Hämeenlinnan hankintapalvelut: viestinnällä vilkkaampaan vuoropuheluun
Julkiset hankinnat Häme -kehittämisohjelman kuntapajaprosessissa kohdattiin Hämeenlinnan kaupungin hankinnoista vastaavia henkilöitä. Yhteisessä keskustelussa keskityttiin erityisesti viestinnän kehittämiseen niin sisäisesti, sidosryhmien välillä kuin vuorovaikutuksessa hankkijoilta tarjoajille.
Hankintojen viestintää tarkasteltiin Hämeen Yrittäjien hankinta-asiantuntija Sanna Meronen Vileniuksen ohjaamana.
Nykytilasta todettiin, että toimeen on tartuttu. Erityisesti kiiteltiin hankintapäällikkö Aapo Kortetta, jonka organisoimana viestintä esimerkiksi Hankinnat ja Hämeenlinna -blogin sekä sosiaalisen median kautta on määrätietoisesti lisääntynyt.
– Tämänkaltaisessa viestinnässä tulee huolehtia, ettei asioita tehdä liian ad hoc. Aitoa face to face markkinavuoropuhelua pitää ehdottomasti saada aikaan, toteaa Korte.
Aapo Korte kertoo hyvänä asiana, että markkinakartoitusten määrä on kasvanut. Hankintojen kiemuroissa tavoitellaan myös selkeää ja ymmärrettävää viestintää, koska hankintavastaavat saattavat kommunikoida omalla ammattitermistöllään.
– Meillä on hyvä struktuuri ja asiantuntevat vetäjät eri toimialoilla. Tämäkin on mahdollisuus suunnata viestiä toimialakohtaisesti sopiville vastaanottajille. Hankintojen määrä ja moninaisuus on sen verran runsasta, että haasteena on ajankohtaisen viestinnän tuottaminen oikeille kohderyhmille, toteaa Hämeenlinnan kaupungin talousjohtaja Jussi Oksa.
Tilaisuudessa keskusteltiin siitä, mitkä ovat sopivia työkaluja viestiä hankinnoista niin kaupunkiorganisaation sisällä kuin eri sidosryhmille. Hankintaviestinnän koordinointi ja yhtenäistäminen esimerkiksi käsikirjan tai muun ohjeistuksen kautta koettiin hyödylliseksi. Valmiit viestipohjat, kanavat ja työkalut helpottaisivat viestintää hankinnoista eri kohderyhmille.
– Se on hyvinkin tavoiteltava ajatus. Nykyistä toimintaa on aina hyvä tarkastella kriittisesti ja pohtia mitä asioita voimme tehdä yksinkertaisemmin tai automatisoidummin. Digitalisaatio voi tuoda tähänkin helpotusta, muistuttaa tietohallintojohtaja Jouni Jäkkö.
Keskustelussa tuli esille myös kiinteämpi yhteys yrittäjäverkostojen ja muiden organisaatioiden kanssa, jotta viesti saadaan tehokkaammin perille halutuille vastaanottajille. Tämäkin on resurssikysymys, mutta tahtotilaa asioiden kehittämiselle löytyy.
– Ihanne on, että pystymme näkymään innovatiivisena mahdollisuuksien luojana. Ei kaikkea tarvitse keksiä uudestaan. On hyvä myös benchmarkata, miten muut kaupungit ja kunnat asioita hoitavat, vinkkaa hankinta-asiantuntija Hilkka Luukkonen.
– Tämä oli hyvä päivä. Luotan siihen, että yhteistyö jatkuu vieläkin tiiviimpänä ja päästään tekemään yhteistä viestintää tekemisistä ja onnistumisista, kiittelee Sanna Meronen-Vilenius.
Katso myös Hämeenlinnan hankinnoista:
