Uudet työtavat helpottaneet rekrytointeja sekä lisänneet työviihtyvyyttä

Kymmenen vuotta sitten Hämeen Yrittäjissä mietittiin muuttoa isompiin toimistotiloihin. Uutta vuotta 2022 otetaan vastaan vanhoissa toimitiloissa. Seiniin panostamisen sijasta työvälineitä ja -tapoja mietittiin kokonaan uusiksi. 

Kuin sattuman kauppaa, vain hetki ennen koronan vyörymistä Suomeen, Hämeen Yrittäjissä tehtiin päätös työn muotoilun kehittämisestä. Sen tavoitteina olivat tehokkuuden kasvattaminen, kustannuksien karsiminen ja ennen kaikkea työviihtyvyyden kasvattaminen. Projektin aloittamishetkellä kuusi ihmistä saattoi työskennellä kolmiosta toimistokäyttöön otetussa kerrostalohuoneistossa saman aikaisesti. Sosiaalisuutta koeteltiin ja työn tehokkuus kärsi jatkuvista työn keskeytyksistä ja sen uusista aloituksista.   

Oman työn johtaminen 

Uudistus aloitettiin perusasioista. Työnantaja ja työntekijät yhdessä päivittivät työsopimukset ja toimintatavat oman työn johtamista mahdollistavaksi. Tämä tarkoitti, että jokainen valitsee työn suorittamisen paikan ja ajan työn vaatimusten mukaisesti. Ensipuraisu muotoilusta kuulostaa kaiken valjastamista työn ehtojen mukaisesti, mutta käytännössä lopputulos on juuri vastakkainen. Työtä ja arkea pystyi tämän jälkeen paljon paremmin sovittamaan yhteen ja esimerkiksi merkittävä osa työmatkoista jäi pois. Työtä tehtiin ja tehdään myös lähikontaktissa, kun siitä on lisäarvoa. Koronan myötä monella työpaikalla siirryttiin pakon edessä etätyöskentelyyn. Yrittäjissä se oli tehty jo aikaisemmin osana normaalia työarkea. 

Työkalut 

Uusissa työtavoissa kriittiseksi kohteeksi määriteltiin jäsenille suunnattujen palveluiden toimivuus. Tässä puhelinjärjestelmä on ollut keskeisessä roolissa. Siirryttäessä hajautettiin työskentelyyn, Hämeen Yrittäjissä otettiin käyttöön Elisa Ring -palvelu. Käytännössä se on puhelinkeskus, mutta pienelle toimistolle myös oiva palvelumuotoilun tehotyökalu.   

– Asiakkaan pompottelu puhelimessa väheni ja saavutettavuus parani. Helppokäyttöisessä palvelussa kukin pystyy merkitsemään omat tilatietonsa sekä siirtämään puhelut oikealla henkilölle. Aikaisemmin kiikutimme puhelinta toiselle toimistolla, nyt se onnistui helposti omasta puhelimesta, Hämeen Yrittäjien toimitusjohtaja Juha Haukka hymähtää.  

Ihmiset 

Suurin osa Hämeen Yrittäjien asiakaspalvelusta tapahtuu puhelimessa tai tietokoneen kautta. Tällä hetkellä kaikilla työntekijöillä on käytössä liikkuvan työn ratkaisut. Monella työpaikalla työntekijöillä ei ole enää omia työpisteitä. Näin on myös Hämeen Yrittäjillä, jossa toimiston rooli työn tekemisen paikkana on muuttunut.  

– Toimisto on kohtaamisia varten. Yhteiskehittäminen tapahtuu edelleenkin parhaiten vuorovaikutuksessa, jossa näkee toisen ilmeet ja tuntee työkaverin fiiliksen. Etätyö on tehokasta ja usein mielekästä. Toimisto on kuitenkin se sydän ja tekniikka on meidän yhdistävä verisuonisto, Haukka toteaa. 

Uudet työtavat ovat vaikuttaneet myös työntekijöiden rekrytointiin. Hämeen Yrittäjissä työtä tehdään tällä hetkellä neljän maakunnan alueella.  

– Työn muotoilu ja hajautetun työn malli on tehnyt meistä mielenkiintoisemman työmarkkinoilla. Avoimiin tehtäviin hakeutuu enemmän osaajia, kuin aikaisemmin. Perinteisen pendelöinnin määrä ei ole kuitenkaan lisääntynyt, joten uudesta ajattelusta hyötyvät kaikki: Ilmasto, työntekijät ja työnantaja, Haukka summaa.