Näin varmistat, että yhtiökokous järjestetään etänä sääntöjen mukaan – Lue asiantuntijan neuvot

Monessa yrityksessä on otettu käyttöön etäyhteydet yhtiökokousten järjestämisessä. Viime viikkoina pahentunut koronatilanne ja etenkin omikron-virusmuunnoksen nopea leviäminen on siirtänyt entisestään kokouksia etämoodiin.

Suomen Yrittäjien asiantuntija Atte Rytkönen-Sandberg kannustaa yrityksiä hyödyntämään etäyhteyksiä tartuntariskin pienentämiseksi.

– Pienissä, esimerkiksi kahden tai muutaman osakkaan yhtiöissä yhtiökokous voidaan pitää helposti myös etäkokouksena, esimerkiksi Teamsin tai puhelimen välityksellä. Hankalassa koronatilanteessa näitä mahdollisuuksia on suositeltavaa terveysturvallisuuden varmistamiseksi käyttää, etenkin jos osakkaita on yhtiössä enemmän.

Monen yhtiön tilikausi päättyy kalenterivuoden loppuun. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Rytkönen-Sandbergin mukaan yhtiökokouksen lykkääminen ei tällä hetkellä voimassa olevien säännösten mukaan ole mahdollista, vaan yhtiökokoukset on pidettävä kuten osakeyhtiölaissa säädetään. Poikkeusmahdollisuus salli lykkäämisen viime vuonna.

Osakeyhtiölain väliaikaisten koronamuutosten johdosta myös pörssiyhtiöt ja FN-listayhtiöt voivat järjestää kokouksensa hallituksen päätöksellä etäkokouksina tai niin, että kokoukseen voi osallistua vain asiamiehen välityksellä. Väliaikainen sääntely on tällä hetkellä voimassa kesäkuun 2022 loppuun saakka. Väliaikaisen lain tarkoituksena on varmistaa, että kokoukset pystytään järjestämään turvallisesti ja häiriöttä myös koronaepidemian aikana.

Etäkokous mainittava kutsussa

Yhtiöjärjestyksestä käyvät ilmi yrityksessä mahdollisesti sovitut poikkeusjärjestelyt kokousten järjestämisestä. Joskus yhtiöjärjestys saattaa estää etäosallistumisen kokoukseen.

– Yhtiökokouksiin ja muihin vastaaviin sääntömääräisiin tai lakimääräisiin kokouksiin, joihin lähtökohtaisesti voivat osallistua vain yhteisön jäsenet sekä kutsuttuina eräät muut, ei pääsääntöisesti sovelleta yleisötilaisuuksia koskevia kokoontumisrajoituksia. Eli tällaisessa tilanteessa kokous voidaan pitää. Tällöin on kuitenkin tärkeä huolehtia turvaväleistä sekä muista terveysturvallisuuden mahdollisimman hyvin varmistavista toimintatavoista, Rytkönen-Sandberg huomauttaa.

Joskus yhtiöjärjestys saattaa estää etäosallistumisen kokoukseen.

Jos yhtiöjärjestyksessä ei ole mainintaa etäkokouksen pitämistavasta, yhtiön hallituksen tulee kertoa kokouskutsussa, että kokous pidetään etänä. Näin varmistetaan, että osakkeenomistajilla on mahdollisuus osallistua kokoukseen.

Jos osakkeenomistaja ei syystä tai toisesta pääse yhtiökokoukseen, hän voi valtuuttaa haluamansa asiamiehen käyttämään puhe- ja äänivaltaa myös etäkokouksessa. Valtakirja todennetaan kokouksessa.

Digitaalisia välineitä voidaan käyttää yhtiökokousten päätösten ja pöytäkirjan allekirjoittamiseen. Tällöin allekirjoitukset on syytä hoitaa vahvalla tunnistautumisella varustetulla sähköisellä allekirjoituspalvelulla.

– Jos sähköinen allekirjoittaminen ei ole mahdollista tai tällaista mahdollisuutta ei haluta käyttää, allekirjoitukset voi toki hoitaa myös esimerkiksi vaikka kierrättämällä pöytäkirja postitse, Rytkönen-Sandberg kertoo.

Lähteenä käytetty myös Tilipalvelu Rantalaisen blogia.