Yrittäjä voi säästää aikaa ja hermoja HR-palveluita ostamalla

Valitettavan usein yrittäjät tekevät henkilöstöhallintoon ja -johtamiseen liittyviä asioita kiireellisempien tehtävien jälkeen iltaisin tai viikonloppuina. Jos HR-osaaminen on heikkoa ja henkilöstöasioiden hoitaminen epämieluisaa, virheiden mahdollisuus kasvaa. Pahimmillaan työtyytyväisyys ja yrityksen houkuttelevuus voivat kokea kovia kolauksia samalla kun yrittäjä kuormittaa itseään kohtuuttomasti.

Yrittäjän onkin parempi keskittyä asioihin, joista hän pitää ja jotka osaa. Muut tehtävät kannattaa mahdollisuuksien mukaan ulkoistaa. Tilitoimisto-, tietohallinto- ja siivouspalveluiden lisäksi tämä pätee mm. HR-asioihin. Yrittäjän kuorman keventämisen lisäksi HR-palveluiden ulkoistamisen tavoitteena on tehdä henkilöstöasioiden hoitamisesta vaivatonta ja parantaa yrityksen työnantajakuvaa kustannustehokkaasti.

Mikä ihmeen HRaaS?

Henkilöstöpalveluiden ulkoistamisen yhteydessä käytetään usein termiä HRaaS eli Human Resources-as-a-Service, jolla tarkoitetaan HR-palveluiden ostamista ulkopuoliselta asiantuntijalta. Tyypillisesti HR-palveluita ostavat alle 100 henkilöä työllistävät yritykset, joilla ei vielä ole omaa HR-osaajaa tai yritykset, joilta puuttuu osaamista tietyistä HR-asioista.

”HR-palvelut sopivat yrityksille koosta ja toimialasta riippumatta. Mikro- ja pk-yrityksille HR-palveluiden käyttäminen on usein oman asiantuntijan palkkaamista kustannustehokkaampaa”, HR-asiantuntija Joel Niskanen Human Side Oy:stä kertoo.

”HR-palveluiden sisältö vaihtelee pienistä yksittäisistä toimeksiannoista laajempiin projekteihin ja HR-ammattilaisen osa-aikaiseen palkkaamiseen esimerkiksi 1–2 päiväksi viikossa. Yrittäjä saattaa tarvita avukseen henkilön, jonka kanssa käydä läpi HR-asioita ja pohtia vaihtoehtoja”, toimitusjohtaja Kirsti Paloniemi Henkilöstötieto Paloniemi Oy:stä sanoo.

”Usein erilaiset muutostilanteet, kuten kasvu, sijaisjärjestelyt tai työtyytyväisyyden heikkeneminen johtavat ulkopuolisen henkilöstöasiantuntijan puoleen kääntymiseen”, Niskanen lisää.

Henkilöstöpalvelut työtyytyväisyyden ja työnantajakuvan rakentamisen apuna

Osaava ja motivoitunut henkilöstö on yksi yrityksen tärkeimmistä voimavaroista. Työntekijän ja erityisesti avainhenkilön lähteminen voi aiheuttaa merkittäviä vaikeuksia. Ongelmat uusien osaajien löytämisessä voivat hidastaa kasvua. Siksi onkin tärkeää panostaa houkuttelevan työnantajakuvan rakentamiseen ja työntekijöiden sitoutumisen. Yritykseen, jossa asiat toimivat ja henkilöstö kokee tulevansa arvostetuksi, halutaan tulla ja siellä halutaan pysyä.

Johtamisella, lähiesihenkilötyöllä, HR-käytännöillä, yrityskulttuurilla ja erilaisilla henkilöstöeduilla on merkittävä vaikutus henkilöstön työtyytyväisyyteen ja sitoutumiseen sekä usein myös työpaikan valintaan.

”Johtamisosaamista ja yrityskulttuuria voidaan kehittää HR-kumppanin kanssa järjestetyillä valmennuksilla ja koulutuksilla. Ulkopuolinen asiantuntija voi auttaa esim. perehdytys- ja muiden HR-prosessien kehittämisessä, käsikirjojen tekemisessä, henkilöstökyselyiden järjestämisessä ja lakisääteisten dokumenttien laatimisessa”, Niskanen kertoo.

”HR-asiantuntijoilla on myös ideoita erilaisista henkilöstöeduista ja osaamista niiden käyttämisestä henkilöstön sitouttamisessa”, Paloniemi täydentää.

HR-palvelut rekrytoinneissa

”Henkilövalinnan lisäksi rekrytointiprosessi aiheuttaa kustannuksia ja vaikuttaa yrityksestä syntyvään mielikuvaan. Rekrytointiprosessi haastatteluineen ja hakijoiden ajan tasalla pitämisineen on osa yrityksen ulkoisen kuvan luomista. Huonosti hoidettuna se voi vähentää hakijoiden määrää tulevaisuudessa, kun taas hyvin hoidettuna se voi lisätä kiinnostusta myös tulevaisuudessa”, Paloniemi kertoo.

Asiantuntijan ottaminen mukaan haastatteluun voi auttaa hyvän työnantajamielikuvan rakentamisessa. Lisäksi ulkopuolinen asiantuntija voi auttaa valitsemaan tehtävän vaatimukset paremmin täyttävän hakijan, ja hän voi tuoda mukaan uudenlaisia osia, kuten esim. testaukset, jotka muuten saattaisivat jäädä tekemättä.

HR-asiantuntija auttaa tekemään asiat oikein ja lakeja noudattaen

Yrittäjän HR-asioihin liittyvä osaaminen ei välttämättä ole kovin laaja eikä se ehkä kata kaikkia yksityiskohtia. HR-palveluiden ostamisen yksi tärkein etu onkin se, että asiantuntijan mukana ollessa asiat tulee tehtyä kerralla oikein, eikä niitä tarvitse oppia kantapään kautta.

Työsopimusten tai työsopimuspohjien tekemisessä kannattaa käyttää asiantuntijaa, jolloin sopimuksesta tulee oikeanlainen eikä niihin liittyen tule myöhemmin ongelmia.

”Poikkeustilanteissa, kuten esim. irtisanomisissa, kaikki vaadittavat dokumentit ja vaiheet tulee tehtyä oikein. Näin voidaan välttyä esim. jonkin vaadittavan vaiheen tekemättä jättämisestä aiheutuvista suurista korvausvaatimuksista”, Paloniemi muistuttaa.

”Myös rekrytointitilanteissa on hyvä tietää, millä perusteilla haastateltavat voidaan valita, mitä asioita haastattelussa saa kysyä ja mitkä asiat saavat vaikuttaa päätösten tekemiseen. Prosessissa mukana oleva asiantuntija voi auttaa esimerkiksi varmistamaan hakijoiden tasa-arvoisen kohtelun”, Niskanen lisää.  

HR-palveluiden ostaminen

Henkilöstöpalveluihin erikoistuneiden yritysten lisäksi HR-palveluita tarjoavat mm. monet taloushallinnon ammattilaiset. Osa yrityksistä tarjoaa HR-palveluita laajasti ja osa on erikoistunut johonkin osa-alueeseen, kuten esim. rekrytointeihin tai yrityskulttuurin kehittämiseen. Omalle yritykselle sopivan ja luotettavan yhteistyökumppanin löytämiseen kannattaa käyttää aikaa.

Yrittäjän ei tarvitse tietää HR-sanastoa tai osata tarkkaan kertoa millaista palvelua on ostamassa. Keskustelemalla nykytilanteesta ja yrityksen haasteista HR-palveluita tarjoavien itselle sopivien toimijoiden kanssa voi löytyä asioita, joissa ulkopuolinen HR-asiantuntija voi auttaa yrittäjää ja helpottaa hänen taakkaansa.

Artikkeli liittyy Hyvä pomo -hankkeeseen, jossa kehitettiin alle 20 henkilöä työllistävien yritysten henkilöstöjohtamisen käytäntöjä. Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien vetämä ESR-rahoitteinen hanke päättyi toukokuussa 2023. Hankkeen aikana asiantuntijapalveluita hyödynsi 47 yritystä Pohjois-Pohjanmaalta.

Artikkelin on kirjoittanut Satu Lankinen / Viestintä- ja markkinointitoimisto Saagacoms