Tulorekisteri tulee – Uudistus vaatii yrittäjältä ryhtiliikettä palkkatietojen ilmoittamisessa

– Nyt viimeistään loppuu Excel-palkanlaskennat, jos joku on niitä vielä harrastanut, Karjalan Tili- ja Isännöintikeskus Oy:n Minna Kokki sanoo.

Minna Kokin vanhempien perustama yritys tarjoaa myös isännöintipalveluita.

Valtiovarainministeriö on arvioinut Taloushallintoliiton laskelmien pohjalta, että tulorekisteri säästäisi toteutuessaan yksityisellä sektorilla vuodessa 1,6 miljoonaa työtuntia. Laskelmissa on otettu huomioon muun muassa ilmoituksista aiheutuva lisätyö. Henkilöstön koulutuksesta ja ohjelmistojen päivityksistä uuteen menettelyyn syntyy kustannuksia.

– Tilitoimistoissa ajansäästö tulee siitä, kun palkkatodistuksia ei tarvitse lähetellä erikseen ammattiyhdistysliikkeille ja esimerkiksi Kelalle. Nettosäästö meillä tulee olemaan plus miinus nolla, mutta viranomaiskäsittelyssä ajansäästö tulee olemaan huomattava, Kokki laskee.

Hän toimii Etelä-Karjalan Yrittäjien puheenjohtajana. Nykyisin esimerkiksi lomautukset ja eläköitymiset aiheuttavat lisätyötä tilitoimistoille.

Kokki laskeskelee, että uudistuksen kakkosvaiheessa palkanlaskennan täydentävien tietojen koodaaminen järjestelmään vie jonkin verran nykyistä enemmän aikaa.

– Tällä hetkellä laitamme palkka-aineiston asiakkaalle ennen maksua tarkistettavaksi, eli joudumme tekemään seurantaa, emmekä voi lähettää tulorekisteri-ilmoitusta suoraan palkanlaskennan jälkeen. Mutta ensi vuoden alusta viisi päivää palkanmaksun jälkeen pitää lähettää ilmoitus.

Menettelytavat sovitaan asiakkaiden kanssa

– Isoin osa asiakkaistamme lähettää meille tuntilistat sähköpostilla. Todennäköisesti, kun siirrytään tulorekisteriuudistuksen kakkosvaiheeseen vuonna 2020, joudumme terävöittämään tietojen keräämistä asiakkaalle päin.

Kokin mukaan vastaisuudessa asiakkaiden on petrattava palkkatietojen ilmoittamista, myös yrittäjien itsensä palkanmaksussa.

– Kaiken kaikkiaan pitää terävöittää tuntikirjauksia, esimerkiksi sairaspoissaolojen ilmoittamista. Monet ilmoittavat kuukauden tuntimäärän, eivätkä ilmoita mitään muuta, silloin laajan ilmoittamisen tavoitteet eivät täyty millään muotoa.

– Aiomme valmistella asiakkaillemme tuntikirjauspohjan, josta näkyy, mitä ilmoitetaan ja milloin. Suosittelisin, että lähdetään heti antamaan niitä täydentäviä tietoja. Iso muutos entiseen on, että palkkaennakot tullaan käsittelemään palkkana jo maksuhetkellä.

Yksi Karjalan Tili- ja Isännöintikeskus Oy:n asiakkaista on 38 henkilöä työllistävä Lappeenrannan Kuljetus Oy, jonka toimitusjohtaja Jukka Tyster on jo kysellyt Kokilta tulorekisteriuudistuksen vaikutuksista.

– Automatisointi ilmoituskäytännöissä on hyvä asia. Meillä on ollut jo useita vuosia käytössä sähköinen työajanseuranta. Tulorekisteriuudistus antaa työntekijöille mahdollisuuden seurata reaaliaikaisesti omaa palkkakertymä esimerkiksi pätkätöissä, Tyster sanoo.

Kokki uskoo, että tulorekisteriuudistus voi olla heidän bisnekselleen hienoinen kasvun paikka. Osa voi harkita palkanlaskennan ulkoistamista, jos ei vielä ole näin tehnyt.

Mikä tulorekisteri?

Tulorekisterin myötä yritysten ja yrittäjien antamat erilaiset viranomaisilmoitukset tulevat poistumaan. Tilalle tulee yksi ilmoitus, jonka nimi on tulorekisterin palkkatietoilmoitus. Useat palkkajärjestelmät rakentavat parhaillaan tulorekisteripäivityksiä, ja jos omasta palkkajärjestelmästä on rakennettu sähköinen yhteys tulorekisteriin, tiedot siirtyvät hyvin vähällä vaivalla tulorekisteriin.

Paperilla voi antaa tiedot vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voitaisiin pitää tilanteita, joissa ei kohtuudella voitaisi edellyttää tietojen antamista sähköisesti.

Kuva ja video: Riikka Koskenranta

Infografiikka: Lea Hult

Riikka Koskenranta

riikka.koskenranta (at) yrittajat.fi