Osaatko puhua kirjanpitäjää? – Lue tulkiksi ryhtyneen tilitoimiston vinkit sujuvaan yhteiseloon

Porvoolainen tilitoimisto Tililaatikko on ryhtynyt taklaamaan yritysten ja kirjanpitäjien välisiä viestintäkuoppia sosiaalisessa mediassa.

– On ihan yleistä, että kirjanpitäjältä ei uskalleta kysyä uudelleen, jos yrittäjä ei ymmärrä tämän vastauksia. Saan paljon viestejä, joissa pyydetään apua tulkitsemaan oman kirjanpitäjän vastauksia tai apua muotoilemaan kysymys niin, että saisi vastauksen siihen, mitä oikeasti haluaisi tietää, Tililaatikon Anni Kanninen kertoo.

Kanninen on aikaisemmin toiminut tilitoimistossa assistenttina, missä hän tottui tulkitsemaan kirjanpitäjiä yrittäjille ja päinvastoin.

Hän ja Tililaatikon kirjanpitäjä Pauliina Korpi olivat samassa työpaikassa, mutta koronasta johtuvien yt-neuvotteluiden jälkeen he päättivät ryhtyä yhdessä yrittäjiksi.

Kanninen pitää huolta muiden hallinnollisten töidensä ohella huolta sosiaalisesta mediasta, ja hän on hankkinut valmennuspalvelua Instagramin valjastamiseen markkinointikanavaksi. Apu kelpaa omien asiakkaiden lisäksi myös ulkopuolisille, mutta Instagramin kautta on löytynyt myös uusia asiakkaita.

– Pyrkimys ei ole ohjata kaikkia vaihtamaan kirjanpitäjää, vaan kommunikoimaan paremmin, Kanninen sanoo.

Kysy, jos et ymmärrä

Yrittäjä maksaa kirjanpitäjän palveluista, ja kirjanpitäjä on asiakaspalveluammatissa. Silti Kanninen ja Korpi ovat huomanneet, että yrittäjä ei usein uskalla häiritä kirjanpitäjää kysymyksillään.

–  Kirjanpitäjillä on vähän sellainen maine, että heitä on hankala lähestyä. Hekin ovat usein yrittäjiä ja tarjoavat lakisääteistä palvelua, johon kuuluu kysymyksiin vastaaminen. Ajatuksia he eivät lue, eli yrittäjän täytyy uskaltaa kysyä, jos joku on epäselvää, Kanninen sanoo.

Korpi pitää omaa taustaansa ravintola- ja matkailualan asiakaspalvelutehtävissä hyvänä kouluna siihen, että osaa kohdata asiakkaan ihmisenä.

Joillekin pitkäänkin toimineille yrittäjille voi olla epäselvää, mikä liikevaihto on ja mistä se koostuu. Toiselle tase ja tuloslaskelma voivat olla tuttuja, mutta mitä ne tarkoittavat ja mistä ne muodostuvat?

–  Kirjanpitäjien pitää viitsiä vastata ja selittää asioita, jotka tuntuvat itselle nollatason kysymyksiltä. Heille opetetaan koulussa kuitenkin kirjanpitoa, mutta ei niinkään asiakaspalvelua. Kirjanpitäjä voi olla niin sisällä omassa tekemisessään, ettei edes huomaa puhuvansa jargonia, joka jää asiakkaalle epäselväksi, Korpi sanoo.

Miten valitsen kirjanpitäjän?

Yrittäjälle vinkataan usein, että hyvän kirjanpitäjän valitseminen on tärkeää. Mistä tietää, että kirjanpitäjä on itselle sopiva?

Korpi suosittelee tapaamista, joko kasvotusten tai etänä. Jos kommunikointi sujuu kasvotusten, se sujunee myös viestien kautta.

– Kohtaamisessa saan myös ensivaikutelman, josta tiedän, sopiiko asiakas meille vai ei. Meillä on myös toimialoja, kuten perustajaurakointi, maa- ja metsätalous sekä yhdistystoiminta, joita emme tee, koska ne vaativat erikoisosaamista. Neuvomme näitä asiakkaita niille, jotka osaavat vastata näiden toimijoiden tarpeeseen, Korpi sanoo.

Milloin pitää vaihtaa kirjanpitäjää?

Kysymykseen ei ole oikeaa vastausta. Suhde kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä ei kuitenkaan saisi olla ahdistava.

– Jos viestinnässä on jatkuvasti ongelmia, vaihtaminen voi olla tarpeen. Jos kirjanpitäjää ei uskalla ”häiritä” kysymyksillä tai kysymyksiin ei saa ymmärrettävää vastausta kerta toisensa jälkeen, asiakkuussuhde voi olla molemmille turhauttava.

Milloin pitää vaihtaa toiminimi osakeyhtiöksi?

Kanninen ja Korpi saavat kysymyksen usein. Mitään oikeaa hetkeä ei ole.

– Moni yrittäjä kokee osakeyhtiön uskottavuuskysymyksenä, mutta esimerkiksi Lidl Suomi on kommandiittiyhtiö, eikä heillä ole käsittääkseni uskottavuusongelmaa. Tätä kannattaa tarkastella kirjanpitäjän kanssa oman yrityksen tilanteen valossa, Korpi kertoo.

Miten teen kirjanpitäjien hintavertailua?

Kirjanpitäjät laskuttavat yleensä tunti- tai vientiperusteisesti. Kirjanpitosopimusta tehdessä on hyvä käydä läpi kirjanpitäjän kanssa se, mitä hinta sisältää ja mitä palvelut maksavat.

Tililaatikko on kehittänyt suoratoistopalveluista tutun kuukausimaksuperusteisen hinnoittelutavan.

Kriisissä ei tarvitse jäädä yksin

Kun koronakriisin korkeimmat laineet ovat hieman laantuneet, Ukrainan sota alkoi. Kriisitilanteissa on luonnollista reagoida jotenkin, mutta silloinkin kannattaa konsultoida kirjanpitäjää.

– Kannattaa käydä läpi yrityksen maksukyky ja puskurit sekä mahdolliset päällekkäiset tai muuten karsittavat kulut. Koronakriisissä moni yrittäjä lamaantui ja laskut jäivät maksamatta. Rahat kannattaa kuitenkin pitää liikkeessä ja kulut hoitaa, Korpi neuvoo.