”Mitä voin tehdä, jotta omat palveluni huomioitaisiin julkisten hankintojen kilpailutuksissa?” – Lue hankinta-asiamiehen vinkit

”Olen osallistunut julkisiin hankintoihin, mutta tarjouspyynnöt tuntuvat suosivan muita tarjoajia. Mitä voin tehdä, jotta omat palveluni huomioitaisiin?”

Julkisia hankintoja ohjaa hankintalaki. Lain kolmas pykälä edellyttää hankintayksiköitä kohtelemaan hankinnoissa tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimimaan avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintoja tekevät eivät välttämättä tunne markkinoita tarpeeksi hyvin. Kevyellä markkinakartoituksella ei kyetä löytämään kaikkia markkinoiden parhaita ratkaisutapoja oikeiden tarjousvertailujen rakentamiseksi.

Yritykset kertovat toisinaan myös vastaavansa vain tarjouspyyntöihin eivätkä osallistu markkinakartoitusten eri toimenpiteisiin, kuten kyselyihin ja keskustelutilaisuuksiin. Varmistaaksesi parhaat onnistumisen edellytykset, yrityksesi täytyy osallistua näihin ja mieluiten tehdä omaa myyntityötä tuotteita ja palveluita käyttäviin yksiköihin. Näin varmistat, että omien palveluidesi erityispiirteet tulevat huomioiduksi tarjouspyyntöjä laadittaessa. Ne erityispiirteet saattavat olla juuri oikeat hankinnan takana olevan tarpeen ratkaisemiseksi. 

”Mitä voin tehdä, jos tarjouspyyntö on silti selkeästi yhtä toimittajaa suosiva?”

Mikäli tarjouspyyntö vaikuttaa silti yhtä toimittajaa suosivalta, kyseessä voi olla laittomaksi suorahankinnaksi tulkittava kilpailutus. Voit valittaa kilpailutukseen osallistuneena suorahankinnaksi epäillystä hankintapäätöksestä joko oikaisuvaatimuksella suoraan hankintayksikköön, tehdä markkinaoikeuteen hankintapäätöksen muutoksenhaun tai ilmoittaa suorahankinnasta Kilpailu- ja kuluttajaviraston (KKV) Julkisten hankintojen valvontaan. KKV vie asian markkinaoikeuteen, mikäli suorahankinnasta on näyttöä. Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa hankintapäätöksen tiedonannosta.

Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle käyttäen hankintapäätöksessä ilmoitettua yhteystietoa. Oikaisuvaatimuksella osoitetaan hankintayksikölle sen toimineen hankintasäännösten vastaisesti ja vaaditaan sitä oikaisemaan tekemänsä päätöksen. Hankintaoikaisun seurauksena on uusi päätös, tai tässä tapauksessa uusi kilpailutus, tai huonoimmassa tapauksessa ei mitään toimenpiteitä.

Hankintapäätöksen muutoksenhaku eli valitus markkinaoikeuteen on hyvä käynnistää samaan aikaan oikaisuvaatimuksen kanssa suhteellisen lyhyen valitusajan takia. Hankintapäätöksen muutoshaussa on suositeltavaa käyttää julkiset hankinnat ja hankintalain hyvin tuntevaa lakipalvelua. Selkeästi voittavankin tapauksen voi hävitä muotovirheellä. Helsingin Yrittäjien verkostosta löytyy hyviä julkiset hankinnat tuntevia lakipalveluita.

Valitustoimia on syytä harkita tarkkaan, koska riski häviöön on aina olemassa ja sitä riskiä ei kannata ottaa, ellei menestyneestä valituksesta seuraa oma voitto. Vastuullinen lakifirma osaa myös kertoa ennen valitustoimien käynnistystä mahdollisuudet pärjätä valituksessa. Ilmoitus KKV:n valvontayksikköön voi monessa suorahankinnaksi epäillyssä tapauksessa olla yrityksen kannalta käyttökelpoisin ratkaisu.

”Hankintayksikkö ei tunne erityisalamme pienhankintojen rajoja. Miten voin vakuuttaa tämän, että hankinta voidaan tehdä ilman kilpailutusta?”

Kynnysarvot ja varsinkin hankintalain E-liitteen mukaisten erityisalojen palveluiden kynnysarvot ovat joissain tapauksissa hankintoja tekeville epäselviä. Hankintayksikkötasolla rajat varmasti tunnetaan, mutta hankintoja tehdään myös oman toimen ohella, jolloin kynnysarvot eivät ehkä ole aivan kirkkaana mielessä.

Kynnysarvojen alittavat hankinnat voidaan tehdä lain mukaan kilpailuttamatta suoraan, mutta organisaatioiden sisäiset säännöt useimmiten edellyttävät kilpailutusta. Ei ole väärin ilmoittaa Hilmassa ja kilpailuttaa avoimesti hankintoja alle kynnysarvojen, ennemmin siinä toimitaan hankintalain hengen ja Helsingin Yrittäjien suositusten mukaisesti. Hankintoja tekeviä ohjeistetaan monesti toimimaan epäselvissä tapauksissa sen tiukemman tulkinnan mukaan. Hankintayksiköt haluavat näin välttää riskit suorahankinnoista.

TEKSTI Pentti Komssi
KUVA Suomen Yrittäjät