Muutama tärppi tarjouksen tekoon

Vaikka kaikki kilpailutukset ovat erilaisia, on joitakin seikkoja, jotka huomioimalla voi parantaa mahdollisuuksiaan pärjätä julkisissa hankinnoissa. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous on ylivoimaisesti yleisin syy tarjouksen hylkäämiseen, eikä myöhässä saapuvaa tarjousta huomioida. Jokainen tarjous kannattaa lisäksi aina räätälöidä käsillä olevaan tarjouspyyntöön sopivaksi, kirjoittaa Pirkanmaan Yrittäjien elinkeinoasioiden päällikkö Maria Virtanen.

Tarjouspyyntö ja hankinta-asiakirjat on hyvä malttaa lukea huolella kiinnittäen erityistä huomiota päivämääriin ja siihen, onko kilpailutus yksi- vai monivaiheinen. Erityisen huolellisesti on syytä käydä läpi yritykselle asetetut soveltuvuusvaatimukset, tuotteelle tai palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset sekä hankinnalle asetetut vertailuperusteet. Lisäksi kannattaa vielä varmistaa, että pystyy todella tarjoamaan hankintayksikön pyytämää palvelua tai tuotetta.

Tarjouksen voi mahdollisesti jättää myös useamman yrityksen yhteistarjouksena. Jos esimerkiksi tarjouspyynnössä olevat pakottavat vaatimukset eivät liikevaihdon osalta täyty yksin, voi tarjota yhdessä kaverin kanssa, jos kaverin kanssa yhteenlaskettu liikevaihto siihen yltää.

Keskeistä on osoittaa, että tuote, palvelu tai rakennusurakka on tarjouspyynnössä ja hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Yrityksen tulee huolehtia, että sen antama tarjoushinta pitää sisällään kaikki tarjoushinnassa edellytetyt kustannukset. Jotkin sähköiset hankintajärjestelmät tai hankintayksiköt perivät tarjouskilpailun voittaneelta yritykseltä provisioperusteisen maksun. Tässäkin tarkka hankintailmoituksen lukeminen estää mahdolliset yllätykset.

Tarjouksen tekemiseen on hyvä varata aikaa. Tarjouksen naputtelu sähköiseen järjestelmään ei nimittäin välttämättä onnistu hetkessä. Ole siis ajoissa ja hanki myös tarvittavat liitteet ajoissa. Sähköiseen kilpailutusjärjestelmään kannattaa niin ikään tutustua etukäteen. Mahdollisissa epäselvissä tilanteissa ennätät näin kysyä vielä hankintayksiköltä tai palvelun tarjoajalta lisäohjeita.

Jos liitteeksi pyydetään todistuksia, huolehdi, että ne ovat ajantasaisia ja riittäviä. Tarjoukseen ei myöskään pidä liittää omia sopimusehtoja. Tarjousta voi muokata ja päivittää kilpailutusjärjestelmässä, kunnes tarjouksen jättämisen määräaika umpeutuu. Ajan umpeuduttua tarjousta ei voi enää parannella. Hankintayksikkö voi tietyissä tapauksissa pyytää täsmennyksiä tarjoukseen. Pyydetyt tiedot kannattaa tällöin toimittaa välittömästi.

Hyvin laaditusta tarjouksesta vastaanottajan on helppo ymmärtää, mitä hänelle ollaan tarjoamassa. Sekava tai epäselvä tarjous voi johtaa vääriin tulkintoihin ja lisätä tarjouksen hylkäämisen riskiä. Kun tarjouksen laadinnassa käyttää tarjouspyynnön sisällön järjestystä, on helpompi itsekin varmistaa, että tarjouksesta ei puutu vaadittuja tietoja. Sähköisissä kilpailutusjärjestelmissä järjestelmä yleensä huolehtii tästä eikä päästä etenemään ennen kuin vaaditut tiedot on täytetty.

Tarjous tulee kokonaisuudessaan lähettää määräajassa, pyydetyssä muodossa, siinä kanavassa ja sen sisältöisenä kuin tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Sähköisissä järjestelmissä kilpailutus päättyy ilmoitetulla kellonlyönnillä. Sen jälkeen tarjousta ei pysty enää jättämään. Tarjouksen lähettäminenkin kannattaa siis aloittaa ajoissa. Kun on vastannut sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä kaikkiin vaadittuihin kysymyksiin, pitää vielä lopuksi muistaa painaa sitä nappulaa, jolla tarjous lähtee matkaan. Harmittavan moni hyvä tarjous on jäänyt tämän mitättömän tuntuisen seikan takia tyystin lähettämättä.

On hyvä huomioida, että tarjoaja vastaa tarjoukseen jääneistä virheellisistä tiedoista. Kun tarjouksen jättää, sitoutuu samalla toteuttamaan hankinnan hankintayksikön ehtojen mukaisesti, jos voittaa tarjouskilpailun. Myöhemmin hankintaprosessissa ilmoitetuista hinnoista tai ehdoista ei enää ole mahdollista poiketa. Tarjous on aina sitova tarjouspyynnössä ilmoitettavan vähimmäisvoimassaolon ajan eikä tarjousta voi muuttaa tai peruuttaa tarjousajan päätyttyä ilman seuraamuksia. Huolellisuutta ei tästäkään syystä voi painottaa liikaa.

__________________________________________________________________