Näin vähennät koronariskiä päivittäisessä työssä – Petteri Järvisen tärpit etätyöskentelyyn

Tietokirjailija Petteri Järvinen kannustaa yrityksiä pohtimaan virtuaalisten neuvottelujen käyttämistä, jos fyysiset tapaamiset mietityttävät esimerkiksi koronaviruksen takia.

– Tällöin on sovittava etukäteen, mitä ohjelmaa käytetään. Kaikilla ei välttämättä ole samoja ohjelmia asennettuna tietokoneelle tai mobiililaitteeseen, hän muistuttaa.

Jos videoneuvottelusovellus on sidottu yksittäiseen laitteeseen, sen käyttö ei ole järkevää. Järvinen mainitsee esimerkkinä Applen FaceTimen, joka edellyttää Applen mobiililaitetta.

Järvinen muistuttaa, että videoneuvotteluilla on pelkkiin äänipuheluihin verrattuna myös turvallisuusnäkökulma.

– Voisin kuvitella, että videoneuvottelut lisäävät luottamusta osapuolten välillä. Pelkkää ääntä käytettäessä ei voi tietää, onko henkilö se kuka väittää olevansa, jos kyse ei ole saman organisaation työntekijöistä.

Videoyhteyksien suosiota on lisännyt se, että nykyisin nettikamera löytyy lähes jokaisesta mobiililaitteesta. Sellainen on integroituna myös moneen pöytänäyttöön.

– Videoneuvotteluun voi osallistua lähes missä vaan, missä on käytössä verkkoyhteys. Ei tarvitse mennä työpöydän ääreen.

Järvinen itse ei ole vielä pelästynyt koronaviruksen leviämistä Suomessa.

– Fyysiset palaverit eivät tällä hetkellä pelota, mutta ne tuntuvat melkoiselta rahan ja ajan tuhlaukselta. Rahan tuhlaukselta ainakin silloin, jos pitää ajaa paikalle omalla autolla. Samalla kyse on luonnon tuhlauksesta hiilijalanjäljen muodossa, Järvinen sanoo.

Järvinen pitää selvänä, että jokainen yrittäjä miettii toiminnassaan kustannustehokkuutta. Samaan aikaan omasta ajasta on tullut monelle yhä arvokkaampaa. Turhia menoja pyritään välttämään.

Järvinen pyrkii säätelemään omien palaveriensa määrää.

– Onneksi niitä ei ole kovinkaan paljon nykyisin. Jos käyn jossain paikan päällä, se liittyy tavallisimmin puhujakeikkaan. Fyysisessä läsnäolossa on omat hyvät puolensa enkä haluaisi ainakaan vielä esiintyä yleisölle videokameran välityksellä. Palaverit hoidan sen sijaan yleensä puhelimitse. Joskus osallistun videoneuvotteluihin, mutta niihinkin vain katselijan roolissa.

”Korona tulee muuttamaan tapoja”

Järvisen mukaan videoneuvottelut sopivat moneen tarkoitukseen, mutta eivät kaikille.

– Esimerkiksi myyntitapaamiset ovat sen suhteen haastavia. Paljon on kiinni alasta, jolla yrittäjä toimii. Hierojan on pakko mennä jatkossakin asiakkaansa luo. Sitten on tällaisia toimistosotureita, jotka voivat tehdä kaiken kotoa käsin. Silloin yhteydet ja ohjelmistot ovat luultavasti kunnossa.

Tietokirjailija uskoo että koronavirus tulee jättämään jälkensä yritysten toimintakulttuuriin.

– Korona on jo nyt pakottanut monen kansainvälisen yrityksen lopettamaan matkailun. On jouduttu etsimään uudenlaiset työtavat ja asentamaan etätyöohjelmat. Suomessakin on ihmisiä, joita on kielletty menemästä töihin koronaviruksen takia. Moni joutuu kokeilemaan kotona työskentelemistä ja fyysisten palaverien vähentämistä. Se on happotesti. Jos käytännöt toimivat, uskon, että ne jäävät pysyviksi.

Järvinen muistuttaa, että kaikkea turhaa matkustamista tulisi välttää, on sitten kyse koronaviruksesta tai ei.

– Hiilidioksidipäästöjen ja energiankulutuksen vähentämisen kannalta pitäisi tehdä päivittäin analyysi siitä, mihin kannattaa matkustaa. Onhan se yleensä hullua, jos ihmiset matkustavat eri suunnilta istumaan saman pöydän ääreen.

Petteri Järvisen tärpit etätyöskentelyyn

Google Docs

Googlen maksuton ohjelma, jolla käyttäjät voivat muokata tekstidokumentteja samaan aikaan. Muutokset tallentuvat dokumentteihin reaaliajassa. Tämä helpottaa suunnittelua. Versiohistoria näyttää dokumentin vanhemmat versiot niiden päivämääräjärjestyksessä sekä tiedot dokumentin muokkaajista. Google Docsilla voi avata myös Word-dokumentteja Chrome-selaimen laajennusosalla. Word-tiedostot voi muuttaa Google Docs -muotoon ja takaisin Word-dokumenteiksi. Docsin sisällä voi tehdä Google-hakuja ja hyödyntää kuva ja tekstihakuja dokumenttien muokkaamisessa.

Microsoft tarjoaa vastaavia ominaisuuksia Word for Office 365 -sovelluksessa. Kun joku on muuttanut yhteisesti jaettua dokumenttia, muut muokkaajat saavat siitä tiedon. Samat toiminnot pätevät myös Excel-taulukkolaskentasovelluksessa.

– Tämä on erityisen kätevää, jos suunnitellaan isommalla porukalla esimerkiksi budjettia, Petteri Järvinen sanoo. Hän suosittelee yhteiseen suunnitteluun myös Trello-palvelua, jonka perusversio on maksuton.

Google Hangouts

Googlen kehittämä maksuton pikaviestintäsovellus, jolla voi soittaa video- ja äänipuheluita sekä käydä ryhmäkeskusteluja useamman henkilön kanssa samanaikaisesti. Ryhmäkeskustelun voi kasvattaa jopa 150 osallistujaan. Videpuhelu onnistuu enintään kymmenen kontaktin kanssa. Hangoutsilla voi soittaa mihin tahansa numeroon, jolloin puhelut muille samaa sovellusta käyttäville ovat maksuttomia. Sovellus toimii myös Android- ja iOS-mobiililaitteilla.

Join.me

Join.me on digitaalinen neuvottelualusta, jonka käyttäjä voi kustomoida kokouskutsulinkin esimerkiksi oman yrityksensä nimellä. Videoneuvottelun taustalle saa haluamansa kuvan. Kokouksen pitäminen on maksutonta. Kokouksen aikana ruudun voi jakaa esimerkiksi graafista esitystä varten. Palvelun kuukausihinnat alkavat noin 9 eurosta, jolloin samassa neuvottelussa voi olla enintään viisi henkilöä. Edullisimpaan pakettiin ei kuulu videoyhteysmahdollisuutta. Sen saa käyttöönsä maksamalla noin 18 euroa kuukaudessa.

– Vaihtoehtoisesti tarjolla on esimerkiksi Skype tai Microsoft Teams, joskin jälkimmäinen on suunnattu isommille organisaatioille. Vaikka Skype ei ole varsinainen neuvottelualusta, silläkin voi luoda videoneuvotteluyhteyden useammalle henkilölle samanaikaisesti. Eikä Skypen perusversio maksa mitään, Järvinen sanoo.

Kuva: Petteri Järvisen albumi

Pauli Reinikainen

pauli.reinikainen (at) yrittajat.fi