Yrityksillä oikeus vaatia verkkolaskua huhtikuun alusta alkaen – Sähköinen lasku laskee kuluja

Huhtikuun alusta yrityksillä on oikeus vaatia sähköistä laskutusta. Sähköinen laskutus on siis oletus, ja osalla pienyrityksiä muutos vaatii vielä toimenpiteitä.

EU-direktiiviin perustuva verkkolaskulaki astuu voimaan 1. huhtikuuta 2020. Kyseisestä päivämäärästä lukien elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä toiselta yritykseltä lasku sähköisessä muodossa. Kyseisen muutoksen ulkopuolelle on rajattu kuluttajalaskutus sekä yritykset, joiden vuosittainen liikevaihto on alle 10 000 euroa.

Verkkolaskutukseen tarvitaan ohjelma, jolla vastaanottaa laskuja. Suurin osa pankeista tarjoaa sähköisiä laskuja ja markkinoilla on myös kaupallisia järjestelmiä.

Sähköinen taloushallinto laskee kuluja

Yhä isompi osa yrittäjäjärjestön jäsenistä on siirtynyt sähköiseen taloushallintoon ja osana sitä palvelua ovat ottaneet sähköisen laskutuksen käyttöön.

Suomen Yrittäjien ekonomisti Petri Malinen huomauttaa, että, jos nyt on voimassa oleva sopimus, jossa ei ole erityisesti mainittu laskutuksen muodota mitään, niin 1.4.2020 laskun vastaanottaja voi vaatia laskun sähköisessä muodossa.

– Sähköisessä laskutuksessa on kyse rakenteellisessa muodossa olevasta laskun teknisestä muodosta. Sähköpostilla lähetetty pdf-lasku ei ole sähköinen lasku. Sähköinen lasku hyödyntää erityisesti sähköiseen taloushallintoon siirtyneitä yrityksiä, joiden kulut laskevat. Ohjelmistot pystyvät vastaanottamaan ja lukemaan laskut suoraan.

Muutoksessa on kyse rakenteellisesta uudistuksesta sähköisessä taloushallinnossa. EU-standardit määrittävät laskun teknisen muodon, eli laskun tietojen täytyy olla konekielisesti luettava. Näin kenenkään ei tarvitse kopioida laskun tietoja käsin erilliseen järjestelmään.

Taustalla on julkisen hallinnon digitalisaation eteneminen. Hallitusohjelmassa on ollut digitalisaation edistäminen ja kansallisesti on haluttu laajentaa sähköisen laskutuksen käyttöä. EU-tasolla on annettu direktiivi sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa, joka tuli voimaan viime vuoden huhtikuussa. EU-maiden välillä saattaa olla kansallisessa lainsäädännössä eroja siinä, että onko yrityksillä oikeutta vaatia sähköistä laskutusta.

Kun laskuttaa valtiota, verkkolaskuohjelmiston puuttuessa voi käyttää Verkostopalvelua

Valtiokonttorin mukaan, jos pienyrityksellä ei ole järjestelmää verkkolaskun tekemiseen, voi verkkolaskun tehdä Handi-toimittajaportaalin, Postin Verkostopalvelun tai Baswaren Supplier -portaalin kautta. Valtion laitokset ohjaavat lähettämään sähköisen laskun.

TIEKEn Verkkolaskuosoitteisto on palvelu, josta voit etsiä suomalaisten organisaatioiden verkkolaskuosoitteet. Verkkolaskuosoitteiston tietoja ylläpitävät suomalaiset verkkolaskun välittäjät. Verkkolaskuosoitteiston tiedot voi ladata myös omalla koneella käytettäväksi.

Lisätietoa siitä, kun laskutat valtiota.

Riikka Koskenranta

riikka.koskenranta (at) yrittajat.fi