoja luotettavuuden selvittämiseksi. Lisäksi työnantajan on ilmoitettava työnhakijalle saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään työnhakijaa koskevassa päätöksenteossa. Tarkoituksena on se, että työnhakijalla on tässä yhteydessä mahdollisuus keskustella työnantajan kanssa luottotietojen syntyyn vaikuttaneista tekijöistä. Jos työnantaja kuuluu yhteistoimintalain soveltamisalan piiriin, on työnantajan käytävä yhteistoimintalain 15 §:n 3 kohdan mukaiset yhteistoimintaneuvottelut periaatteellisella tasolla ennen kuin työnantaja päättää yleensä käsitellä työnhakijoiden luottotietoja.
Luottotiedot voidaan hakea työnhakijan luotettavuuden arvioimiseksi, kun työtehtävät edellyttävät erityistä luotettavuutta. Lisäksi edellytetään, että kyseessä ovat työtehtävät
- joihin sisältyy päätäntävaltaa tehdä työnantajan puolesta merkittäviä taloudellisia sitoumuksia tai tosiasiallisesti itsenäistä harkintavaltaa tällaisten sitoumusten valmistelussa.
Joissa työntekijän nimenomaisena tehtävänä on taloudellisesti merkittävien luottojen myöntäminen ja valvonta - joiden hoitamiseksi annetaan pääsy sellaisiin työnantajan tai tämän asiakkaan kannalta keskeisiin liike- ja ammattisalaisuuksiin, joiden suojaamisesta on erityisesti huolehdittu
- joiden hoitaminen edellyttää sellaisia tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, joiden avulla voidaan siirtää työnantajan tai tämän asiakkaan varoja tai muuttaa niihin liittyviä tietoja tai joissa työntekijä käyttää tällaisen tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia
- joiden olennaisena osana on käsitellä ilman välitöntä valvontaa arvoltaan merkittävää määrää rahaa, arvopapereita tai arvoesineitä
- jotka ovat työnantajan tai tämän asiakkaan omaisuuden vartiointitehtäviä
- joiden luonteeseen pääsääntöisesti kuuluu valvomaton työskentely yksityiskodissa.
Työnantaja vastaa henkilöluottotietojen hankkimisesta aiheutuvista kustannuksista.
Työnhakijan rikostaustaa ei saa lähtökohtaisesti selvittää. Rikostaustaa koskevat tiedot kuuluvat henkilötietolain edellä mainittuihin arkaluonteisiin tietoihin, joita työnantaja ei saa käsitellä kuin tietyissä erityistilanteissa.
Yksi poikkeus rikostaustaa koskevien tietojen käsittelystä ovat työnhakijat, jotka tulevat työskentelemään lasten kanssa. Rikostausta voidaan selvittää tässä tilanteessa vain tehtävään valitulta ja rikosrekisteriotteen voi tilata ainoastaan työnhakija.
Työnantajan tulee pyytää työnhakijalta nähtäväksi rikosrekisteriote, jos työsuhde tulee kestämään yli kolme kuukautta ja työtehtäviin kuuluu pysyväisluotoisesti ja olennaisesti ilman huoltajan läsnäoloa tapahtuvaa alaikäisen kasvatusta, opetusta, hoitoa tai muuta huolenpitoa taikka muuta työskentelyä henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa alaikäisen kanssa.
Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus työhönottotilanteessa
Työnantajalla on lähtökohtaisesti oikeus valita työntekijäksi parhaaksi katsomansa henkilö, joka täyttää työtehtävän vaatimukset. Työnantajan on kuitenkin otettava työntekijän valinnassa huomioon yhdenvertaisuutta ja tasa-arvoa koskevat säännökset. Niihin kannattaa perehtyä.
Tasa-arvolain mukaan työnantaja syyllistyy syrjintään, jos hän työntekijää työhön ottaessaan syrjäyttää henkilön, joka on ansioituneempi kuin valituksi tullut toista sukupuolta oleva henkilö, ellei työnantaja voi osoittaa valinnan perustuneen työn tai tehtävän laadusta johtuvaan painavaan ja hyväksyttävään syyhyn taikka menettelynsä johtuneen muusta, hyväksyttävästä seikasta kuin sukupuolesta.
Tasa-arvolain soveltamisala ulottuu myös syrjintään raskauden tai vanhemmuuden perusteella. Työnantajan valintapäätökseen ei saa vaikuttaa se, että työnhakija on raskaana tai työnhakija on jäämässä perhevapaalle. Työnantajan on valittava ansioitunein työntekijä riippumatta siitä, pystyykö työntekijä raskautensa vuoksi aloittamaan heti työtään vai ei.
Työnantaja voi suosia työhönotossa aliedustettuna olevaa sukupuolta, jos suosiminen perustuu tasa-arvolain 6 a §:n mukaan laadittuun tasa-arvosuunnitelmaan ja toisen sukupuolen suosimisella pyritään nimenomaan tasa-arvon parantamiseen yrityksessä tai sen yksittäisellä työpaikalla (positiivinen erityiskohtelu).
Työnantaja ei saa syrjiä työnhakijoita myöskään muilla perusteilla kuin sukupuolen vuoksi. Työnantaja ei saa ilman hyväksyttävää perustetta asettaa työntekijöitä eri asemaan iän, terveydentilan, vammaisuuden, kansallisen tai etnisen alkuperän, kansalaisuuden, seksuaalisen suuntautumisen, kielen, uskonnon, mielipiteen, vakaumuksen, perhesuhteiden, ammattiyhdistystoiminnan, poliittisen toiminnan tai muuhun näihin verrattavan seikan vuoksi.
Yhdenvertainen kohtelu on siten pääsääntö. Siitä voidaan poiketa vain, jos työnantajalla on menettelylleen hyväksyttävä peruste. Hyväksyttävän perusteen tulee olla todellinen, ja sen olemassaolo arvioidaan työhön liittyvien ja työn tekijälleen asettamien todellisten vaatimusten perusteella. Työnantaja voi esimerkiksi edellyttää moitteetonta suomen kielen taitoa työntekijältä, jonka työtehtäviin kuuluu säännöllinen yhteydenpito suomalaisiin asiakkaisiin. Sen sijaan esimerkiksi siivoojan työtehtävissä ei voida lähtökohtaisesti edellyttää moitteetonta suomen kielen taitoa.
Uskonnolliset yhteisöt ja poliittiset puolueet ovat tietyissä tilanteissa erityisasemassa. Uskonnollisilla yhteisöillä on oikeus vaatia yhteisön jäsenyyttä niiltä työntekijöiltä, jotka työskentelevät jumalanpalvelukseen ja muihin uskonnollisiin toimituksiin sekä opetuksiin liittyvissä tehtävissä. Evankelis-luterilaista ja ortodoksista uskonnonopetusta antavalta opettajalta ei sen sijaan voida edellyttää asianomaisen kirkon jäsenyyttä. Poliittisen puolueen työntekijöiltä voidaan myös edellyttää puolueen edustamaa poliittista vakaumusta silloin, kun vakaumus liittyy merkittävänä osana työnantajan organisaation tavoitteisiin ja työtehtävien täyttäminen edellyttää työntekijältä tiettyä vakaumusta. Edellytyksenä on lisäksi se, että työntekijä edustaa työnantajaansa eli poliittista puoluetta ulospäin.
Syrjinnän kielto koskee myös työpaikkailmoituksia ja työhaastattelua. Työpaikkaa ei saa esimerkiksi ilmoittaa vain naisten tai miesten haettavaksi tai edellyttää hakijalta tiettyä ikää, jollei tähän ole työn tai tehtävän laadusta johtuvaa painavaa ja hyväksyttävää syytä.
Työnhakijoille tehtävät testit
Erilaiset työnhakijoille tehtävät soveltuvuustestit ovat yleistyneet viime vuosina huomattavasti. Työnantajat pitävät tärkeänä saada tietoa esimerkiksi työnhakijan persoonallisuudesta ja sitoutumisesta työhön. Soveltuvuustesteillä pyritään selvittämään työnhakijan soveltuvuus avoinna olevaan työtehtävään ja estämään näin virherekrytoinnit, jotka ovat niin työnantajalle kuin työntekijällekin kalliita ja ikäviä kokemuksia.
Soveltuvuustestien käytöstä säännellään yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 13 §:ssä. Soveltuvuustesti voidaan tehdä ainoastaan työnhakijan suostumuksella, ja soveltuvuustestin tulee liittyä työtehtävien hoidon edellytysten selvittämiseen ja olla työtehtävien kannalta tarpeellisia. Testien sisältöä ei ole määritelty tämän tarkemmin, mutta on kuitenkin selvää, että astrologiset, grafologiset (käsialantutkimus) ja muut näihin verrattavat testit ovat poissuljettuja.
Työnantajan on lisäksi varmistettava, että testejä tehtäessä käytetään luotettavia testausmenetelmiä, niiden suorittajat ovat asiantuntevia ja testauksella saatavat tiedot ovat virheettömiä. Tarkkaa määritelmää testien luotettavuudesta ei ole annettu. Työnantajan tulee selvittää testien luotettavuus testaajan ammattitaidon tai koulutuksen perusteella tai perustaa valintansa soveltuvuustestejä suorittavan yrityksen yleisesti tunnettuun asiantuntemukseen.
Työnhakijalla on oikeus pyynnöstä saada maksutta soveltuvuusarvioinnissa annettu kirjallinen lausunto, jos tällainen on laadittu. Jos lausunto on annettu työnantajalle suullisena, on työnhakijalla oikeus saada selvitys lausunnon sisällöstä.
Työnantaja voi edellyttää työnhakijan huumausainetestiin vain yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 7 §:ssä määritellyillä perusteilla.
Huumausainetestin edellytyksenä on työnhakijan suostumus. Työnantajan on ilmoitettava jo hakumenettelyn yhteydessä työnhakijalle, että kysymys on työtehtävästä, jonka perusteella työnantajalla on oikeus vaatia huumausainetestiä koskeva todistus. Työnantajan on hyvä tiedustella työnhakijan suostumusta huumausainetestiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Jos työnhakija ei suostu toimittamaan huumausainetestiä koskevaa todistusta, ei työnantaja voi työnhakijaa tähän pakottaa. Työnantaja voi kuitenkin tässä tilanteessa ottaa työntekijän valintaa koskevassa harkinnassaan huomioon työnhakijan kieltäytymisen.
Huumausainetesti voidaan tehdä vain tehtävään valitulle työnhakijalle. Työnantaja ei voi siten velvoittaa useampaa työnhakijaa huumausainetesteihin. Valitun työnhakijan työsopimus voidaan kuitenkin tehdä ehdollisena siten, että negatiivinen huumausainetesti on työsopimuksen voimaantulon edellytys.
Työantajalla on oikeus saada huumausainetestiä koskeva todistus vain suoraan työnhakijalta. Työnantaja vastaa huumausainetestien kustannuksista.
Huumausainetestiä koskeva todistus voidaan vaatia valitulta työnhakijalta, jos työnhakijan on tarkoitus toimia sellaisessa työssä, joka edellyttää tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä. On selvää, että kaikki työnteko edellyttää lähtökohtaisesti näitä kriteereitä. Huumausainetestien edellytyksiä on kuitenkin arvioitava suhteellisen tiukasti. Toisaalta ei edellytetä, että kaikki edellä luetellut edellytykset täyttyvät vaan yksikin edellytys voi oikeuttaa vaatimaan huumausainetestiä koskevan todistuksen.
Esimerkkinä tarkkuutta ja hyvää reagointikykyä vaativista työtehtävistä voidaan mainita työtehtävät, joissa työntekijä itsenäisesti ja ilman muiden myötävaikutusta käyttää erityistä vaaraa aiheuttavia koneita ja laitteita. Luotettavuus ja itsenäinen harkintakyky korostuvat erilaisissa johtotehtävissä sekä sellaisissa tehtävissä, joissa työntekijä vastaa omaisuudesta tai pääsee luottamuksellisiin tietoaineistoihin ja voi vaikuttaa niiden käsittelyyn. Työtehtävien tulee joka tapauksessa olla sellaisia, että työntekijältä edellytetään tietynasteista itsenäisyyttä tai muita laatuvaatimuksia tai ne suoritetaan ilman työnantajan jatkuvaluonteista valvontaa tai ilman muiden työntekijöiden myötävaikutusta.
Lisäksi edellytetään, että työtehtävien suorittaminen huumeiden vaikutuksen alaisena tai huumeista riippuvaisena voi:
- vaarantaa työntekijän itsensä tai toisen henkeä, terveyttä tai työturvallisuutta
- vaarantaa maanpuolustusta tai valtion turvallisuutta
- vaarantaa liikenneturvallisuutta
- lisätä merkittävien ympäristövahinkojen riskiä
- vaarantaa työtehtävissä saatujen tietojen suojaa, käytettävyyttä, eheyttä ja laatua ja siten aiheuttaa haittaa tai vahinkoa salassapitosäännösten suojaamille yleisille eduille tai vaarantaa rekisteröityjen yksityisyyden suojaa tai oikeuksia
- vaarantaa liike- ja ammattisalaisuutta tai aiheuttaa työnantajalle tai tämän asiakkaalle vähäistä suurempaa taloudellista vahinkoa, jos liike- ja ammattisalaisuuden vaarantamista tai taloudellisen riskin syntymistä ei voida muiden keinojen avulla estää.
Työnantajalla on oikeus pyytää huumausainetestiä koskeva todistus työnhakijan suostumuksella seuraavissa tilanteissa:
- työnhakijan on tarkoitus hoitaa tehtäviä, joissa edellytetään erityistä luottamusta, joissa työskentely tapahtuu muualla kuin työnantajan valvomissa toimitiloissa ja joiden suorittaminen huumeiden vaikutuksen alaisena tai huumeista riippuvaisena voi aiheuttaa työnantajan asiakkaalle merkittävää taloudellista vahinkoa tai vaarantaa tämän henkilökohtaista turvallisuutta (esimerkiksi vartiointi, siivous ja vanhusten hoito)
- työnhakijan on tarkoitus hoitaa tehtäviä, joihin pysyväisluontoisesti ja olennaisesti kuuluu alaikäisen kasvatusta, opetusta, hoitoa tai muuta huolenpitoa taikka muuta työskentelyä henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa alaikäisen kanssa eikä niihin osallistu muita henkilöitä
- työnhakijan on tarkoitus hoitaa sellaisia tehtäviä, joissa on itsenäisesti ja valvomattomasti pääsy huumausaineisiin tai vähäistä suurempaan määrään sellaisia lääkkeitä, joita voidaan käyttää huumaaviin tarkoituksiin.
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä asettaa tarkat rajat terveystarkastuksille.
Lähtökohtaisesti työnhakijaa ei voida velvoittaa terveystarkastukseen työnhakuvaiheessa. Näiltä osin työnhakijan asema poikkeaa valtion ja kunnan viranhaltijoista, joilla on velvollisuus esittää terveydentilaa koskeva lääkärintodistus ennen virkaan nimittämistä.
Työnhakijan velvollisuus osallistua terveystarkastukseen voi perustua ainoastaan siihen, että työtehtävissä on erityinen sairastumisen vaara (työterveyshuoltolaki 13 §) tai tietyissä tartuntatautilaissa määriteltyihin tilanteisiin, joissa tietyillä ammattialoilla (esimerkiksi alle kouluikäisten lasten ja vanhusten hoitotehtävät sekä helposti pilaantuvien elintarvikkeiden pakkaamattomien elintarvikkeiden käsittely) työnhakijan velvollisuus on osoittaa työnantajalle, ettei työnhakija sairasta yleisvaarallista tartuntatautia (esimerkiksi salmonella ja tuberkuloosi).
Lisäksi joillain tietyillä ammattialoilla on omat säännöksensä terveydentilan selvittämisestä (esimerkiksi merimiehet).
Perehdytys
Työntekijää perehdyttäessä opit itsekin yrityksesi kannalta tärkeitä asioita. Varaa perehdyttämiseen riittävästi aikaa ja pohdi ennalta, miten ryhdyt perehdyttämään työntekijää tehtäväänsä.
Alla on listattu muutamia asioita, joita sinun kannattaa käydä läpi työntekijäsi kanssa. Hyödynnä tätä listaa ja rakenna oma perehdytysohjelmasi yrityksesi tarpeiden mukaan. Tee kirjallinen perehdytyssuunnitelma ja anna työntekijällesi siitä oma kappale. Näin varmistat, että kaikki olennaiset asiat käydään läpi heti työsuhteen alkaessa. Rohkaise myös työntekijää kysymään ja
olemaan itse aloitteellinen perehdytyksen yhteydessä.
Kaikkea et välttämättä saa tehtyä ensimmäisenä päivänä, joten vaiheista perehdytystä ensimmäisille päiville ja viikoille.
Perehdytyksen muistilista
- Strategia: esittele yrityksesi tavoitteet ja toimintamalli
- Brändi ja toimintatapamme: kerro miksi olette olemassa, mitä haluatte olla, mitkä ovat arvonne, sekä miten kohtaatte asiakkaanne
- Työntekijän tehtävänkuva: käy läpi tehtävänkuva ja kerro mitä odotat työntekijältä. Kysy uudelta työntekijältäsi, mitä hän odottaa työltä ja mitä tavoitteita hänellä on.
- Työsuhdeasiat: käy läpi työsuhdeasiat, kuten työaika, palkkaus, loma- ja poissaolokäytännöt, ruokailu, taukokäytännöt sekä työsuhde-edut.
- Terveellinen ja turvallinen työ: opasta työntekijälle turvalliset ja ergonomiset työtavat sekä keinot työn haittojen ja vaarojen estämiseksi ja välttämiseksi. Kerro työterveyshuollosta ja siitä, miten työntekijän tulee toimia, kun hän sairastuu.
- Työtehtävään perehdyttäminen: esittele yksityiskohtaisesti ja kiireettömästi työssä käytettävät koneet, laitteet ja työvälineet. Selvitä keskeiset työhön liittyvät ammattitermit.
- Perehdytyksen jatkaminen työn ohessa: rohkaise työntekijääsi kysymään lisää. Anna palautetta. Arvioi perehdytyksen onnistuminen työntekijäsi kanssa esimerkiksi muutaman viikon kuluttua työn aloittamisesta. Varmistathan, että työntekijälläsi on tunne, että yrityksessäsi voi aina kysyä lisää eikä koskaan tarvitse jäädä epätietoiseksi.
Koulutukset työnantajille
Hyödynnä jäsenedut
