Vuoden kuluttua yritysasiakas voi vaatia laskua sähköisenä – Laskun täytyy olla EU-standardien mukainen

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon etenee. Eduskunta on hyväksynyt lain, jonka mukaan kaikessa yritysten välisessä laskutuksessa sähköinen lasku on vuoden kuluttua oletus. Laskun vastaanottajalla on siis oikeus vaatia lasku sähköisessä muodossa.

Taustalla on julkisen hallinon digitalisaation eteneminen. Hallitusohjelmassa on ollut digitalisaation edistäminen ja kansallisesti on haluttu laajentaa sähköisen laskutuksen käyttöä. EU-tasolla on annettu direktiivi sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa, joka tulee voimaan jo tämän vuoden huhtikuussa. Vuoden kuluttua laki koskee yritystenkin välistä laskutusta. Elinkeinonharjoittajille muutos astuu voimaan 1.4.2020.

– Ensin tulee velvollisuus ottaa sähköisiä laskuja vastaan. Jatkossa yritykset voivat sopia, että laskutus tapahtuu sähköisessä muodossa. Muutos on hyvä ottaa huomioon jo sopimusvaiheessa muotovaatimuksista ja mahdollisista seuraamuksista, jos lasku on erimuotoinen kuin on sovittu. Jos sopimusta ei ole, vastaanottajalla on oikeus saada sähköinen lasku, Suomen Yrittäjien ekonomisti Petri Malinen sanoo.

–Tämä kannattaa ottaa huomioon jo nyt, jos tekee sopimuksia, jotka ovat voimassa vuoden kuluttua, Malinen sanoo.

Kuluttajalaskutusta muutos ei koske.

PDF sähköpostilla ei kelpaa

Muutoksessa on kyse rakenteellisesta uudistuksesta sähköisessä taloushallinnossa. EU-standardit määrittävät laskun teknisen muodon, eli laskun tietojen täytyy olla konekielisesti luettava. Näin kenenkään ei tarvitse kopioida laskun tietoja käsin erilliseen järjestelmään.

– Sähköpostilla lähetetty pdf-lasku ei täytä kriteerejä. Standardit takaavat sen, että laskut voivat olla minkä näköisiä tahansa, mutta tarvittava tieto on aina tietyssä kentässä, Malinen sanoo.

Sähköinen lasku hyödyttää sähköiseen taloushallintoon siirtyneitä yrityksiä, sillä kulut laskevat. Jos taloushallinto on paperisessa muodossa, hyötyjä ei tule. Taloushallinto on menossa sähköiseen muotoon. Suurin osa pankeista tarjoaa muodostaa sähköisiä laskuja ja markkinoilla on myös kaupallisia järjestelmiä. Muutos on myös mahdollisuus leikata taloushallinnon kuluja ja siten lisätä yritystoiminnan tuottavuutta. Jonkinlaisia investointeja se tosin vaatii.

Muutos on iso myös kirjanpitäjille.

–Parhaimmillaan rutiinit siirtyvät koneen hoidettaviksi ja asiakas voi saada parempaa analyysia taloudentilasta ja näkymistään, Malinen toteaa.

Elina Hakola

elina.hakola (at) yrittajat.fi