Yrittäjä, nappaa 5 vinkkiä onnistuneen yritystilaisuuden järjestämiseen

Yritystilaisuus tulee lähes jokaisen yrityksen eteen ennemmin tai myöhemmin. Kyseessä voi olla pikkujoulut, asiakastilaisuus, lehdistötilaisuus tai seminaari. Jos kokemusta tapahtumien järjestämisestä ei ole, järjestelyvastuun ottaminen voi tuntua jännittävältä. Tapahtuma-alan ammattilaisen ja Venuu.fi:n Suvi Joensivun nyrkkisääntöjen avulla tilaisuuden suunnittelu muuttuu pakkopullasta hauskaksi seikkailuksi.

1. Suunnittele tilaisuus huolellisesti

Tiedät varmasti sanonnan hyvin suunnitellusta ja puoliksi tehdystä. Sama pätee myös tilaisuuksiin. Hyvä tapahtumajärjestäjä pohtii ainakin seuraavia kysymyksiä: miksi tilaisuus järjestetään? Mikä on tilaisuuden tavoite ja mitä halutaan saavuttaa? Minkälainen kohdeyleisö? Mikä olisi parasta, mitä voisi tapahtua tai seurata? Vastaukset auttavat järjestäjää hahmottamaan, minkälaista tilaisuutta ollaan järjestämässä.

2. Aseta realistinen budjetti

Budjetin määrittäminen toimii järjestäjän tukena ja antaa raamit, joiden puitteissa tilaisuutta järjestetään. Budjetin voi asettaa könttäsummana tai miettiä, paljonko tilaisuus saa maksaa per osallistuja. Budjetissa on hyvä huomioida mahdollinen tilavuokra ja catering sekä isommissa tilaisuuksissa työ- ja markkinointikustannukset. Budjetista kannattaa kertoa eri palveluntarjoajille, jotta he voivat tehdä sinulle parhaan mahdollisen tarjouksen.

3. Mieti tilaisuuden sisältö kohderyhmän ehdoilla

Varsinaisen järjestelyn voi aloittaa vaikka ohjelmasta: halutaanko aktiviteettia, esiintyjää, puhujaa tai bändiä? Vai onko tarvetta videotykille ja fläppitaululle? Kun aktiviteetti ja ohjelma on selvillä, voi miettiä puitteita. Riittävätkö omat tilat vai olisiko hyvä vuokrata? Tarjouspyyntö kannattaa jättää muutamalle eri toimijalle, jotta löydät varmasti sopivan tilan. Varmista, että kaavailtu ohjelma sopii tilaan tai että sieltä löytyy tarvittava varustelu.

Pidä tapahtuman kohdeyleisö ja tavoite mielessä, kun suunnittelet ohjelmaa! Joskus omat preferenssit kannattaa laittaa syrjään ja miettiä, mistä tilaisuuden osallistujat innostuvat ja pitävät.

4. Hyödynnä uusia palveluita, ammattilaisia & verkostoja

Tilaisuuden järjestäjä ei ole yksin. Apuna on uusia tapahtuma-alan palveluita ja sovelluksia, jotka helpottavat järjestelyn eri vaiheissa aina tilan ja aktiviteetin varaamisesta kutsun lähettämiseen ja palautteen keräämiseen.

Jos eteen tulee isompi ongelma tai omia rahkeita suurempi tilaisuus, voi hyvin kääntyä tapahtumien ammattilaisten puoleen. Pienemmissä pulmatilanteissa taas voi hyödyntää omia verkostoja. Kollegoiden ja ystävien vinkkien lisäksi apua voi kysellä vaikka Twitterissä, LinkedInissä ja Facebookissa.

5. Suhtaudu tilaisuuteen oppimiskokemuksena

Olipa kyseessä sitten pieni kokous tai sadan hengen juhla, melkein aina sen järjestämisestä oppii jotain. Tilaisuuden jälkeen palautetta voi kerätä joko suullisesti, sähköpostitse tai palautekyselyllä riippuen osallistujien määrästä. Myös itse kannattaa pohtia, mikä olisi voinut mennä paremmin tai mitä tekisit nyt toisin. Muista kuitenkin keskittyä myös hyvään ja miettiä, mihin olit erityisen tyytyväinen!

Vinkkien kirjoittaja Suvi Joensivu on tapahtuma-alan ammattilainen ja vastaa Venuu.fi:n markkinoinnista sekä siitä, että tiimihenki pysyy korkealla. Venuu on vuonna 2013 perustettu helsinkiläinen startup. Kolmessa vuodessa Venuu on kasvanut sekä Suomen että Ruotsin suurimmaksi tapahtumatilojen ja muiden tapahtumapalveluiden varauspalveluksi. Venuu.fi:hin on listattu yli 1500 tilaa kokouksiin, juhliin, seminaareihin ja muihin tilaisuuksiin sekä elämyspalveluita ja muita palveluntarjoajia. Palvelua kehitetään vauhdilla eteenpäin 12 hengen tiimin voimin.

Juttu on julkaistu alun perin Yritystä Stadiin -jäsenlehden numerossa 4/2016. Voit lukea lehden nettiversion tästä.

Teksti: Suvi Joensuu

Kuva: Jaana Tihtonen