”Missä voin ilmoittautua kaupunkien hankintoihin toimittajaksi?” – Hankinta-asiamies vastaa

”Minulle on jäänyt hämärän peittoon, missä voin ilmoittautua Helsingin ja muiden kaupunkien hankintoihin toimittajaksi?”

Kaupunkien ja muiden veroeuroja hankintoihin käyttävien organisaatioiden eli hankintayksiköiden toimittajaksi ei voi vain ilmoittautua. Julkisia hankintoja ohjaa hankintalaki, jossa määritellään menettelytavat sille, miten kussakin hankinnassa tulee toimia. Hankinnat pitää pääasiassa kilpailuttaa ja ne ilmoitetaan Hilmassa (hankintailmoitukset.fi), mistä löytyy linkki varsinaiseen tarjouspyyntöön.

Voit hakea hankintoja Hilmassa hankintayksikkökohtaisesti ja erilaisilla hakusanoilla. Tekemästäsi hausta voit tehdä hakuvahdin. Pääkaupunkiseudulla ja Uudellamaalla tarjouspyyntö sijaitsee yleisimmin Tarjouspalvelu-järjestelmässä (tarjouspalvelu.fi).

Hankinnat, jotka ovat alle niin sanottujen kynnysarvojen, ovat hankintalain soveltamisalan ulkopuolella. Näiden pienhankintojen kilpailutus toteutetaan pääsääntöisesti kohdentamalla kilpailutus tunnetuille yrityksille sähköpostilla tai vastaavilla tavoilla. Kynnysarvo on muun muassa tavara- ja palveluhankinnoissa 60 000 euroa ja sosiaali- ja terveyspalveluissa 400 000 euroa. Kynnysarvot alittavat pienhankinnat löytyvät myös Tarjouspalvelusta, mikäli ne ilmoitetaan julkisesti.

“Kannattaako käyttää aikaa julkisiin hankintoihin, voivatko pienet yritykset menestyä tarjouskilpailussa?”

Julkisista hankinnoista on tehty erilaisia selvityksiä ja muutama vuosi sitten tehdyn tutkimuksen (Tukiainen, Jääskeläinen 2019) mukaan tarjouksia tulee usein vähän, moneen kilpailutukseen ei ollenkaan. Tämä kertoo, että kilpailu julkisissa hankinnoissa ei ole niin kovaa kuin yksityispuolella.

Helsingin Yrittäjät toteutti pääkaupunkiseudulla toimiville yrityksille kohdennetun hankintakyselyn viime vuoden lopulla. Selvityksessä kävi ilmi, että tarjoajat, jotka ovat yhteydessä kilpailuttajaan ennen tarjouspyyntöä, pärjäävät kolme kertaa paremmin kilpailutuksessa kuin vain tarjouspyyntöön vastaavat.
Hankintayksiköt usein kyselevät minulta erilaisissa yhteistyötapahtumissa keinoja, millä myös pienet yritykset saataisiin tarjoamaan heidän kilpailutuksiinsa.

Vastaus kysymykseen siis on, että kannattaa osallistua kilpailutuksiin ja pienetkin yritykset voivat menestyä.

Miten voin valmistautua julkisiin hankintoihin, varsinkin sellaisiin, joissa on vaatimuksia vastuullisuudesta?

Yhä useammassa julkisessa hankinnassa on erilaisia vastuullisuusehtoja. Tarjouspyynnöissä voi olla sosiaaliseen ja ekologiseen vastuullisuuteen sekä kiertotalouteen liittyviä vaatimuksia.

Hankintayksiköt käyttävät yhä useammin vastuullisuuden vähimmäistavoitteita, jotka löytyvät Hankinta-Suomen vuonna 2021 tekemästä Code of Conduct -liitteestä. Toimialakohtaisia vaatimuksia löytyy Motivan ja Suomen ympäristökeskuksen (Syke) sivuilta. Käytettävistä vastuullisuuskriteereistä voi etsiä lisätietoa omien tuotteiden ja palveluiden näkökulmasta Kriteeripankista (kriteeripankki.fi).

Suositeltavaa on osallistua hankintaan liittyviin ennakkotapahtumiin, kuten kyselyihin, infoihin ja markkinavuoropuheluihin. Niistä saat tietoa Hilmassa laittamalla täpän ennakkoilmoitukset-kohtaan ja valitsemalla hakuehdoista sen hankintayksikön, jonka hankinnoista olet kiinnostunut.

Ennakkoilmoitusten lisäksi voit hankkia tietoa suoraan siltä hankintayksiköltä, joka käyttää toimialasi tuotteita tai palveluita. Voit samalla kertoa omista ratkaisuistasi, jotta mahdollisuutesi osallistua kilpailutukseen varmasti huomioidaan. Yhteydenpito toimialoihin ja yksiköihin varmistaa myös, että olet niiden tunnettujen yritysten listalla, jotka saavat tarjouspyyntöjä pienhankinnoista.