Tulorekisteri käyttöön 2019 – ”Joku päivä ajamme itseohjautuvilla autoilla, myös palkkojen ilmoittaminen automatisoituu”

1.1.2019 jälkeen maksetut palkat ja muut ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin. Vuoden 2020 jälkeen rekisteri tulee sisältömään kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, joka koskee sekä työnantajia että yrittäjiä, jos yritys on työnantaja tai yrittäjälle maksetaan palkkaa.

Tulorekisterissä on kyse todella isosta uudistuksesta, joka koskettaa lähes kaikkia yrittäjiä ja työnantajia.

– Vertaisin tätä rakennusalan tilaajavastuulain uudistukseen, joka oli toimialalle iso, mutta siihen on oltu pääosin tyytyväisiä, Suomen Yrittäjien varapuheenjohtaja Carita Orlando sanoo.

– Kirjanpitäjät ja palkanlaskijat ovat uudistuksesta tietoisia, mutta osa pk-yrittäjistä ei varmaan tiedä tulorekisteristä. Tiedotus tuleekin olemaan tärkeää, sillä tämä edellyttää muutoksia myös yrittäjien toimintatavoissa, Orlando sanoo.

Lähes reaaliaikainen palkkojen ilmoittaminen jatkossa edellyttää Orlandon mukaan pientä ryhtiliikettä.

– Luulen, että tilitoimistoyrittäjät joutuvat pistämään osan asiakkaista ojennukseen, ja sopimaan sekä yrittäjän oman palkan, että työntekijöiden palkkojen ilmoittamiselle tarkat pelisäännöt.

Orlando on entinen tilitoimiston omistaja. Hän toimii edelleen taloushallinnon konsultoinnissa.

Ei enää palkanlaskentaa excelillä

– Kenenkään ei pitäisi laskea enää käsin tai excelillä palkkoja, kun löytyy ilmaisiakin palkanlaskentapalveluja, esimerkiksi verottajan palkka.fi löytyy netistä, Orlando sanoo.

– Nyt kannattaa siirtyä johonkin pk-yritykselle sopivaan palkanlaskentajärjestelmään, pienelläkin hinnalla saa sähköisen palvelun, kuten esimerkiksi suoratyo.fi ja palkkaus.fi.

Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin tapahtuu samalla kun palkanlaskija tekee palkka-ajon, jos palkkaohjelmasta on rakennettu tulorekisteriin sähköinen yhteys.

Tietojen ilmoittaminen automatisoituu

Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Ensimmäisessä vaiheessa eli vuodesta 2019 lähtien tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatiedot. Vuodesta 2020 alkaen ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot.

– Kun me joku päivä ajetaan itseohjautuvilla autoilla, ei kai kukaan oleta, että samanaikaisesti laskemme käsin palkkoja. Meidän pitää muuttaa asioita mahdollisimman automaattisiksi, ja tilitoimistoala voi olla yksi edelläkävijä tässä tuoden uudistuksen asiakkailleen positiivisesti esille, Carita Orlando toivoo.

Pakanlaskentaohjelmistojen toimittajat päivittävät tarvittavat muutokset ohjelmistoihinsa. Eli pk-yritys, jossa on palkanlaskija, saa käyttämäänsä ohjelmistoon tarvittavan päivityksen ohjelmistotoimittajalta.

Ensi vuonna on sanktiovapaa vuosi

Tulorekisteriyksikkö avaa marraskuun alussa chattipalvelun ja palvelunumeron auttamaan tulorekisterin käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä. Vuosi 2019 on tulorekisterin käyttöönoton harjoitteluvuosi, ja verottajan mukaan silloin ei rangaista sanktiolla vahingosta.

Vuosi 2019 uudistuksen ensimmäinen vaihe, täysimittaiset hyödyt tulevat vuonna 2020.

Ensi vuonna rekisterissä on mukana Verohallinto, Kela, työeläkelaitokset, Työttömyysvakuutusrahasto ja Eläketurvakeskus. Vuodesta 2020 alkaen tiedon käyttäjien määrä kasvaa, kun mukaan tulevat muun muassa kunnat, vahinkovakuutusyhtiöt ja Koulutusrahasto.

Ensi vuonna on reippaasti tekemistä alkuvuodesta, koska viimeiset vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työtapaturmavakuuttajille, työeläkelaitoksille ja Työttömyysvakuutusrahastolle annetaan kaikille nykymenetelmin erikseen. Samaan aikaan 1.1.2019 jälkeen maksetut suoritukset aletaan ilmoittamaan tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Alkuvuoden puristuksen jälkeen tilanne helpottuu, sillä palkkojen vuosi-ilmoitukset ja keskeiset kuukausi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille jäävät historiaan.

Tällä hetkellä erilaisissa palkkatietojen ilmoituksissa on eri tahti, osalla viranomaisista tiedot annetaan kuukausittain, toisille neljännesvuosittain ja toisille kerran vuodessa.

Tulorekisterin palkkatietoilmoituksella voidaan antaa pakollisten tietojen lisäksi vapaaehtoisesti annettavat täydentävät tiedot. Täydentävien tietojen ilmoittamisella päästään siihen, että työnantajilta ei enää erikseen kysellä tietoja, vaan kertailmoitus riittää. Eri viranomaiset katsovat tulorekisteriin ilmoitetu tiedot suoraan tulorekisteristä, kun niitä tarvitsevat ja ovat siihen oikeutettuja.

Valtiovarainministeriö on arvioinut Taloushallintoliiton laskelmien perusteella, että tulorekisteri säästäisi toteutuessaan yksityisellä sektorilla vuodessa (työntekijämäärä noin 1,9 miljoonaa): 1,6 miljoonaa työtuntia ja 35-40 miljoonaa euroa. Liiton mukaan laskelmissa on otettu huomioon vain vuosi-ilmoitustyöt sekä muut todistuksista ja ilmoituksista aiheutuva lisätyö. Henkilöstön koulutuksesta ja ohjelmistojen päivityksistä uuteen menettelyyn syntyy kustannuksia.

Suomen Yrittäjät on suhtautunut uudistukseen positiivisesti. Orlandon mukaan tulorekisteri tulee pitkässä juoksussa helpottamaan yrittäjän arkea.

Tulorekisteri.fissä järjestetään Tunnistautuminen ja valtuutukset -webinaari 16. toukokuuta.

Lisätietoa tulorekisteristä

Riikka Koskenranta

riikka.koskenranta (at) yrittajat.fi