Työntekijän palkkaaminen
Mistä kannattaa lähteä liikkeelle, kun on aika palkata työntekijä? Tästä osiosta löydät tärkeää tietoa työntekijän palkkaamisesta, kuten ohjeet onnistuneeseen rekrytointiin ja työsopimuksen tekemiseen.
Työnantajaksi rekisteröityminen
Työnantajaa pidetään verotuksessa joko satunnaisena tai säännöllisenä työnantajana. Säännöllisenä työnantajana toimivan yrityksen pitää aina ilmoittautua työnantajarekisteriin. Yrityksen rekisteröintiasema vaikuttaa sen ilmoittamisvastuisiin.
Yrityksesi on säännöllinen työnantaja silloin, kun:
Yritys maksaa vakituisesti palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle tai jos yrityksesi maksaa vakituisesti palkkaa yhdelle työntekijälle ja lisäksi yhdelle tai useammalle työntekijälle, joiden työsuhde on tilapäinen tai tarkoitettu lyhytaikaiseksi. Säännöllisen työnantajan kriteeri täyttyy myös, jos yritys maksaa palkkaa samanaikaisesti vähintään kuudelle työntekijälle, vaikka heidän työsuhteensa olisivat tilapäisiä ja tarkoitettu lyhytaikaisiksi.
Satunnaisesti palkkoja maksavan työnantajan ei tarvitse ilmoittautua työnantajarekisteriin. Satunnaisesti palkkoja maksava on yritys, jolla on palveluksessaan vain yksi vakituinen työntekijä tai yhdestä viiteen työntekijää, joiden työsuhde ei kestä koko kalenterivuotta.
Yrityksen tulee antaa tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella tiedot maksetuista palkoista. Ilmoitus on annettava aina, riippumatta siitä, kuuluuko yritys työnantajarekisteriin vai ei. Lisäksi tulorekisteriin tulee ilmoittaa työnantajan erillisilmoituksella työnantajan sairausvakuutusmaksut.
Jos yrityksesi on säännöllinen työnantaja ja kuuluu työnantajarekisteriin, sen tulee antaa tulorekisteriin ilmoitus myös niiltä kuukausilta, jolloin palkkaa ei makseta. Ei palkanmaksua ‑tieto ilmoitetaan työnantajan erillisilmoituksella. Jos yritys ei kuulu työnantajarekisteriin ja on satunnainen työnantaja, sen ei tarvitse antaa tulorekisteriin ilmoituksia, ellei se maksa palkkaa tai muita suorituksia.
Tulorekisteri
Työnantajat ilmoittavat palkkatiedot yhteen keskitettyyn tulorekisteriin eri viranomaisten tarpeita varten.
Tulorekisteri mahdollistaa palkkatietojen ilmoittamisen automatisoinnin. Työnantaja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin, josta ne välitetään eri käyttäjille. Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin jokaisen maksutapahtuman jälkeen viiden päivän kuluessa ja tulonsaajakohtaisesti.
Tekninen rajapinta auttaa tietojen välittämisessä
Suositeltavinta ja vaivattominta on välittää palkkatiedot tulorekisteriin teknistä rajapintaa pitkin. Tämä tarkoittaa sitä, että palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille on rakennettu sähköinen yhteys, jolloin tiedot voidaan välittää luotettavasti ja automaattisesti kahden järjestelmän välillä. Tällöin manuaalisten työvaiheiden määrä vähenee. Jos haluat automatisoida palkkatietojen ilmoittamisen, varmista että palkkajärjestelmästä on rakennettu tekninen rajapinta tulorekisteriin.
Lisätietoa teknisestä rajapinnasta saa esimerkiksi tilitoimistoista ja Verohallinnosta.
Tulotiedot kannattaa antaa mahdollisimman kattavasti
Tulorekisteri mahdollistaa monta asiaa. Jokainen työnantaja tekee itse ratkaisunsa tulorekisterin hyödyntämisen laajuudesta ja sen vaikutuksista omaan arkeen. Tulorekisteriin tiedot voi ilmoittaa minimivaatimusten mukaisesti vain pakolliset tiedot antaen. Työnantajan näkökulmasta voi olla tarkoituksenmukaisinta antaa palkanmaksun yhteydessä mahdollisimman kattavat tiedot, koska se vähentää jälkikäteen tehtävää selvitystyötä. Työnantajan kannattaa arvioida, mikä on paras ratkaisu omassa yrityksessä.
Tulorekisterin vapaaehtoiset tiedot eli niin sanotut täydentävät tiedot ovat tietoja, joita tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn. Työnantajan hakemat etuudet kuormittavat työnantajaa luonnollisesti suoraan, kun taas työntekijän hakemat etuudet kuormittavat työnantajaa epäsuorasti, kun työntekijä pyytää tarvittaessa työnantajalta palkkalaskelman tai etuuden myöntäjä pyytää lisäselvityksiä. Kun työnantaja antaa täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, ajassa taaksepäin tehtävät ja manuaaliset selvittelytyöt vähenevät.
Tiedot tulorekisteriin voi ilmoittaa paperilla vain erityisestä syystä
Sähköinen asiointi on tulorekisterin perusedellytys. Tiedot voi ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voitaisiin pitää esimerkiksi tilanteita, joissa luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei olisi mahdollisuutta tietojen sähköiseen antamiseen. Tietoja tulorekisteriin ei voi ilmoittaa puhelimitse, vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.
Sähköiseen palkanlaskentaan ja ilmoittamiseen voi tutustua erityisesti pienyrittäjille ja kotitalouksille suunnatussa maksuttomassa palkka.fi -palvelussa, joka on lakisääteinen viranomaispalvelu. Palkka.fi -palvelussa on mahdollista laskea yritysten palkat ja ilmoittaa tiedot suoraan tulorekisteriin.
Ilmoituksen laiminlyönnistä joutuu maksamamaan
Verohallinto määrää ilmoittamisvelvolliselle laiminlyöntimaksun, jos
- ilmoitus on puutteellinen tai siinä on virheitä ja
- ilmoitusta ei ole kehotuksesta huolimatta korjattu tai ilmoittamisen laiminlyönnille ei ole tehty hyväksyttävää selvitystä määräajassa.
Verohallinto voi jättää laiminlyöntimaksun määräämättä, tai sitä voidaan pienentää, jos laiminlyöntiin on perusteltu syy laiminlyöntiin. Laiminlyöntimaksu on virheellisten tai puutteellisten ilmoitusten määrästä riippuen 100–1000 euroa.
Koeaika
Koeaika on työsuhteen alkuun sijoittuva harkinta-aika, joka antaa työnantajalle ja työntekijälle oikeuden purkaa työsopimus välittömästi koeajan puitteissa ilman erityisiä työsuhteen päättämisperusteita. Purkaminen ei kuitenkaan saa tapahtua epäasiallisella tai syrjivällä perusteella.
Koeaikamääräys voidaan sopia aina toistaiseksi voimassaolevaan työsopimukseen sekä myös määräaikaiseen työsopimukseen.
Toistaiseksi voimassaolevassa työsopimuksessa koeaika voi työsopimuslain mukaan olla enintään kuusi kuukautta. Jos työntekijä on koeaikana ollut työkyvyttömyyden tai perhevapaan vuoksi poissa työstä, työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa kuukaudella kutakin työkyvyttömyys- tai perhevapaajaksoihin sisältyvää 30 kalenteripäivää kohden.
Työsopimuksessa on oltava määräys koeajasta, jos siihen halutaan vedota. Pelkkä viittaus työehtosopimukseen ei riitä, vaikka työehtosopimuksessa olisikin määräyksiä koeajasta.
Koeaika ja määräaikainen työsuhde
Peräkkäisten määräaikaisten työsopimusten tilanteessa uuteen määräaikaiseen työsopimukseen ei voida ottaa koeaikaa, elleivät työtehtävät muutu olennaisesti. Työtehtävän muutokseen kesken työsuhteen voidaan sopia koeaika, jos työtehtävät muuttuvat olennaisesti. Tehtävämuutoksen yhteydessä koeaikamääräykseen vetoaminen tarkoittaa sitä, että työntekijä palaa entiseen tehtävään.
Koeajan pidentäminen työntekijän poissaolon vuoksi
Työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa kuukaudella kutakin työkyvyttömyys- tai perhevapaajaksoihin sisältyvää 30 kalenteripäivää kohde, jos työntekijä on koeaikana ollut työkyvyttömyyden tai perhevapaan vuoksi poissa työstä.
Kalenteripäivien ei tarvitse kertyä yhdenjaksoisesta poissaolosta, vaan työkyvyttömyydestä tai perhevapaista johtuvat poissaolopäivät lasketaan yhteen. Päiviä, joina työntekijä on ollut työkyvyttömyydestä tai perhevapaasta riippumatta töissä, ei huomioida.
Koeaika ei pitene automaattisesti, vaan työnantajan on ilmoitettava koeajan pidentämisestä työntekijälle ennen koeajan päättymistä.
- Esimerkki: Koeaika on alkanut 15.2.2021 ja päättyy 14.8.2021. Työntekijä on ollut koeajalla poissa työstä sairauden vuoksi 29 kalenteripäivää. Työnantajalla ei ole oikeutta pidentää koeaikaa. Jos työntekijä on ollut poissa 30 kalenteripäivää, työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa kuukaudella 14.9.2021 saakka. Tällöin työnantajan on ilmoitettava asiasta työntekijälle viimeistään 14.8.2021.
Kalenteripäiviä laskettaessa huomioidaan kaikki työkyvyttömyys- tai perhevapaajaksoon sisältyvät kalenteripäivät, mukaan lukien vapaapäivät.
- Esimerkki: Työntekijä tekee viisipäiväistä viikkoa. Hän on sairauden vuoksi poissa työstä torstain ja tiistain välisen ajan ja palaa työhön keskiviikkona. Kalenteripäiviä kertyy kuusi kappaletta. Jos työntekijä olisi poissa maanantaista perjantaihin eli ”koko viikon” palaten töihin seuraavana maanantaina, kalenteripäiviä kertyisi seitsemän.
Työnantajalla on mahdollisuus pidentää koeaikaa vain sellaisten työkyvyttömyys- tai perhevapaajaksoon sisältyvien kalenteripäivien perusteella, jotka kohdistuvat koeajalle.
- Esimerkki: Koeaika on alkanut 15.2.2021 ja päättyy 14.8.2021. Työntekijä on ollut poissa työstä työkyvyttömyyden vuoksi 20.7.–21.8.2021 eli yhteensä 33 päivää. Koska työkyvyttömyysjaksosta koeaikaan kohdistuu kuitenkin vain 27 kalenteripäivää, työnantajalla ei ole oikeutta pidentää koeaikaa.
Koeajan pidentäminen on siten mahdollista vain, jos työkyvyttömyydestä tai perhevapaista johtuvia poissaoloja on alun perin sovitulla koeajalla vähintään 30 kalenteripäivää. Mikäli näin on, koeaikaa voidaan pidentää uudelleen, jos työntekijän työkyvyttömyys- tai perhevapaajaksoihin sisältyviä kalenteripäiviä kertyy toiset 30 kappaletta.
- Esimerkki: Koeaika on alkanut 15.2.2021 ja päättyy 14.8.2021. Työntekijä on ollut koeajalla poissa työstä sairauden vuoksi 58 kalenteripäivää. Koska 30 kalenteripäivää täyttyy, työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa kuukaudella 14.9.2021 asti ilmoittamalla tästä työntekijälle viimeistään 14.8.2021. Työntekijän työkyvyttömyys jatkuu ”pidennetyn koeajan” aikana vielä kaksi kalenteripäivää (58 + 2). Koska toiset 30 kalenteripäivää täyttyy, työnantajalla on jälleen oikeus pidentää koeaikaa yhdellä kuukaudella 14.10.2021 asti ilmoittamalla tästä työntekijälle viimeistään 14.9.2021.
Pidemmissä poissaoloissa voidaan lähteä siitä, että työnantaja ilmoittaa koeajan pidentymisestä ottaen huomioon poissaolon arvioidun keston. Hallituksen esitys on tältä osin epäselvä, mutta säännöstä ei ole perusteltua tulkita niin, että työnantaja joutuisi ilmoittamaan koeajan pidentymisestä aina 30 päivän välein tilanteissa, joissa on etukäteen tiedossa poissaolon arvioitu kesto.
- Esimerkki: Koeaika on alkanut 1.1.2021 ja päättyy 30.6.2021. Työntekijä ilmoittaa jäävänsä perhevapaalle 30.3.2021 alkaen 30.1.2022 saakka (n. 10 kk). Edellä mainittuun ajanjaksoon sisältyy kymmenen täyttä 30 kalenteripäivän jaksoa. Näin ollen työnantajalla on oikeus pidentää koeaikaa kymmenellä kuukaudella 30.4.2022 asti. Tästä on ilmoitettava työntekijälle viimeistään 30.6.2021 eli ennen alkuperäisen koeajan päättymistä.
Mikäli työntekijä palaa perhevapaalta ilmoittamaansa aikaisemmin, on tämä huomioitava määritettäessä koeajan päättymistä.
Varsin monimutkaiselta vaikuttava sääntely voidaan tiivistää nyrkkisäännöksi: koeaika jatkuu työntekijän palattua töihin yhtä monella kuukaudella kuin työntekijä on ollut poissa työstä sairauden tai perhevapaiden vuoksi. Käytännön soveltamistilanteessa on päivät kuitenkin laskettava tarkasti. Lisäksi työnantajan on muistettava ilmoittaa koeajan pidentymisestä.
