Mikä on varoitus ja kuinka monta niitä on annettava? – Yrittäjien lakimies vastaa

Varoitus on yksi Yrittäjien lakineuvonnan kysytyimpiä aiheita. Aiheesta tulee kysymyksiä viikoittain.

Yrittäjien neuvontalakimies Iivari Järvisen mukaan näkökulmia varoitukseen on monia, mutta hän jakaa esiinnousseet teemat kahteen pääryhmään.

– Ensimmäinen on työntekijän käyttäytyminen toisia työkavereita kohtaan, kuten häirintää, vihjailua tai muuta käyttäytymisen ylilyöntejä. Selvästi vaikeampi neuvottavien ryhmä on alisuoriutujat ja työtehon puute, koska on vaikea asettaa rajaa ja määritellä varoitukseen johtava toiminta, Järvinen sanoo.

Kynnys antaa varoitus voi olla matala, mutta se ei tarkoita juuri mitään ennen kuin aletaan puhua irtisanomisesta.

Järvinen on koonnut ohjeistusta blogiin varoituksiin liittyen. Moni kohta on kuitenkin tulkinnanvarainen. Työsopimuslaki sisältää ainoastaan yhden pykälän, jossa varoitus mainitaan. Pykälän mukaan työntekijää ei saa irtisanoa, ellei hänelle ole ensin varoituksella annettu mahdollisuutta korjata toimintaansa.

– Pykälän lopussa tosin annetaan mahdollisuus, poikkeuksellisissa tilanteissa, irtisanoa työntekijä henkilöperusteella ilman varoitusta, mikäli hänen rikkeensä on luonteeltaan sellainen, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää varoittamista ennen irtisanomista. Tällaisesta poikkeustilanteesta esimerkkinä voisi jossakin tilanteessa olla se, että työntekijä on esimerkiksi työskennellyt kilpailevassa firmassa ilman lupaa.

Mikä varoitus oikeastaan on?

Varoitus on työnantajan virallinen viesti työntekijälle. Sen tarkoitus on tehdä työntekijälle selväksi, ettei hänen toimintaansa olla tyytyväisiä, vaan työnantaja kertoo varoituksen avulla, mikä työntekijän toiminnassa on mennyt pieleen ja miten työntekijän halutaan jatkossa toimivan ja käyttäytyvän. On myös syytä kirjata varoitukseen, että mikäli laiminlyönnit tai rikkomukset jatkuvat, työsuhde voidaan päättää.

Varoitus kytkeytyy siis nimenomaan henkilöperusteiseen irtisanomiseen. Kun irtisanotaan taloudellisin ja tuotannollisin perustein, ei varoituksia anneta. Muut työsuhteen päättämistavat, kuten purku ja koeaikapurku, eivät vaadi varoituksen antamista, mutta näissäkin tilanteissa varoituksia voidaan toki antaa.

Varoituksen syinä voivat olla erilaiset rikkomukset tai laiminlyönnit, kuten esimerkiksi myöhästely, luvaton poissaolo, asiaton käyttäytyminen, työpaikan ohjeistuksen laiminlyönti tai ilmeisen huolimaton työn suorittaminen.

– Lievemmissä ongelmissa tilanteeseen voi olla hyvä puuttua ensin huomauttamalla, mutta tilanteen ollessa vakavampi varoitus voi olla aiheellinen. Huomautus on työnantajan oma, vapaamuotoinen puuttumiskeino, eikä sitä mainita työsopimuslaissa, Iivari Järvinen kertoo.

Huomautuksia laki ei tunne, mutta niillä saattaa olla oikeudenkäynnissä merkitystä, jos pyritään todistamaan, että työntekijän toiminta on jatkunut pidempään kuin varoituksia on annettu.

– Se pidentää aikajanaa, johon työnantaja voi vedota, Järvinen toteaa.

Huomautukset voivat olla myös pehmeämpi työkalu työpaikan dynamiikan kannalta. Varoituksilla on työntekijälle usein iso psykologinen vaikutus ja ne aiheuttavat vahvoja tunnereaktioita.

– Kokenut työnantaja kertoi, että harva työntekijä ei ole jäänyt sairauslomalle varoituksen saatuaan.

Montako varoitusta on tarpeeksi?

Varoitusten määrään ei ole yksiselitteistä vastausta. Toisinaan yksikin riittää, joskus varoituksia on syytä antaa useita. Ratkaisevampaa on työntekijän rikkeen laatu kuin niiden määrä. Toisin sanoen mitä vakavampi rike on kyseessä, sitä vähemmän varoituksia tarvitaan. Pienempien virheiden kuten vaikkapa lievien huolimattomuusvirheiden kohdalla varoituksia voi olla syytä antaa kohtuullisen monta ennen irtisanomiseen ryhtymistä, kun puolestaan suurten virheiden kuten taloudellisten vahinkojen aiheuttamisen osalta saattaa hyvinkin riittää yksikin varoitus ennen irtisanomista.

– Varoitusten määrää on hankala antaa. Jos työntekijä on joka aamu viisi minuuttia myöhässä, mutta se ei sinänsä vaikeuta toimintaa, työntekijä rikkoo vain yhteisiä pelisääntöjä. Jos taas kahvilan työntekijä ei ole avaamassa kahvilaa ajoissa, asiakkaat voivat mennä muualle, vaikutus on raskaampi, vaikka rike on sama.

Kolme varoitusta on hyvä lähtökohta. Se ei tule laista, mutta on tavanomainen ja yleinen, mutta vähempikin voi riittää.

Onko varoituksilla vaikutusta?

Työnantaja voi jakaa varoituksia, mutta niiden hyöty on pieni, jos työntekijä ei korjaa käytöstään. Hyviäkin esimerkkejä löytyy.

– Eräs työnantaja kertoi tapauksesta, jossa työntekijän käytöksessä oli ollut ylilyöntejä, mutta kerran tämä oli kilahtanut kunnolla. Irtisanomisperusteetkin olisivat olleet olemassa, mutta muuten työntekijä oli hyvä. Hän sai kirjallisen varoituksen, minkä jälkeen työntekijä muuttui täysin eri ihmiseksi. Ehkä hän ymmärsi käytöksensä vaikutukset ja vakavuuden työyhteisössä, Järvinen kertoo.

Varoituksen antamisen ydinkohtia

Varoitus on syytä antaa kirjallisesti ja sitä annettaessa työntekijä voi kertoa näkemyksensä varoituksesta. Työntekijän ei ole pakko allekirjoittaa varoitusta, mutta työnantajan on syytä aina varmistua siitä, että varoitus on todistettavasti annettu. Varoituksen antamisen jälkeen työntekijälle on annettava usein kohtuullinen aika, yleensä vähintään 2-3 viikkoa, korjata toimintaansa. Jos työntekijä tämän jälkeen yhä jatkaa ei-toivottavaa tekemistään, tulee harkittavaksi joko uuden varoituksen antaminen tai irtisanominen.

Työnantajan on noudatettava tasapuolisuutta myös varoitusten antamisessa. Tämä tarkoittaa käytännössä, että jos kaksi työntekijää tekee samanlaiset virheet, ei työnantaja lähtökohtaisesti voi toimia niin, että vain toinen saa varoituksen. Erilainen kohtelu saattaa kuitenkin olla mahdollista, jos toinen työntekijöistä tekee virheen ensimmäistä kertaa, mutta toinen on tehnyt samantyyppisiä virheitä jo aiemminkin ja saanut niistä suullisia huomautuksia. Tällöin on perusteltua, että ”ensikertalainen” selviää huomautuksella, mutta useamman virheen jo aiemmin tehnyt saa varoituksen.

– Tasapuolisuus on välillä ongelmallista. Se on työntekijän ja -antajan välinen asia, mutta työnantajan kannattaa lähteä siitä, että työntekijät keskustelevat keskenään. Kaikissa tilanteissa kannustan johdonmukaisuuteen, Järvinen toteaa.

Kauanko varoitus on voimassa?

Nyrkkisääntönä oikeuskäytännössä oli pitkään se, että varoitus vanhentuu noin vuodessa siitä hetkestä kun se annettiin.

– Viime vuosina on kuitenkin annettu tuomioita, joissa työnantaja on voinut pätevästi vedota jopa 2-3 vuoden takaisiin varoituksiin. Suosittelen kuitenkin varovaisuuteen vuotta vanhempien varoitusten kanssa.