Yrittäjä, ota hankintaneuvoja sparraajaksi, kun mietit julkisia hankintoja – Saa soittaa!, Sanna Meronen-Vilenius sanoo.

Mitä hyötyä hankintaneuvonnasta yrittäjälle voi olla? Mitä hankintaneuvoja voi ja ei voi tehdä? Mitä tarkoittaa yleisneuvonta ja mitä tarkoittaa konsultointi? Uudenmaan Yrittäjien hankintaneuvoja Sanna Meronen-Vilenius kertoo. 

Sanna Meronen-Vilenius toimii viidettä vuotta Uudenmaan Yrittäjien hankintaneuvojana. Hänellä on itsellään yrittäjätausta ja hän kokee voivansa auttaa yrittäjiä, koska hän tietää, miltä tarjoukset usein näyttävät yrittäjän silmin.

–  Kanssani voi sparrata kaikessa rauhassa, miten valmistautua julkisiin hankintoihin. Neuvon vaikka Teamsin kautta, miten tehdä maksuttomat hakuvahdit sähköisiin kanaviin ja lähteä myymään tuotteitaan ja palveluitaan. 

Yleisneuvonta voi olla yrityskohtaista, ja useimmiten onkin. 

– Käyn yrittäjän kanssa läpi yrityksen tilannetta ja sparraan, mihin hankintoihin ehkä kannattaa lähteä ja miten lähestyä hankintayksiköitä, siis myydä omaa tuotetta tai palvelua. Tuote- ja palvelunäkökulmasta mietimme yrittäjän kanssa, mitkä ovat omia vahvuuksia ja mitä palveluita tai tuotteita kannattaa poimia tarjottavaksi kunnalle tai muulle hankintayksikölle.  

– Kyllä sanon myös suoraa, jos näen, että yrittäjän ei kannata lähteä käyttämään aikaansa tarjouksen tekemiseen. Juuri tänään oli sellainen puhelu. Tarjouspyynnön referenssivaatimukset eivät täyttyneet ja se on ostajalla hylkäysperuste, Meronen-Vilenius kertoo. 

Kunnillekin täytyy myydä 

Kunnille ja kuntayhtymille kannattaa lähteä markkinoimaan ja myymään tuotettaan tai palveluaan, kun kokee että oma paketti on kasassa. Meronen-Vileniuksen mukaan kunnille myydään aivan samoin keinoin, kuin toiselle yritykselle. 

–  Kunnat toivovat yrityksiltä paremmin kohdistettua tietoa palveluista ja tuotteista. Ei kannata jäädä odottamaan kilpailutusta, vaan ottaa oma-aloitteisesti ja aktiivisesti yhteyttä hankintatoimeen ja buukata palaveri, Meronen-Vilenius sanoo. 

Peli muuttuu, kun tarjouspyyntö on auki 

Selkeistä rajoituksia hankintaneuvojan työssä on kaksi. Hankintaneuvojat eivät saa toimia konsultoivassa roolissa, kun tarjouspyyntö on auki, eivätkä osallistua valitusprosesseihin.  

–  En osallistu keskusteluun hinnoittelusta tai edes hintatasosta. Tämä on kiellettyä ja näin takaan kaikille yrittäjille tasapuolisen palvelun, Meronen-Vilenius sanoo. 

–  Voin kuitenkin edelleen neuvoa yrittäjiä yleisellä tasolla, eli neuvoa asioita, joita voin sanoa kaikille identtisesti. Voin ”suomentaa” tarjouspyyntöä, avata sen termejä ja vaikkapa sitä, mitä laatuvaatimukset käytännössä tarkoittavat.  Voin myös tarjota tukea puhtaan teknisissä asioissa, kuten sähköisten järjestelmien käytössä. 

–  Jos yrittäjä tuntee kokevansa vääryyttä hankintapäätöksen jälkeen, voin keskustella asiasta ja ohjata eteenpäin. Varsinaisiin valitusprosesseihin en voi osallistua. 

Tulevia koulutuksia ja palveluita yrittäjille 

Yrittäjälle, joka ei ole ottanut osaa julkisiin hankintoihin, helppo tapa päästä liikkeelle ovat koulutukset. Niitä toteutetaan yhteisteistyössä Uudenmaan, Pirkanmaan, Päijät-Hämeen ja Hämeen Yrittäjien kanssa. 

Yrittäjille Meronen-Vilenius lupaa koulutuksista sopivasti potkua ryhtyä tuumasta toimeen. 

–  Yrittäjät olleet tyytyväisiä aiempiin koulutuksiin. He sanovat saaneensa rohkeutta perehtyä asiaan lisää ja osallistua julkisiin hankintoihin. Moni on sanonut ymmärtävänsä paremmin hankintayksikön näkökulmaa ja on myös useampia, jotka kertovat saaneensa vihdoin tehtyä itselleen hakuvahdit kuntoon.  

• Torstaina maaliskuun 31. päivänä järjestetään koulutus, joka on tarkoitettu erityisesti yrittäjille, jotka ovat olleet vähemmän mukana hankinnoissa. Koulutuksessa kerrotaan, mistä puhutaan kun puhutaan julkisista hankinnoista, miten niihin kannattaa valmistautua ennalta ja mitä tehdä siinä vaiheessa, kun tarjouspyyntö on julkaistu. 
• Huhtikuun 28. päivä, myös torstaina, jatkuu webinaarisarja. Silloin perehdytään siihen, mistä saa tietoa julkisista hankinnoista, siis Hilmasta ja Pienhankinnat.fi:stä.  

Teams on auki kunnillekin 

Hankintaneuvojia toimii Suomessa reilut parikymmentä, kaikki Työ- ja elinkeinoministeriön rahoituksella tavoitteenaan edistää pk-yritysten pääsyä mukaan julkisiin hankintoihin. Työn kuvaan kuuluu yhteydenpito myös kuntiin ja muihin hankintayksiköihin. 

–  Toimin usein keskustelun avaajana tai vauhdittajana kunnan ja yritysten välillä ennen koronaa. Korona-aikana on tuntunut siltä, että kunnat ovat hieman vetäytyneet omiin pesiinsä. Mielelläni sparrailisin jälleen kuntien edustajienkin kanssa –  mitä hyviä avauksia kunnilta löytyy, mitä murheita on päällimmäisenä, Meronen-Vilenius sanoo. 

–   Minulla oikeastaan sama viesti niin yrittäjille kuin kuntien edustajille: saa soittaa! Tai otetaan yhteinen Teams.