Yrittäjä, nyt on syytä tarkistaa lain vaatimat PRH-ilmoitukset – Puuttuvissa edunsaajatiedoissa muhii uusi ikävä yllätys

Uutisoimme äskettäin helsinkiläisen yrittäjän Lauri Kovasen tapauksesta, jossa kaupparekisteri lakkautti hänen omistamansa yrityksen y-tunnuksen. Kovasen mukaan tilitoimisto oli osasyyllinen, koska se oli toiminut huolimattomasti.

Viime vuoden kesäkuussa voimaan astunut kaupparekisterilaki määrää PRH:ta poistamaan kaupparekisteristä yritykset, joiden tilinpäätöstietoja ei ole toimitettu ajoissa. Uuden lain myötä PRH:lla ei ole enää oikeutta palauttaa yhtiöitä rekisteriin. Yritys voi hakea y-tunnuksen palauttamista valittamalla hallinto-oikeuteen.

Taloushallintoliitto peräänkuuluttaa myös yrityksen hallituksen vastuuta.

– On syytä huomioida, että tilitoimisto ei saa tilinpäätöksen tekemiseen tarvittavia tietoja mistään muualta kuin asiakkaalta eli yritykseltä. Yrityksen hallituksella on velvollisuus varmistaa, että kirjanpito hoidetaan. Asian voi halutessaan ulkoistaa tilitoimistolle, mutta silloinkin hallituksen on reagoitava, jos yhteistyö ei jostain syystä toimi. Ulkoistaminen ei poista vastuuta, Taloushallintoliiton kirjanpidon johtava asiantuntija Mira Merikanto selvittää.

Lauri Kovanen kritisoi PRH:n toimintaa, koska se ei varmista, että tärkeät kirjeet ovat tavoittaneet yrittäjän. Merikannon mukaan ideaalitilanteessa PRH lähettäisi kirjatun kirjeen. Hän myöntää, että y-tunnuksen palauttamisen mahdollisuus vain hallinto-oikeuteen valittamalla ei ole paras mahdollinen käytäntö.

– Jos yrityksiä ei muuten saada ilmoittamaan tilinpäätöstietoja, poistomenettely voi olla siihen paras tapa. Lain mukaan tilinpäätöstiedot on julkaistava. Se, että yrityksen y-tunnus ei ole palautettavissa PRH:n toimesta on silti kohtuuttoman ankaraa, Merikanto sanoo.

“Tarvittaessa yrittäjä voi tehdä tarkistusvaatimuksen puolueettomalle tarkastuslautakunnalle, joka pyytää lausunnon molemmilta osapuolilta.”

Jari Seppä, Taloushallintoliitto

Auktorisoiduilla tilitoimistoilla kurinpitomenettely

Suomessa toimii noin 6 200 tilitoimistoa, joista Taloushallintoliiton auktorisoituja jäseniä on 570.  Taloushallintoliiton toimitusjohtaja Jari Sepän mukaan liitto suhtautuu vakavasti tilitoimistojen mahdolliseen huolimattomuuteen. 

– Yrittäjän kannalta auktorisoidun tilitoimiston valinnassa on se hyvä puoli, että niiden kohdalla noudatetaan tarpeen vaatiessa kurinpitomenettelyä. Tarvittaessa yrittäjä voi tehdä tarkistusvaatimuksen puolueettomalle tarkastuslautakunnalle, joka pyytää lausunnon molemmilta osapuolilta. Pahimmillaan selvittely voi johtaa tilitoimiston erottamiseen liiton jäsenyydestä.

Seppä kannustaa yrittäjiä pitämään yllä vuoropuhelua tilitoimiston kanssa.

– Jos yrittäjä ei halua käydä asioita läpi tilitoimiston kanssa, tärkeät velvollisuudet voivat jäädä tekemättä. On hämmästyttävää, että yritykset, jotka saavat PRH:ltä tärkeitä kirjeitä, eivät reagoi niihin millään tavalla.

Taloushallintoliitto on ehdottanut ratkaisua, jossa viranomaiset lähettäisivät kohdennettuja viestejä myös tilitoimistoille, jotta tärkeät viestit noteerattaisiin paremmalla todennäköisyydellä. Tämä voitaisiin tehdä esimerkiksi Suomi.fi -palvelun avulla. Nykyisin PRH ei käytä palvelua.

– Olisi myös hyvä, jos kirjanpito-ohjelmiston kautta voisi saada suoran yhteyden PRH:N järjestelmään, jotta tilitoimisto voisi tarkistaa, onko tärkeitä tietoja jäänyt toimittamatta, Taloushallintoliiton johtava asiantuntija Janne Fredman kommentoi.

“Joskus käy niin, että tilinpäätöstä ei saada laadittua, koska asiakas ei ole toimittanut kaikkia tarpeellisia aineistoja.”

Janne Fredman, Taloushallintoliitto

Puuttuvat tiedot esteenä tilinpäätökselle

Auktorisoidun tilitoimiston ja yrityksen välisessä sopimuksessa sovitaan myös vahingonkorvauksen periaatteista. Yleensä riitatilanteet sovitaan osapuolten välillä, mutta viime kädessä niistä väännetään kättä oikeudessa.

– Myös tilitoimistoissa tapahtuu virheitä ja väärinymmärryksiä kuten muillakin aloilla. Jäsenillämme on pakollinen varallisuusvastuuvakuutus, Fredman sanoo.

Fredmanin mukaan liiton neuvontaan tulee silloin tällöin ilmoituksia ongelmatapauksista, joissa tilinpäätöksen toimitus laiminlyödään. Syynä on voinut olla epäselvyys siitä, kumpi osapuoli toimittaa tilinpäätöstiedot viranomaiselle.

– Joskus tilinpäätöstä ei voida lainkaan laatia, koska asiakas ei ole toimittanut kaikkia tarpeellisia aineistoja. Tilitoimisto ei voi tehdä tilinpäätöstä puutteellisilla tiedoilla, koska se voisi saattaa toimiston jopa rikosoikeudelliseen vastuuseen. Tämä on tärkeä ymmärtää. Viime kädessä tilitoimiston ainoana vaihtoehtona voi olla purkaa sopimus.

PRH voi poistaa yrityksen kaupparekisteristä tai määrätä sen selvitystilaan myös silloin, jos yritys ei kehotuksista huolimatta ilmoita edunsaajatietojaan.

Edunsaajatiedot uupuvat tuhansilta yrityksiltä

PRH voi poistaa yrityksen kaupparekisteristä tai määrätä sen selvitystilaan myös silloin, jos yritys ei kehotuksista huolimatta ilmoita edunsaajatietojaan. Tällaisia yrityksiä oli PRH:n elokuun tietojen mukaan jo yli 9 000 kappaletta. Ensimmäiset poistot tehdään marraskuussa ja poistomenettelyssä olevien yritysten on tehtävä ilmoitus lokakuun loppuun mennessä.

Edunsaaja on henkilö, joka omistaa yli 25 prosenttiayrityksen osakkeista joko suoraan tai välillisesti toisen yrityksen kautta. Tarkempia tietoja kriteereistä voit lukea PRH:n sivuilta.

Suomen Yrittäjien lainsäädäntöasioiden päällikkö Tiina Toivonen muistuttaa, että yrityksen on ilmoitettava myös, jos sillä ei ole edunsaajia. Toivonen pitää tärkeänä, että PRH:lla olisi jatkossa mahdollisuus palauttaa yritys rekisteriin.

– Katsomme, että rekisteristä jo poistetut yritykset tulee palauttaa takaisin kaupparekisteriin, jos ne toimittavat PRH:lle puuttuvat tiedot. Lisäksi on ilmeinen tarve sille, että PRH seuloo poistouhan alla olevat yritykset aiempaa tarkemmin niin, ettei yhtään toimivaa yritystä enää poisteta kaupparekisteristä.

Toivosen mukaan osakeyhtiö- ja kaupparekisterilakiin on tehtävä pikaisesti muutoksia, jotta palauttamismahdollisuus rekisteriin olisi juridisesti selkeää.

Taloushallintoliitosta muistutetaan, että edunsaajailmoituksen teko ei lähtökohtaisesti kuulu tilitoimistolle. Liitossa pelätään, että puuttuvien edunsaajatietojen poistomenettelyssä muhii uusi pommi. 

– Ei ole tyypillistä, että tällainen ilmoitus olisi ulkoistettu tilitoimistolle. Tilitoimisto voi kuitenkin tehdä ilmoituksen erillisestä toimeksiannosta, Jari Seppä sanoo.

Lue myös Näin teet edunsaajailmoituksen

“Katsomme, että rekisteristä jo poistetut yritykset tulee palauttaa takaisin kaupparekisteriin, jos ne toimittavat PRH:lle puuttuvat tiedot.”

Tiina Toivonen, Yrittäjät

PRH selvittää, miten kehotuskirjeet toimitetaan

PRH:n mukaan kehotuskirjeet edunsaajailmoituksen tekemisestä lähetetään ensisijaisesti yrityksen nimellä ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmään merkittyyn osoitteeseen.

– Mikäli yrityksellä ei ole rekisteröity osoitetietoa yritys- ja yhteisötietojärjestelmään, PRH lähettää kehotuskirjeet lain nojalla yrityksen vastuuhenkilölle. Tällöin kirje lähtee hallituksen jäsenen nimellä ja hänen kotiosoitteeseen, PRH:n oikeudellisen yksikön päällikkö Marko Peltonen selvittää.

Peltonen huomauttaa, että Posti palauttaa kirjeen, jos se ei ole pystynyt toimittamaan asiakirjaa perille. Syynä voi olla tuntematon osoite tai vastaanottajan muutto toiseen osoitteeseen. Tällöin yritys ei enää sijaitse osoitteessa, joka on rekisteröity yrityksen yhteystiedoiksi.

– Yritys- ja yhteisötietolain nojalla yritys vastaa osoitetietojensa ajantasaisuudesta. Mikäli yrityksen posti- tai käyntiosoitteessa on tapahtunut muutoksia, yrityksen tulee viivytyksittä tehdä ilmoitus tiedon muuttumisesta joko vahvistetulla ilmoituslomakkeella tai sähköisessä asiointipalvelussa. Jos kirje palautuu, asiakirja jälleenlähetetään yrityksen vastuuhenkilölle, Peltonen jatkaa.