Tiesitkö näistä Excel-kikoista? Katso lista hyödyllisistä pikakomennoista

Excel-kouluttaja, yrittäjä Mia Porrassalmen mukaan Microsoftin suosittu taulukkolaskentaohjelma on yksi yrittäjän tärkeimmistä työkaluista.

– Sillä voi säästää valtavasti aikaa. Mnulla on asiakkaita, jotka säästävät Excelin avulla kymmeniä tunteja työaikaa kuukaudessa.

Vielä enemmän aikaa säästyy, jos opettelee tehostamaan Excelin käyttöä. Apuna ovat muun muassa erilaiset pikakomennot sekä muut tehokkuutta lisäävät toiminnot. Porrassalmi itse käyttää esimerkiksi pikatäydennys-toimintoa.

– Sillä voi säästää valtavasti aikaa esimerkiksi silloin, jos käyttäjän tarvitsee tulostaa lista, jossa on paljon sähköpostiosoitteitya. Pikatäydennystoiminnolla lista voidaan nopeasti muuttaa muotoon, jossa on käyttäjien etunimet ja sukunimet.

”Työn jälki on tarkempaa, kun ei tarvitse miettiä, tekikö näppäilyvirheen.”

Mia Porrassalmi, kouluttaja

Kätevä ehdollinen muotoilu

Porrassalmi kehottaa käyttäjää opettelemaan kaavojen käyttöä. Jo yksinkertainen summakaava nopeuttaa työskentelyä selvästi.

– Työn jälki on tarkempaa, kun ei tarvitse miettiä, tekikö näppäilyvirheen. Kaava toimii aina samalla tavalla, kun se on kerran tehty oikein.

Taulukot puolestaan ovat kouluttajan mukaan ”idioottivarma” tapa tiedon suodattamiseen.

– Jos käytössä on jonkinlaista dataa, kuten asiakasrekisteri, tilausnumeroita tai tilausten arvoja, taulukossa tieto on helppo lajitella järjestykseen esimerkiksi suurimmasta pienimpään. Tietoa voi suodattaa myös tuoteryhmittäin.

Porrassalmi nostaa suosikkitoiminnoistaan esille myös ehdollisen muotoilun, jonka avulla isosta listauksesta voidaan nostaa esille halutut luvut.

– Voin bongata listasta esimerkiksi huonoimmat katteet. Ehdollisella muotoilulla voin nostaa esiin vaikkapa alle kymmenen prosentin katteet ja muuttaa ne punaisiksi.

Excelissä on paljon toimintoja, joista aloittelevan käyttäjän ei Porrassalmen mukaan kannata pelästyä.

– Perusasioilla pääsee hyvin liikkeelle. Osaamista voi laajentaa osallistumalla koulutuksiin, joita on runsaasti tarjolla verkossa.

Hyödyllisiä pikakomentoja

Seuraavassa lista hyödyllisistä Excel-pikanäppäimistä, jotka voivat nopeuttaa työskentelyä.

Peruskäyttö:

• Ctrl + N: Luo uusi työkirja.
• Ctrl + O: Avaa olemassa oleva työkirja.
• Ctrl + S: Tallenna työkirja.
• Ctrl + P: Avaa tulostusvalikko.
• Ctrl + W: Sulje työkirja.
• Ctrl + Z: Kumoa viimeisin toiminto.
• Ctrl + Y: Tee kumottu toiminto uudelleen.

Siirtyminen ja valitseminen:

• Nuolinäppäimet: Siirry yksi solu kerrallaan.
• Ctrl + nuoli: Siirry tietojen viimeiseen soluun valitulla rivillä tai sarakkeessa.
• Shift + nuoli: Valitse soluja yksitellen.
• Ctrl + Shift + nuoli: Valitse alue, jossa on tietoja, viimeiseen soluun asti.
• Ctrl + Home: Siirry työkirjan alkuun (soluun A1).
• Ctrl + End: Siirry viimeiseen käytettyyn soluun.

Solujen muokkaus:

• F2: Muokkaa valittua solua.
• Ctrl + Enter: Syötä sama arvo tai kaava valittuihin soluihin.
• Alt + Enter: Lisää rivinvaihto solussa.
• Ctrl + D: Kopioi yläpuolisen solun sisältö alas.
• Ctrl + R: Kopioi vasemmanpuoleisen solun sisältö oikealle.

Kopiointi ja liittäminen:

• Ctrl + C: Kopioi.
• Ctrl + X: Leikkaa.
• Ctrl + V: Liitä.
• Ctrl + Alt + V: Avaa Liitä erikoistoiminto.
• Ctrl + T: Muunna valittu alue taulukoksi.

Muotoilu:

• Ctrl + 1: Avaa solujen muotoiluvalikko.
• Ctrl + B: Lihavoi teksti.
• Ctrl + I: Kursivoi teksti.
• Ctrl + U: Alleviivaa teksti.
• Alt + H + H: Vaihda täyttöväriä.
• Ctrl + Shift + L: Ota käyttöön tai poista suodatus.

Kaavat ja funktiot:

• =: Aloita kaavan kirjoittaminen.
• Alt + =: Lisää summa-funktio.
• Ctrl + ` (gravis-aksentti): Näytä kaavat.
• F9: Päivitä laskelmat.
• Shift + F3: Avaa funktiokirjasto.

Taulukon hallinta:

• Ctrl + T: Luo taulukko valitusta alueesta.
• Ctrl + Space: Valitse sarake.
• Shift + Space: Valitse rivi.
• Ctrl + Shift + ”+: Lisää solu, rivi tai sarake.
• Ctrl + ”-: Poista solu, rivi tai sarake.

Siirtyminen ja hakeminen:

• Ctrl + F: Avaa Etsi-valikko.
• Ctrl + H: Avaa Korvaa-valikko.
• Ctrl + G tai F5: Siirry tiettyyn soluun.