Yritykset investoivat pandemiassa tuottavuutta parantaviin ratkaisuihin – Nyt niitä on liikaa ja ne ovat liian vaikeita käyttää

IT- ja konsultointipalveluja tarjoava Fellowmind on teettänyt kyselyn, jonka mukaan suomalaisyritykset ovat investoineet merkittävästi tuottavuutta ja yhteistyötä tukeviin ratkaisuihin pandemian aikana.

Kyselyn tarkoituksena oli selvittää teknologiaratkaisujen käyttöä sekä miten pandemia-aika on vaikuttanut digitalisaatioon yrityksissä.

Investoinneista huolimatta suomalaiset suosivat asiakasyhteydenpidossa yrityksen tarjoamien työkalujen ulkopuolelle jääviä pikaviestimiä. Peräti 35 prosenttia vastaajista kertoo käyttävänsä WhatsAppia tai vastaavia pikaviestintäsovelluksia asiakkaiden kanssa viestimiseen. Samalla 37 prosenttia vastaajista kokee yrityksen tuottavuus- ja viestintätyökalujen käytön liian vaikeaksi ja vastaavasti 37 prosenttia kokee, että työkaluja on jo liian monta käytössä. 

Fellowmind teetti kuluvana syksynä Euroopassa tutkimuksen, johon vastasi yli 3 000 IT- ja liiketoimintapäättäjää Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa, Saksassa, Puolassa ja Alankomaissa. Suomesta vastaajia oli 511.

Kyselytutkimuksen toteutti tutkimusyhtiö Markteffect.

Työntekijät eivät pysy digiloikassa mukana

Kyselytutkimuksen tuloksista käy ilmi, että maailmanlaajuinen pandemia vauhditti digitalisaatiota kaikista tutkimusmaista näkyvimmin Suomessa, missä 73 prosenttia vastaajista oli tätä mieltä. Tanskassakin osuus oli 73 prosenttia, joista noin kolme neljästä vastaajasta kertoo poikkeustilanteen vaikutuksen olleen ratkaiseva. Vertailun vuoksi vastaava lukema on Ruotsissa 42 prosenttia ja Alankomaissa vain 22 prosenttia.

Suurin osa, eli 91 prosenttia kyselyyn Suomessa vastanneista kertoo myös, että heidän organisaationsa reagoi pandemiaan investoimalla uusiin tuottavuutta ja yhteistyötä tukeviin ratkaisuihin.

Hankinnat eivät silti välttämättä ole johtaneet organisaation tuottavuuden paranemiseen. Suomalaisvastaajista 43  prosenttia kokee, etteivät heidän yrityksensä työntekijät ole varmoja siitä, miten hankittuja tuottavuus- ja viestintätyökaluja tulisi hyödyntää. Vastaajat nostavat suurimpien haasteiden joukkoon sen, että työkalut ovat henkilöstölle liian vaikeita sekä sen, että työkaluja on käytössä liian monta. Molemmissa vastausten osuus oli 37 prosenttia.

– Vaikka suomalaisyritykset ovat ottaneet keskimäärin muita maita isomman digiloikan pandemian seurauksena, tutkimustuloksista voi päätellä, että toimet ovat saattaneet mennä osittain hukkaan. Erilaiset tuottavuustyökalut sekä CRM- ja ERP-ratkaisut ovat ehdoton edellytys modernille liiketoiminnalle, mutta näiden ratkaisujen hyöty jää ilman muuta vajaaksi, jos niitä ei osata tai haluta rakentaa ihmisten tarpeisiin ja arkeen sopiviksi, Fellowmindin maajohtaja Ville Hemmilä toteaa.

IT-investoinnit eivät yksinomaan riitä, vaan yritysten tulee ottaa aktiivisesti työntekijöitään mukaan jo siinä vaiheessa, kun erilaisia ratkaisuja suunnitellaan.

– Lisäksi suosittelen panostamaan siihen, että ratkaisut rakennetaan alusta alkaen kunkin yrityksen prosesseihin ja kulttuuriin sopivaksi. Onneksi tutkimustuloksista nähdään myös, että työntekijöitä ei ole täysin unohdettu työkaluhankinnoissa. Peräti 38 prosenttia vastaajista kertoo, että digitaalista muutosta ajetaan kouluttamalla ja kannustamalla työntekijöitä, Hemmilä sanoo.

Tietosuojariskit haltuun

Kyselyyn vastaajista 50 prosenttia kertoi, että hankintoja on suunnattu muun muassa pilvipalveluihin ja 47 prosenttia kertoi investoineensa tietoturvaratkaisuihin, kuten VPN-ympäristöihin ja haittaohjelmien torjuntaan.

Fellowmindin mukaan tähän on syytäkin, sillä vaikka asiakkaisiin ollaan tutkimustulosten perusteella Suomessa yhteydessä hyvin moninaisilla tavoilla, peräti 35 prosenttia vastaajista kertoo käyttävänsä tällä hetkellä WhatsAppia tai vastaavia pikaviestintäsovelluksia asiakasyhteydenpitoon.

Tutkimuksen mukaan pikaviestimien käyttäminen onkin tutkimusmaiden joukossa yleisintä Suomessa, ja erot maiden välillä ovat paikoin suuriakin. Esimerkiksi tanskalaisista vastaajista 31 prosenttia kertoi WhatsAppia tai muita pikaviestintäsovelluksia käytettävän asiakasviestinnässä, kun Ruotsissa vastaava luku oli vain 20 prosenttia. Tutkimuksen perusteella suomalaisyrityksissä käytetään asiakasyhteydenpitoon eniten sähköpostia. Osuus on 42 prosenttia.

– Kännyköillä viestiminen on totta kai perinteisesti hyvin suomalainen tapa, mutta kriittistä yritystietoa jaettaessa yritysten tulisi myös olla tietoisia WhatsAppin kaltaisiin palveluihin liittyvistä tietosuojariskeistä. On hyvä myös muistaa, että WhatsApp-viestien sisältö ei jää yritykselle, kun työntekijä vaihtaa työpaikkaa vaan samalla oven avauksella menetetään arvokasta asiakastietoa, Hemmilä jatkaa.

Suomi teköälykäyttäjien kärkeä

Tutkimuksessa kysyttiin myös tekoälyn ja robotiikan hyödyntämisestä yrityksen liiketoiminnassa ja sen vaikutuksista. 76 prosenttia suomalaisista vastaajista kertoo, että heidän organisaationsa hyödyntää jo tekoälyä liiketoiminnassaan. Vastaava lukema oli Tanskassa 73 prosenttia, Ruotsissa 38 prosenttia, Saksassa 35 prosenttia ja Alankomaissa 22 prosenttia

Tärkein tekoälyn hyödyntämisen syy on suomalaisvastaajien mukaan tehokkaampien tapojen löytäminen asiakkaiden tavoittamiseksi esimerkiksi chatbotien avulla. Näin kertoi36 prosenttia vastanneista.

Asiakaspalvelun skaalautuvuuden parantaminen on suomalaisvastaajien keskuudessa toiseksi tärkein syy käyttää tekoälyä asiakasviestinnässä. Sen sijaan 24/7-asiakastuen tarjoaminen koetaan Suomessa ja Ruotsissa muita maita vähemmän tärkeäksi syyksi hyödyntää tekoälyä. Näin vastasi 31 prosenttia vastaajista. Vastaava lukema Puolassa oli 42 prosenttia.

– Hämmästyin hiukan sitä, että tärkeimpänä innovaatioiden ajurina 32 prosenttia suomalaisista IT- ja bisnespäättäjistä mainitsivat kyberturvallisuuden samalla, kun ruotsalaiskollegoista sen mainitsi vain 21 prosenttia. Pääsääntöisesti kuitenkin isot teknologiaekosysteemit ovat turvallisia ja meillä on erittäin hyviä tietoturvayhtiöitä Suomessa. Pelkäämisen sijasta rohkaisisin suomalaisjohtajia ruokkimaan vielä nykyistä enemmän työntekijöidensä luovuutta ja innostusta, jotta saamme entisestään kiihdytettyä hienojen suomalaisten innovaatioiden syntymistä, Hemmilä sanoo.