“Miksi ne noin osti?” – Julkiset hankinnat – Vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin

HILMA, Tarjouspalvelu, kunnan nettisivut… Yrittäjällä voi tulla hiki, kun etsii tietoa julkisista kilpailutuksista. Ja “miten en tiennyt mitään markkinavuoropuhelusta, vaikka naapuriyrittäjä oli siellä ollut?”. Tuttuja kysymyksiä, hankintaneuvoja vastaa mistä voi olla kyse.

Yrittäjäjärjestön hankintaneuvojille tulee usein vastaan samoja kysymyksiä julkisten hankintojen tekemisestä ja niistä ilmoittamisesta. Ja hyvä, että yrittäjät kysyvät! Moni asia tulee selkeämmäksi ja kynnys osallistua kilpailutuksiin madaltuu. Seuraavassa muutama näistä suosikkikysymyksistä ja vastauksia niihin.

-Miksi kunta osti suoraan tuolta yritykseltä eikä laittanut tarjouspyyntöä laajempaan jakoon?

Mikään julkinen hankkija ei voi ostaa kilpailuttamatta, jos on kyse arvoltaan kansalliset kynnysarvot ylittävistä, isommista hankinnoista. Kansalliset kynnysarvot ovat esim. 60 000 € tavara- ja palveluhankinnoissa ja 150 000 € rakennusurakoissa (summat ilman arvonlisäveroa). Näiden alle jäävät pienhankinnat kilpailutetaan kevyemmin. Hankintalaki rajaa tiukasti ne tilanteet, joissa suorahankintoja voidaan tehdä: esim. silloin, kun tarjouspyyntöön saadaan vain yksi tarjous, kun markkinoilta löytyy todennetusti vain yksi toimittaja, joka voi kyseisen tavaran tai palvelun toimittaa, tai kun kyseessä on hankkijasta riippumaton poikkeuksellinen kiiretilanne. Peruste täytyy myös aina mainita suorahankintailmoituksessa, joka on kaikille näkyvillä valtakunnallisessa hankintojen ilmoituskanava HILMA:ssa.

Jos kyse on kansallisten kynnysarvojen alle jäävästä, ns. pienhankinnasta, se voidaan kilpailuttaa sen mukaan mitä kunnan oma hankintaohje sanoo, esim. pyytämällä sähköpostitse tarjouksia muutamilta toimittajilta. Tästä voi tulla se väärä kuva, että kunta ei olisi hankintaa kilpailuttanut, kun tarjouspyyntöä ei tarvinnut julkaista.

-Eikö sitä voisi oman seudun yrityksille lähettää sähköpostilla tietoa tulevista kilpailutuksista, pitääkö kaikki tarjouspyynnöt tunkea johonkin netin syövereihin?

Olisihan se mukava, jos yrittäjä saisi suoraan sähköpostiin tiedon oman toimialan kaikista kilpailutuksista. Mutta pari ongelmaa asiassa on:

• Jos kyse on isommista kansallisen tason tai EU-hankinnoista, tarjouspyyntöjen on oltava kaikkien nähtävillä HILMA:ssa. Mikään hankintayksikkö ei voi olla varma, että sen tiedossa on kaikki mahdolliset tarjoajat. Lähettämällä vain jollekin joukolle tietoa sähköpostilla ollaan äkkiä tilanteessa, jossa joku tarjoaja jääkin paitsioon. Silloin ei ole toimittu syrjimättömällä ja avoimella tavalla, kuten hankintalaki edellyttää. 
  
• Kaupankäynti ei katso kunta- tai maakuntarajoja: moni yritys haluaa myydä myös lähiseutunsa ulkopuolelle. Jos tietoa lähetettäisiin vain oman seudun yrityksille, eikä tarjouspyyntöjä julkaistaisi sähköisissä kanavissa, kaventuisivat yritysten toimintaedellytykset ja markkinoiden avoimuus rajusti.

-Miksi minun yritykseeni ei tullut kutsua markkinavuoropuheluun, vaikka sellainen täällä pidettiin?

Tietääkös se markkinavuoropuhelun pitänyt hankkijataho, että sinä ja yrityksesi olette olemassa? Ovathan yhteystietosi yrityksesi nettisivuilla ja somekanavissa ajan tasalla? Oletko ollut mukana kunnan tai hyvinvointialueen järjestämissä yritystapahtumissa verkostoitumassa? Seuraatko sinua kiinnostavien hankkijatahojen nettisivuja tai somekanavia? Onhan sinulla maksuton hakuvahti tehtynä HILMA:an? Oletko tehnyt myyntiä, eli ollut yhteydessä esim. kunnan tai kaupungin niihin toimialoihin, joille haluaisit tavaraa tai palveluja myydä ja kertonut että täällä ollaan? Vaativathan nämä myyntitoimet aikaa ja vaivaakin, mutta hankintaneuvojat kyllä auttavat esim. HILMA:n hakuvahdin teossa ja oikean yhteyshenkilön löytämisessä toimialalta, johon haluat myyntiä tehdä.