Rohkeaa ja avointa hankeviestintää

Työssään hän kohtaa toistuvasti kysymyksiä: keneen voin ottaa yhteyttä, mistä tavoitan oikean henkilön, mistä saan apua ja tietoa?

– Viestintä on todella tärkeä palikka hankinnoissa ja tätä viestintäyhteistyötä on hankintojen parissa kehitettävä eteenpäin. Järjestimme yhdessä Keski-Suomen Yrittäjien, Jyväskylän ammattikorkeakoulun ja Jyväskylän kaupungin kanssa huhtikuussa Hankintaseminaarin, jonka aiheena oli Viestintä menolippuna julkisiin hankintoihin. Halusimme herätellä tämän tärkeän asian pariin, Puttonen avaa.

Seminaarissa kuultiin muun muassa some-viestinnän hyödyistä julkisissa hankinnoissa, esimerkkinä toimi Laukaan Satavuon koulu. Kyseisessä projektissa otettiin sen alkumetreiltä saakka vahva viestinnällinen ote ja käyttöön valjastettiin kaikki mahdolliset viestintäkanavat.

– Hankintoja ei tulisi tehdä vain virkamiestyönä omien pöytien äärellä, vaan heidän parissansa, joita asia koskettaa. Kaikki osapuolet on hyvä ottaa mukaan prosessiin. Tästä hyvänä esimerkkinä toimii Satavuon tapaus, sitä tehtiin suunnitelmallisesti ja jo hankkeen ideointivaiheessa otettiin loppukäyttäjät huomioon. Vaikka projektista on jo vuosia, se toimii mielestäni edelleen hyvänä esimerkkinä siitä, kuinka yhteistyöllä ja osallistamisella päästään esimerkilliseen lopputulokseen, painottaa Puttonen.

Hirvi jätti muistijäljen

Laukaan Vuonteen kylälle valmistunut kolmesta lähikylästä, Saviosta, Tarvaalasta ja Vuonteesta nimensä saanut Satavuon koulu valmistui vuonna 2018, hankkeen tavoitteena oli tehdä ekologisesti kestävä alakoulu ja päiväkoti sadalle lapselle sadaksi vuodeksi. Laukaan kunnan rakennuttaja Pekka Mikkoselle projekti on jäänyt mieleen yhtenä työhistoriansa mieluisimpana hankkeena.

– Silloinen Laukaan kunnanjohtaja Jaakko Kiiskilä kannusti meitä palkkaamaan projektin pariin viestinnän osaajan. Mukaan valikoitui Piilotetun aarteen Johanna Janhonen. Johanna heitti ilmoille idean hahmosta, joka kuvaisi uutta koulua ja välittäisi lähestyttävästi viestiä hankkeen etenemisestä eri kanavilla. Tilasimme sarjakuvamaisen hirvi hahmon Linda Saukko-Raudalta. Tulevan koulun lapset ehdottivat maskotille nimiä, joista projektiryhmä valitsi Hapsu-hirven, Mikkonen muistelee.

Laukaassa järjestettiin avoimella kutsulla markkinavuoropuhelussa konseptin esittely toimijoille ja kaikille kiinnostuneille. Janhonen ja Hapsu-hirvi olivat mukana koko prosessin ajan. Hirven seikkailuja seuraamalla pysyi perillä mitä hankkeessa tapahtuu. Janhonen oli mukana hankkeessa kolmisen vuotta, Hapsu-hirvi jatkaa elämäänsä edelleen Satavuon koulussa.

– Olen käyttänyt erilaisia hahmoja useissa eri projekteissani, varsinkin eläimet ovat hyviä ja samaistuttavia. Satavuon koulun hankkeessa hyödynsimme Laukaan viestinnästä jo entuudestaan tuttua hirveä, josta teetettiin päiväkotiin ja alakouluun sopiva sarjakuvamainen versio. Jo hankkeen alkumetreillä tehdyn maskotin avulla toimme viestintään huumoria, esimerkiksi tapahtumissamme monet ottivat selfieitä Hapsun kanssa, Janhonen kertoo.

Janhonen osallistutti viestintään koko hankeprojektin, jokainen tuotti materiaalia viestinnän käyttöön. Viestintään antoivat panostuksensa hankkeen projektipäällikkö, koulun arkkitehti, useat Laukaan kunnan työntekijät ja urakoitsijat.

– Tulen itse kuntamaailman ulkopuolelta, joten osasin ehkä katsoa viestittäviä asioita uudesta näkökulmasta ja luoda uutta tapaa viestinnälle ja herätellä avoimuuteen. Teimme yhdessä avointa ja aktiivista hankeviestintää, Janhonen muistelee.

Vaikka esimerkiksi somen ottaminen mukaan hankkeeseen tuntuikin Mikkosesta alkuun haastavalta, näkee hän siinä vain positiivisia puolia.

– Tekeminen toi arkiseen työhömme hyvää vastapainoa. Nyt ottaisin rennommin ja lähtisin vielä rohkeammin liikkeelle. Vaikka hankkeiden kustannusraamit ovat tiukat, toivoisin, että voisimme jatkossakin käyttää enemmän paukkuja viestintään ja tiedottamiseen.

– Onneksi markkinavuoropuhelu on lisääntynyt hankinnoissa ja näistä Satavuon koulun kaltaisista hankkeista on hyvä oppia ja parantaa tähän päivään. Viestintää ja vuoropuhelua ei voi koskaan olla liikaa, Puttonen muistuttaa.