Tehokkuutta tiedolla johtamiseen ­– Tecinspire kehitti data-analytiikan työkaluja henkilöstöjohtamisen tueksi

Vuonna 2017 perustettu Tecinspire Oy on erilaisia sovelluksia ja digitaalisia ratkaisuja kehittävä oululainen ohjelmistoalan yritys, joka on kasvanut koko olemassaolonsa ajan. Sen 13 työntekijästä neljä on aloittanut yrityksen palveluksessa syksyn 2022 jälkeen. Toimitusjohtaja Teemu Kivioja hoitaa henkilöstöasioita yhdessä johtoryhmän kanssa.

Tecinspirella haluttiin varautua kasvuun, ja yhtenä keinona nähtiin data-analytiikan hyödyntämisen lisääminen henkilöstöjohtamisessa. Heillä oli jo käytössä tarkoitukseen sopiva Power BI -sovellus, jonka hyödyntämistä lähdettiin kehittämään Hyvä pomo -hankkeessa. Tecinspirella hankkeesta vastasi markkinointijohtajana ja johtoryhmän jäsenenä työskentelevä Jaana Hietala, jolle data-analytiikka ja työkalu olivat entuudestaan tuttuja.

Helposti ymmärrettävä ja päivittyvä tieto parantaa päätöksentekoa

Data-analytiikassa on kyse tiedon tehokkaasta hyödyntämisestä päätöstenteon tukena. Kerätty tieto esitetään tarpeisiin sopivassa, helposti ymmärrettävässä ja omaksuttavassa visuaalisessa muodossa, jonka päivittäminen on tehty helpoksi.

Pienessä yrityksessä tiedon hallitseminen on vielä helppoa, mutta henkilöstön lisääntyessä se vaikeutuu jatkuvasti. Riskien minimoimiseksi ei kaikkia asioita kuitenkaan kannata pitää yhden henkilön tiedossa ja muistissa, vaan on parempi hyödyntää tarjolla olevia tiedonhallinnan järjestelmiä. Tiedon hyödyntäminen saattaa kuitenkin jäädä vähäiseksi, jos sitä on irrallaan monissa järjestelmissä tai se on vaikeasti omaksuttavassa muodossa.

Tietoa havainnolliseen ja helposti omaksuttavaan muotoon kokoava työkalu helpottaa tietoperusteisten päätösten tekemistä merkittävästi. Työtuntien, laskutettavan työn määrän ja poissaolojen seuranta ovat ilmeisiä raporteissa seurattavia asioita. Data-analytiikkaa voidaan kuitenkin käyttää monessa muussakin, kuten esimerkiksi työtyytyväisyyden seuraamisessa ja henkilöstön osaamisen kartoittamisessa. 

Työkaluja kasvavan yrityksen henkilöstöjohtamiseen

Hyvä pomo -hankkeessa Tecinspirelle rakennettiin henkilöstöjohtamiseen ja talouteen liittyviä raporttipohjia sekä havainnollistavia kuvaajia. Jatkossa data-analytiikkaa aiotaan kehittää ja hyödyntää lisää.

”Meillä tullaan kyselyiden avulla seuraamaan työtyytyväisyyden ja hyvinvoinnin kehittymistä ajan myötä. Jos tavoitteena on esim. työhyvinvoinnin parantaminen, voidaan katsoa mitkä työhyvinvoinnin osa-alueet ovat parantuneet ja mitkä eivät ole muuttuneet. Voidaan myös helpommin analysoida sitä, miksi jokin asia on mennyt huonompaan suuntaan tai miksi se ei ole parantunut”, Hietala kertoo yhdestä sovelluskohteesta.

Yrityksen henkilöstön osaamisen kartoittamisessakin voidaan hyödyntää nykyaikaista data-analytiikkaa. Kun yrityksessä on tietoa koko henkilöstön osaamisesta, on esimerkiksi osaamispuutteiden tunnistaminen ja niihin reagoiminen helpompaa.

”Pienessä yrityksessä voi rajallinen osaamispohja vaikeuttaa vaikkapa lomien aikatauluttamista ja tuurauksen järjestämistä. Luonnollisesti yrityksissä halutaan taata kaikille, yrittäjät mukaan lukien, mahdollisuus viettää kesälomaa rauhassa. Silti pitää varmistaa, että lomienkin aikana yrityksessä on aina tavoitettavissa joku riittävän osaava henkilö, jos asiakkaalta tulee kiireellinen pyyntö”, Jaana Hietala kuvaa.

Hankkeisiin kannattaa osallistua ja apua ottaa vastaan

”Jokainen meistä tarvitsee jossakin asiassa apua, eikä yrittäjän tai yrityksen tarvitse pärjätä yksin. Hyvä pomo -hanke olikin hyvä esimerkki yrityksille tarjolla olevasta matalan kynnyksen tuesta. Erilaisiin kehitysprojekteihin ja hankkeisiin kannattaa osallistua. Eikä sitä tarvitse hävetä, että haetaan tukea, asiantuntemusta, koulutusta tai rahoitusta”, Hietala pohtii.

”Tecinspiren keskeinen arvo on avoimuus ja läpinäkyvyys kaikessa. Meillä kommunikoidaan suoraan, puhutaan suoraan, ja asiakkaillekin ollaan läpinäkyviä. Totta kai me kerromme myös sen, ettemme ole data-analytiikan superasiantuntijoita. Siksihän me haetaan siihen apua, että opitaan sitä. Kun me autamme meidän asiakkaita, niin on luonnollista, että me itsekin haemme asiantuntemusta ja tukea”, hän päättää.

Lisää: https://www.tecinspire.com

Hyvä pomo -hankkeessa kehitettiin alle 20 henkilöä työllistävien yritysten henkilöstöjohtamisen käytäntöjä. Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien vetämä ESR-rahoitteinen hanke päättyi toukokuussa 2023. Hankkeen aikana asiantuntijapalveluita hyödynsi 47 yritystä Pohjois-Pohjanmaalta.

Artikkelin on kirjoittanut Satu Lankinen / Viestintä- ja markkinointitoimisto Saagacoms